Virtuelle Teams erfolgreich leiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter – vor Ort im Büro genauso wie an entfernten Standorten – in der Lage sind, als effektives Team zu arbeiten und erfolgreich zu sein.

Hindernisse in virtuellen Teams gekonnt überwinden

Ein effektives Teammanagement ist der Schlüssel dafür, dass Ihre Teammitglieder – seien es virtuelle Mitarbeiter oder Mitarbeiter im Büro – nahtlos als ein Team zusammenarbeiten können. Dabei ist die Leitung virtueller Teams manchmal leichter gesagt als getan. Das Anmelden beim Start des Arbeitstages und die Zeiterfassung über eine Reihe von Zeitzonen und Arbeitszeiten hinweg können stressig sein.  Außerdem kann es eine wahre Herausforderung sein, Vertrauen in einem dezentralisierten Team aufzubauen, in dem sich die Teammitglieder nur selten persönlich sehen. Kurz gesagt: Es mag fast unmöglich erscheinen, Ihren virtuellen Mitarbeitern zu helfen, sich wertgeschätzt zu fühlen. Genauso wie die Förderung einer Unternehmenskultur in einer virtuellen Umgebung wichtig ist, müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie in der Lage sind, effektive Arbeitsprozesse zu ermöglichen.

Die mangelnde physische Präsenz kann sich stark auf die Teammitglieder und Arbeitsabläufe auswirken. Wenn eine Kollegin an einem entfernten Standort nicht im Büro arbeitet, hat sie vielleicht das Gefühl, nicht 100%-ig zum Team zu gehören. Und wenn ein anderer Kollege in einem völlig anderen Land arbeitet, hat er vielleicht das Gefühl, dass eine ganze Kultur ihn von seinem Team trennt. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Führungskräfte von virtuellen Teams Folgendes beachten:

  • Halten Sie regelmäßig Zoom-Meetings unter vier Augen ab.
  • Schaffen Sie einen Rahmen für Anliegen und Fragen.
  • Erarbeiten Sie Kommunikationsnormen.
  • Geben Sie dem Team Raum für ungestörte Einzelarbeit, aber auch für gemeinschaftliche Aufgaben.
  • Schaffen Sie gezielt Verbindungen unter Ihren Mitarbeitern.
  • Definieren Sie Erfolg, damit alle wissen, auf welches Ziel sie hinarbeiten.

Ohne persönliche Interaktion von Angesicht zu Angesicht ist das Risiko groß, dass viele Schlüsselwerte in Ihrer Unternehmenskultur unter den Tisch fallen. Sorgen Sie also aktiv dafür, dass dies nicht geschieht. Praktischerweise gibt es viele Tools, die Ihnen dabei helfen können.

Durch Technologie mit virtuellen Mitarbeitern in Verbindung bleiben

Selbstverständlich ist Technologie in diesem Zusammenhang absolut entscheidend, aber setzen Sie sie auch richtig ein? E-Mails eignen sich hervorragend als Kommunikationsmittel, aber wenn im Mittelpunkt Ihrer Rolle die Zusammenarbeit steht, haben Sie oft nicht viel Zeit. Verschwenden Sie Ihre Zeit also besser nicht mit dem Warten auf E-Mail-Antworten, wenn andere digitale Tools Ihnen so viele nützliche und leicht zugängliche Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit bieten.

Instant Messaging

Alle Mitarbeiter sollten über einen Instant-Messenger verfügen. Mit Zoom oder Slack kann Ihr Team rund um die Uhr in Kontakt bleiben – was besonders praktisch ist, wenn alle über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten. Chatnachrichten können eine ideale Ergänzung an jedem Arbeitsplatz sein, unabhängig davon, ob Sie zu Hause, im Büro oder von einem Café aus arbeiten. Ständig in Echtzeit in Verbindung zu sein, ist sowohl für die Leitung von Teams an entfernten Standorten als auch für das Teammanagement im Allgemeinen unerlässlich.

Dabei ist es wichtig, Regeln festzulegen und diese von Zeit zu Zeit auch neu zu überdenken. Zwar ist ein lockerer, nicht arbeitsbedingter Dialog irgendwann fast unvermeidlich, aber auch diese Kollegialität ist ein wichtiger Aspekt der virtuellen Teamentwicklung. Versuchen Sie, die Offenheit dieser Kommunikationskanäle zu Ihrem Vorteil und dem Vorteil Ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Der Smalltalk, den Mitarbeiter gerne persönlich führen, kann und sollte so gut wie möglich virtuell nachgebildet werden, wodurch auch die Motivation des Teams beeinflusst werden kann. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter in mindestens einem Gruppen-Kanal dabei sind, damit sich alle stärker einbezogen fühlen, und legen Sie Wert darauf, dass neue Mitarbeiter immer virtuell vorgestellt werden. Videoanrufe eignen sich hervorragend dafür, denn so kann jeder einem Nutzernamen auch ein Gesicht zuordnen. Dies führt uns zum nächsten Punkt.

Videokonferenzen

Sofern Sie kein extrem introvertierter Mensch sind, kann der Mangel an persönlichen Meetings einen hohen Tribut fordern. Chatnachrichten sind sicher großartig, aber wenn es bei der Zusammenarbeit um den Aufbau sinnvoller Beziehungen geht, können Sie mit getippten Nachrichten nur bis zu einem gewissen Punkt vorankommen. Schließlich entfällt ein großer Teil von dem, was wir sagen, auf unsere Körpersprache. Halten Sie also vom ersten Tag an regelmäßig Videokonferenzen mit Ihrem Team ab.

Die Einarbeitung für alle virtuellen Mitarbeiter sollte idealerweise über Videoanrufe oder regelmäßige Telefonanrufe erfolgen, statt über einen anonymen und stummen Strom von E-Mails. Tauschen Sie sich mit Ihren Teammitgliedern an entfernten Standorten im Rahmen von regelmäßigen Meetings per Videoanruf aus – ob einzeln oder im Team.Zoom eignet sich dafür zum Beispiel hervorragend. Dabei können Sie nicht nur spannende Unterhaltungen führen, sondern sogar Ihren Bildschirm teilen und direkt über Dropbox gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Mit diesen Ergänzungen Ihrer regulären Tools können Sie auf lange Sicht noch mehr Zeit sparen und immer auf dem neuesten Stand bleiben. Sorgen Sie dafür, dass Videokonferenzen für Ihr Team dieselbe Wichtigkeit wie jedes andere Meeting auch bekommen und dass Ihr Team in der Lage ist, Videokonferenzen zu organisieren und daran teilzunehmen. Übrigens sagt niemand, dass jede Unterhaltung todernst sein muss. Sie könnten beispielsweise jeden Freitag eine Weile als Team in einer Zoom-Sitzung zusammenkommen – so wie Sie vielleicht sonst am Ende der Arbeitswoche gemeinsam zu Mittag essen oder zur Happy Hour gehen.

Zeiterfassung

Mitarbeiter an entfernten Standorten verlieren ohne die Struktur des Büros schneller ihr Zeitgefühl. Selbst wenn Ihr Team in der Nähe ist, kann die Tatsache, dass Ihr Team nicht im Büro ist, immer noch das Gefühl vermitteln, nicht so richtig dabei zu sein. Erklären Sie Ihrem Team die Details der Zeiterfassung, damit jeder weiß, dass er für die Stunden, zu deren Einhaltung er sich bereit erklärt, sowie für die geleistete Arbeit verantwortlich ist. So können Sie Arbeitszeiten und Teammitglieder nach Qualifikationen über verschiedene Zeitzonen hinweg aufeinander abstimmen.

Wählen Sie unbedingt Teamleiter für Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten, damit es dennoch eine klare Struktur gibt. Legen Sie klare Erwartungen fest und sorgen Sie dafür, dass alle ihre Aufgaben wahrnehmen. Durch feste Arbeitszeiten können Sie außerdem sicherstellen, dass es immer jemanden gibt, mit dem die Mitarbeiter an entfernten Standorten Kontakt aufnehmen können. Dabei kann es sich auch um einen anderen leitenden virtuellen Mitarbeiter handeln, dessen Arbeitszeiten ein zusätzliches Zeitfenster abdecken, wenn Ihre Bürozeiten enden.

Einfache Aufgabenübersichten

Sobald die Zeiterfassung implementiert ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team effektiv arbeitet. Hier kommen Tools für das Aufgabenmanagement ins Spiel. Als unverzichtbares Tool für das Projektmanagement ermöglicht Ihnen Dropbox die Erstellung von Aufgabenlisten, die übersichtlich und leicht zu aktualisieren sind. Sie können Fälligkeitsdaten mit automatischen Erinnerungen festlegen, damit keiner Ihrer Mitarbeiter in Rückstand gerät. Und da alles an einem Ort klar und deutlich beschrieben ist, wissen Sie, dass alle immer auf dem Laufenden sind. Bei der Leitung von Teams an entfernten Standorten müssen alle auf dem neuesten Stand gehalten werden, weshalb eine zentrale Stelle für Ihre wichtigen Aufgaben Ihre Prozesse deutlich optimieren kann.

Telearbeit

Niemand hat Freude an überfüllten Zügen auf dem Weg zur Arbeit oder an lästigen Staus während der Hauptverkehrszeit, aber sie spielen dennoch eine wichtige Rolle. Zwar mag dies oft unerfreulich sein, aber ein Arbeitsweg bereitet einen mental auf die Arbeit vor und stellt eine deutliche Trennlinie zwischen Privat- und Berufsleben dar, was vielleicht noch wichtiger ist. Wenn ihr Esszimmertisch zum Büro wird, haben Telearbeiter unter Umständen das Gefühl, den Unterschied zwischen Privat- und Berufsleben nicht mehr richtig zu spüren. Indem Sie einen virtuellen Arbeitstag durch einen virtuellen Arbeitsweg fördern, können Sie auch dazu beitragen, die Work-Life-Balance zu verbessern.

Dropbox ist eine ideale Lösung für die Arbeit an entfernten Standorten, denn mit Dropbox können Teammitglieder alle erforderlichen Aufgaben von einem zentralen Ort aus durchführen. Sobald die Teammitglieder bereit für die Arbeit sind, melden sie sich einfach an. Am Ende des Tages können Sie sich einfach wieder abmelden, so wird eindeutig klar, dass der Arbeitstag nun vorbei ist. Das ist nicht nur praktisch, sondern schafft auch eine nützliche, virtuelle Umgebung. Auch wenn Sie den gleichen Laptop für Arbeit und Freizeit nutzen, können so Verlockungen wie soziale Medien während Ihrer Arbeitszeit einfacher unter Kontrolle gehalten werden.

Einfacher arbeiten

Bei Teams mit Mitgliedern an unterschiedlichen Standorten ist es nur natürlich, dass auch Arbeitsprozesse auseinanderlaufen können. Ohne gemeinsames Büro fehlt es virtuellen Teams häufig an einheitlichen Arbeitsabläufen. Lassen Sie das nicht einreißen, denn die Arbeit als Einheit ist ein wesentlicher Bestandteil von Teams jeder Größe und Art. Mit Dropbox Paper können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, sodass Sie nicht unzählige Offlinedateien gemeinsam nutzen müssen, die leicht verloren gehen können. Dank praktischer Vorlagen für Meetingnotizen können Mitarbeiter an entfernten Standorten leicht über Meetings außerhalb ihrer Zeitzone auf dem Laufenden bleiben. Und wenn Ihre virtuellen Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu einem Meeting stoßen, sind sie innerhalb von Sekunden auf dem neuesten Stand. Die Integration von Apps in Dropbox sorgt für zusätzliche Übersichtlichkeit und Effizienz mit einer großen Auswahl an Apps für den Arbeitsalltag wie Xero und Zapier. Sie müssen endlich weniger Zeit damit verschwenden, zwischen Programmen hin- und herzuklicken oder zwischen Geräten zu wechseln, wenn Tools für die Zusammenarbeit alles so einfach machen.

Praktische Tipps zur Leitung von Teams an entfernten Standorten

Technologie ist großartig, hat allerdings auch ihre Grenzen. Die Grundlage jedes erfolgreichen Managements von Teams an entfernten Standorten sind eine starke Mentalität und echter Teamgeist. Schaffen Sie einen Raum, der die virtuelle Teamentwicklung ermöglicht? Einen Raum, der unabhängig von Zeitzone und Arbeitsplatz ein unternehmensweites Gefühl der Einheit schafft?

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Überlegungen im Hinblick darauf, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen virtuelle Teamarbeit wirklich aktiv fördert.

Ein eingeschworenes Team

Es mag ein sehr offensichtlicher Tipp sein, aber man kommt als Team nicht weit, wenn man nicht wirklich ein Team sein will. Jede Korrespondenz, jede Information, jedes Ereignis, das Ihr internes Team betrifft, sollte auch mit Ihren Mitarbeitern an anderen Standorten geteilt werden. Dies ist entscheidend, um ein Gefühl von echter virtueller Teamarbeit zu vermitteln: Niemand ist auf sich allein gestellt, auch nicht im Home-Office.

Effektive Kommunikation entsteht aus dem Wissen, dass beide Seiten sich gleichermaßen engagieren. Lassen Sie Ihre virtuellen Mitarbeiter wissen, dass sie eine Stimme und eine Präsenz in Ihrem Büro haben. Dies kann alles Mögliche sein – von unternehmensweiten Geburtstagsgrüßen bis zu wöchentlichen Teammeetings. Das Management virtueller Teams sollte Ihnen keine Steine in den Weg legen. Wenn Ihr internes Team für ein kurzes Einzelgespräch auf andere zugehen kann – sei es auf einen Praktikanten oder einen der Mitgründer Ihres Unternehmens –, dann stellen Sie sicher, dass auch Ihr virtuelles Team automatisch dabei sein kann. Videoanrufe und Zusammenschaltungen müssen nicht Tage im Voraus geplant oder übermäßig bedeutungsvoll gestaltet werden. Es geht vor allem darum, dass jeder weiß, dass sein Team gut vernetzt, ansprechbar und hilfsbereit ist.

Virtuelle Mitarbeiter sind keine Massenware

Man hat schnell das Gefühl, dass Mitarbeiter an entfernten Standorten nur im Bedarfsfall eingesetzt werden sollten, aber diese Haltung sollte gleich im Keim erstickt werden. Sorgen Sie dafür, dass es immer zu einer Teambildung kommt. Knüpfen Sie eine konstruktive Beziehung zu all Ihren Teammitgliedern, damit Ihre virtuellen Mitarbeiter eine ebenso enge Beziehung zueinander haben wie diejenigen, die im selben Bürogebäude arbeiten. Die Zusammenarbeit mit Ihren virtuellen Mitarbeitern sollte niemals als eine Aufgabe angesehen werden, die zusätzliche Anstrengungen erfordert.

Überlassen Sie Ihr virtuelles Teammanagement nicht einem einzigen Ansprechpartner: Mitarbeiter an entfernten Standorten sollten genauso in Ihre Belegschaft integriert sein wie alle anderen. Letzten Endes sollte die Leitung von Teams an entfernten Standorten keinen Einfluss auf Ihre tatsächlichen Werte und die Anstrengungen haben, die Sie unternehmen, um als eine Belegschaft zusammenzuarbeiten. Diese Teams sollten einen ebenso wichtigen Beitrag leisten, also befähigen Sie sie aktiv dazu.

Auf geht's, Team!

Wenn Ihr Unternehmen ein virtuelles Team zusammenstellen möchte, achten Sie darauf, dass Sie wirklich bereit dafür sind. Die Pflege einer Unternehmenskultur ist in jedem Büro von entscheidender Bedeutung und umso wichtiger ist es, wenn auch Ihr Büro beginnt, den virtuellen Raum für sich zu erobern. Sorgen Sie vor allem dafür, dass Ihr Team an entfernten Standorten auch wirklich ein Team ist, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Tools für die Zusammenarbeit jedem einzelnen Teammitglied jederzeit zur Verfügung stehen.