Effektive Versionskontrolle

Helfen Sie Ihren Teams bei der Einrichtung eines funktionsfähigen Versionskontrollsystems und gewährleisten Sie so, dass die Teams immer mit den aktuellen Versionen ihrer Dateien arbeiten.

Endlich mit Versionskontrolle arbeiten

Teams in Unternehmen arbeiten heute über Abteilungen, Büros, Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg zusammen – und verwenden dabei gemeinsam genutzte Dokumente. Obwohl diese Situation mittlerweile ganz alltäglich ist, kämpfen einige Teams immer noch mit Schwierigkeiten, die vielen verschiedenen Versionen ihrer Arbeitsdateien zu verwalten. Auf wie viele Dokumente mit der Bezeichnung „FINAL“ folgt dann rasch „FINAL V2“? Wenn Ihr Team bei der Suche nach den neuesten Dateien und der Nachverfolgung von Änderungen kostbare Zeit verliert, ist es wahrscheinlich längst an der Zeit, ein geeignetes Versionskontrollsystem einzurichten.

Was genau bedeutet Versionskontrolle?

Unter Versionskontrolle versteht man den Prozess der Verwaltung verschiedener Dateiversionen im Laufe der Zeit, der in der Regel mit einem Versionskontrollsystem durchgeführt wird. Auch wenn sie ihren Ursprung in der Softwareentwicklung zur Verwaltung von Codeänderungen haben, sind Versionskontrollsysteme nicht annähernd so kompliziert, wie es sich anhört. Dabei kann es sich einfach um eine Software handeln, die Änderungen nachverfolgt und es Ihnen ermöglicht, jederzeit auf alle früheren Versionen einer Datei zuzugreifen. Ein Versionskontrollsystem kann auch ein Satz von Regeln für die Arbeit mit Dateien sein – beispielsweise eine Ordnerarchitektur zur getrennten Speicherung unterschiedlicher Versionen.

Diese verschiedenen Verwendungsmöglichkeiten gehen weit über das Erstellen von Code hinaus. Beispielsweise kann die Versionskontrolle von Dokumenten einem Verfasser helfen, verschiedene Entwürfe von Inhalten zu verwalten, oder einen Grafiker dabei unterstützen, die an einer Entwurfsdatei vorgenommenen Änderungen nachzuvollziehen.

Ein Dokumentenverwaltungssystem mit Versionskontrolle erstellen

Je nach den individuellen Anforderungen Ihres Teams und der Größe Ihres Unternehmens gibt es eine Vielzahl von Ansätzen, die Sie für die Versionskontrolle nutzen können. Die meisten schreiben einfach dazu, welche Version einer Datei sie schicken, oder kennzeichnen Dokumente mit Initialen oder der Endung „überarbeitet“. Aber jeder kennzeichnet Dokumente etwas anders, weshalb dieser Ansatz schon bei nur zwei Personen schnell verwirrend wird – ganz zu schweigen von einem größeren Team oder einem ganzen Unternehmen. An diesem Punkt ist eine klar definierte Vorgehensweise für die Verwaltung aller Dateien eines Teams erforderlich.

Benennungsregeln

Es erscheint vielleicht offensichtlich, aber strikte Benennungsregeln sind für die Versionskontrolle innerhalb eines Teams unerlässlich. Zunächst einmal müssen Benennungsregeln einheitlich und für jeden, der auf Ihre Dateien zugreift, eindeutig sein. Die Regeln sollten am besten auch darauf basieren, wie Ihr Team mit diesen Dateien interagiert. Wenn beispielsweise die Datierung von Dokumenten für Ihr Team der wichtigste Faktor bei deren Organisation ist, dann sollten Dateinamen mit einem Datum beginnen. Dies wäre die naheliegendste Art und Weise, auf die Sie diese Dokumente für Ihr Team filtern und durchsuchen. Anschließend sollten Dateinamen die wichtigsten Informationen enthalten, um den Inhalt des Dokuments auf einen Blick nachvollziehen zu können. Wenn Sie als Versionskontrollsystem nur eine Benennungsregel verwenden möchten, muss diese natürlich auch ein Nummerierungssystem für verschiedene Dateiversionen enthalten.

Informationsarchitektur

Sobald Sie eine geeignete Methode zur Kennzeichnung Ihrer Teamdokumente festgelegt haben, benötigen Sie ein leicht zugängliches System zur sicheren Aufbewahrung der Dokumente. Hier kommt dann die Informationsarchitektur ins Spiel, bei der es sich lediglich um das Layout der Ordner und Dateien handelt, die Sie zum Speichern von Informationen verwenden. Natürlich spielen hierbei auch Benennungsregeln eine große Rolle. Schließlich nützt es wenig, Dateinamen sorgfältig zu organisieren, wenn sie sich in einem Ordner mit dem nichtssagenden Titel „Arbeit“ befinden. Bei der Informationsarchitektur geht es allerdings auch darum, wer Zugang zu diesen Dateien hat – denn nicht jede Datei sollte jedem Mitglied Ihres Unternehmens zur Verfügung stehen.

Am besten lässt sich dies in der Regel über eine gemeinsam genutzte Dateispeicherlösung abwickeln. Mit Team-Ordnern in Dropbox Business können Sie eine sichere Informationsarchitektur erstellen. Durch die Zuweisung bestimmter Teams innerhalb von Dropbox können Sie dann Repositories für deren Arbeit mit spezifischen Zugriffsberechtigungen für Personen innerhalb und außerhalb des Teams anlegen. So können Sie sicherstellen, dass Dateien nicht unerlaubt geändert werden und verschiedene Versionen von Dateien sicher archiviert werden können.

Versionskontrollsoftware

Die Benennungsregeln und die Informationsarchitektur sind die Eckpfeiler eines erfolgreichen Dokumentenverwaltungssystems. Sie können allerdings auch extrem zeitraubend werden, wenn sie als Hauptmethode der Versionskontrolle eingesetzt werden. Versionskontrollsoftware automatisiert viele Prozesse rund um die Versionskontrolle und bietet zusätzliche Vorteile, die Benennungsregeln allein nicht bieten können.

Versionskontrollsoftware speichert automatisch zumindest jede frühere Version einer Datei. Auf diese kann dann jederzeit zugegriffen oder zurückgegriffen werden und sie dient auch als Sicherungskopie der aktuellen Version der Datei. Teammitglieder können mit Versionskontrollsoftware außerdem gleichzeitig an separaten Dateien arbeiten, bevor sie auf die aktuelle Version aktualisieren. Dadurch können Änderungen einfach zusammengeführt und eventuelle Dateikonflikte gelöst werden.

Kurz gesagt: Versionskontrollsoftware vereinfacht den gesamten Prozess der Versionsverwaltung von Dateien und bietet den Teams, die mit diesen Dateien arbeiten, zusätzliche Vorteile.

Warum ist Versionskontrolle für Teams so wichtig?

Bei der Zusammenarbeit an Dokumenten ist eine Form der Versionskontrolle für die Abstimmung auf eine bestimmte Arbeitsaufgabe unerlässlich. Um ein fertiges Dokument absegnen zu können, muss man schließlich wissen, welche Datei die endgültige Version ist, aber es geht weit darüber hinaus. Der Einsatz der passenden Software und der passenden Versionsverwaltung von Dateien können Zeitverluste verhindern und Prozesse in Unternehmen jeder Größe deutlich beschleunigen.

Alle Versionen einer Datei automatisch beibehalten

Der Hauptvorteil der Versionskontrolle besteht darin, dass jede einzelne Version einer Datei während des gesamten Projektablaufs – vom Anfang bis zum Ende – beibehalten werden kann. Sie können die Versionen also auf Unterschiede hin überprüfen und sicherstellen, dass alle vorgenommenen Änderungen korrekt sind. Sie sollten sicher sein, dass der Inhalt der finalen Version endgültig ist und nicht am Vorabend um 1 Uhr nachts hinzugefügt wurde.

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kann der Versionsverlauf auch bei der Überprüfung der Arbeit Ihres Teams im Nachhinein von entscheidender Bedeutung sein. In diesem Fall kann die Dokumentenversionskontrolle als Audit-Trail für die Arbeit Ihrer Teams während eines Projekts dienen, in dem der Fortschritt in jeder Phase detailliert ersichtlich wird. Anhand dieser Informationen können Sie Probleme in Ihren Arbeitsprozessen besser identifizieren – insbesondere im Hinblick darauf, wie Sie Ihre Arbeit in Zukunft effizienter gestalten können.

Sichere Handhabung und Bearbeitung von Dateien

Nichts verzögert die Arbeit in einem Team mehr als jemand, der eine Datei ohne Erlaubnis überschreibt – oder eine Datei versehentlich löscht. Danach können Sie nichts weiter tun, als all Ihre E-Mails zu durchforsten – in der Hoffnung, eine Kopie der Originaldatei zu finden. Stattdessen können Sie sich aber auch einfach darauf verlassen, dass Ihnen eine Sicherungskopie zur Verfügung steht, denn Versionskontrollsysteme behalten in jeder Phase der Änderung eine Version der Datei bei. Wenn ein Teammitglied aus Versehen Änderungen an einer Datei vornimmt oder eine Datei löscht, ist dank der Dateiwiederherstellung von Dropbox immer eine frühere Version verfügbar, falls Sie einmal darauf zurückgreifen müssen. So müssen Sie nie mehr befürchten, dass eine Datei verschwindet oder nicht rückgängig zu machende Änderungen vorgenommen werden.

Änderungen von Teammitgliedern im Blick behalten

Beim Zusammenarbeiten in einem großen Team ist es unerlässlich, dass Sie einfach nachvollziehen können, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Gemeinsam genutzte Dokumente enthalten in der Regel Angaben darüber, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat, aber möglicherweise sind keine Informationen zu anderen Teammitgliedern in der Datei enthalten. In diesem Fall dauert es nicht lange, bis Sie wertvolle Zeit damit verbringen, per E-Mail nachzuhaken, wer die Datei überarbeitet und welche Änderungen vorgenommen hat.

Um Dateiänderungen und unterschiedliche Versionen eines Dokuments bestimmten Teammitgliedern zuordnen zu können, benötigen Sie Versionskontrollsoftware. Wenn Sie beispielsweise die Versionskontrolle in Dropbox verwenden, werden alle Dateiänderungen sichtbar und direkt mit der E-Mail-Adresse und dem Konto eines Teammitglieds verknüpft. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand eine Datei bearbeitet – dabei wird genau angezeigt, was geändert wurde oder wenn die Person eine Datei in einem freigegebenen Ordner verschiebt oder löscht.

Dieser Grad an Versionskontrolle schafft einen transparenteren Prozess für die Verwaltung Ihrer Dateien sowie die Verantwortlichkeit für diese Dateien. So können Sie jederzeit sehen, wann Mitglieder Ihres Teams mit der Arbeit an einer Datei loslegen oder ob etwas falsch oder versehentlich geändert wurde. Jede Dateiänderung kann sofort mit dem entsprechenden Kollegen abgeklärt werden, ganze ohne umständliche E-Mails und ohne das Team in Slack benachrichtigen zu müssen.

Eine zentrale Informationsquelle für das gesamte Unternehmen

Wenn Sie mit einem Team mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten oder in streng regulierten Räumen arbeiten, ist eine Abstimmung unerlässlich. Wenn Informationen jedoch nicht zentralisiert und zugänglich sind, dauert es nicht lange, bis Teams aus dem Einklang geraten und sich langsam Silos bilden. In Kombination mit der passenden Informationsarchitektur kann die Versionskontrolle Ihnen helfen, eine zentrale Informationsquelle in allen Bereichen Ihres Unternehmens zu schaffen und zu erhalten.

Statt immer und immer wieder aktualisierte Richtlinien zu versenden, können Sie mit der Versionskontrolle einfach ein zentrales Dokument beibehalten, auf das alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zugreifen können. Mit Dropbox können Ihre Personalrichtlinien zum Beispiel in einem einzigen freigegebenen Ordner gespeichert werden, mit spezifischen Zugriffsberechtigungen für verschiedene Teammitglieder. Wenn diese Dateien aktualisiert werden, finden Teammitglieder die neuesten Informationen über dieselbe Quelle, während die Bearbeiter automatisch über eine Übersicht aller veralteten Informationen verfügen. Dadurch wird unkompliziert sichergestellt, dass Informationen sicher gespeichert, gesichert und für jeden, der sie benötigt, zugänglich sind.

Arbeitsprozesse durch Versionskontrolle automatisieren und beschleunigungen

Natürlich sollte das endgültige Ziel jeder Prozessoptimierung sein, die Abläufe sowohl für Führungskräfte als auch für Teammitglieder einfacher und weniger zeitaufwendig zu gestalten. Von Anfang an kann die Dokumentenversionskontrolle Ihrem Team zu mehr Agilität verhelfen. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem neuesten Stand sind und Dokumente abgeglichen werden, und bietet gleichzeitig eine Ausfallsicherheit gegen Ausfallzeiten aufgrund von Fehlern bei der Handhabung von Dateien.

Dank der zusätzlichen Vorteile von Übersichtlichkeit, Transparenz und Sicherheit können Versionskontrollsysteme mehr als nur sicherstellen, dass Sie über die neueste Version einer Datei verfügen. Sie können Einblick in die Prozesse Ihres Teams gewähren und Ihnen helfen, diese weiter zu optimieren und die Prozesse in Zukunft besser auf Ihr gesamtes Unternehmen abzustimmen.