PDFs unterzeichnen und eSignatures online einholen

Endlich benötigen Sie kein Papier mehr, um rechtsverbindliche Unterschriften einzuholen. Optimieren Sie dank elektronischen Signaturen den Workflow für Vertragsunterzeichnungen für Sie und Ihre Kunden.

Was ist eine elektronische Signatur genau?

Eine elektronische Unterschrift ist so ziemlich genau das, wonach es sich anhört: eine elektronische Version Ihrer handgeschriebenen Unterschrift. Wenn ein PDF-Formular unterzeichnet werden soll, dann sehen Sie ein Feld zum Unterzeichnen. Dieser Bereich kann von Ihnen bearbeitet werden, damit Sie Text hinzufügen und signieren können. Die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden zwar häufig austauschbar verwendet, aber sie sind eigentlich nicht dasselbe. Zum digitalen Unterzeichnen einer PDF-Datei gibt es zwei Möglichkeiten:

Elektronische Signaturen

Eine elektronische Signatur im Sinne des US-amerikanischen Gesetzes über elektronische Signaturen (der „E-Sign Act") dient als verbindliches Äquivalent zu Ihrer handschriftlichen Unterschrift, die wiederum Ihre Zustimmung zu den Bedingungen des von Ihnen unterzeichneten Dokuments darstellt. Sie wird auch als eSignature bezeichnet und ist im Wesentlichen eine Abbildung Ihrer Unterschrift auf einem digitalen Dokument und kann nicht allein deshalb für ungültig erklärt werden, weil es sich nicht um eine physische Unterschrift handelt.

Digitale Signaturen

Eine digitale Signatur ist verschlüsselt und darauf ausgelegt, jeglicher Gefahr einer Manipulation entgegenzuwirken. Wenn ein Dokument mit einer digitalen Signatur unterzeichnet wird, generiert ein Algorithmus einen „Hash“. Dieser Hash ist für das Dokument, das Sie gerade unterzeichnen, in dem Moment, in dem Sie es unterzeichnen, völlig eindeutig. Wenn das Dokument danach in irgendeiner Weise verändert oder manipuliert wird, ändert sich der Hash. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das mit einem Hash signiert wurde, informiert Sie Ihre eSignature-Lösung darüber, ob der Inhalt seit dem Signieren verändert wurde. Wenn dies der Fall ist, dann sollte die Integrität des Dokuments unter Umständen in Frage gestellt werden.

Sind digitale und elektronische Signaturen rechtsgültig?

Ja, sowohl digitale als auch elektronische Signaturen sind rechtsgültig, auch wenn dies von Land zu Land unterschiedlich sein kann. Beide Arten von Signaturen stellen rechtsverbindliche Merkmale für jedes von Ihnen unterzeichnete Dokument dar.

Brauche ich eine digitale oder eine elektronische Signatur?

Das hängt von Ihrem Dokument ab! Digitale Signaturen sind im Hinblick auf die Sicherheit gewichtiger, weil Sie den Unterzeichner nicht bezeugen können und digitale Signaturen für Sicherheit auf notariellem Niveau vorgesehen sind. Die meisten Geschäftsfälle, die für Sie und Ihr Team vermutlich relevant sind, erfordern jedoch keinen Notar, sodass eine elektronische Signatur mehr als ausreichend ist.

In welchen Fällen benötige ich eine elektronische Signatur?

Sie können eine elektronische Signatur verwenden, um Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen und Rechnungen zu unterzeichnen. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie Ihre Dokumente effizienter denn je erstellen können – Sie müssen in Zukunft nie wieder jede einzelne Rechnung von Hand unterzeichnen oder sich Gedanken über den Aufbewahrungsort machen. Vielleicht kennen Sie auch Touchscreen- oder Touchpad-Signaturtools, die häufig als Anmeldeprotokoll am Empfang mancher Unternehmen verwendet werden. Diese zählen ebenfalls zu den elektronischen Signaturen.

Mit welchen Programmen kann ich eine PDF-Datei signieren?

Eine Vielzahl von Dropbox-App-Integrationen ermöglicht das elektronische Unterzeichnen in Programmen wie Microsoft Word und Adobe Acrobat. Zu den Dropbox-Integrationen gehören erstklassige eSignature-Tools wie HelloSign von Dropbox, DocuSign und Adobe Sign. Und das Beste? Solange Ihr Gerät eins dieser Tools unterstützt, können Sie signieren. Ob Sie also einen Computer, ein Android-Smartphone oder iOS verwenden – es gibt nichts, was Sie davon abhält, Verträge zu unterzeichnen und abzuschließen.

So unterzeichnen Sie ein PDF-Dokument ohne ein Foto Ihrer Unterschrift

Keine Sorge, wenn Sie gerade keine digitale Bilddatei Ihrer Unterschrift zur Hand haben, denn diese wird nicht benötigt. Mit einer elektronischen Signatur können Sie Text als Unterschrift hinzufügen oder eine „handgeschriebene“ Unterschrift Ihres Namens erzeugen. Alternativ können Sie mit den Stylus-Tools für iPads und PC-Trackpads Ihre eigene handschriftliche Unterschrift einfügen – wobei diese nicht unbedingt erforderlich ist, um eine Online-Signatur zu erstellen.

So unterzeichnen Sie ein PDF-Dokument mit Dropbox

Mit Dropbox-Integrationen wie HelloSign können Sie ganz unkompliziert die Vorteile elektronischer Signaturen in Ihrem Dropbox-Konto nutzen. Sie können einen Vertrag von Anfang bis Ende in Dropbox erstellen und ihn dann anschließend zur Unterschrift versenden. Das bedeutet, dass Sie keine vertraulichen Dokumente auf Ihren lokalen Computer herunterladen müssen, die versehentlich gelöscht oder in einem unsicheren Ordner vergessen werden könnten. Wenn Sie der Unterzeichner sind, können Sie Ihre Unterschrift auch in Dropbox hinzufügen: Wählen Sie einfach ein PDF- oder Word-Dokument aus, das Sie unterzeichnen möchten, und entscheiden Sie sich dann für HelloSign oder ein anderes eSignature-Tool.

Die Dateien werden sicher online gespeichert, sind ortsunabhängig zugänglich und unterliegen unserem mehrschichtigen Schutz und unserer strengen Verschlüsselung. Von der Zusammenarbeit an ersten Vorschlägen über den Versand von Vertragsentwürfen bis hin zur Speicherung Ihres signierten PDF-Dokuments ist Dropbox der zentrale Anlaufpunkt für Ihren Bedarf an elektronischen Signaturen.

Workflows dank elektronischen Signaturen in Dropbox optimieren

Ganz gleich, ob Sie auf die Freigabe einer Rechnung warten oder einen neuen Mitarbeiter einstellen – wir haben erkannt, dass das Ausdrucken, Unterzeichnen, Bestätigen und Ablegen von Dokumenten Tage, wenn nicht sogar Wochen Ihrer Zeit in Anspruch nehmen kann. Aber das muss nicht so sein! Wenn Sie Ihre Dokumente über HelloSign und Dropbox signieren, dann können Sie Ihren Workflow reibungsloser gestalten:

  • Um 80 % schnellere Bearbeitungszeit
  • Sichere Speicherung
  • Umweltfreundlich
  • Zeitersparnis bei der Verwaltung
  • Einsparung von Fax- und Portokosten (besonders für Freiberufler interessant)
  • Direkte Ausführung in Ihrem Dropbox-Arbeitsbereich möglich

Die Welt mag sich zwar erst noch an die elektronische Signatur gewöhnen müssen, aber die Zeiten der eigenhändigen Unterschrift in Tinte werden bald der Vergangenheit angehören.