Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Gestalten Sie den Problemlösungsprozess in Ihrem Team in Zukunft präziser und zufriedenstellender – mit dem PDCA-Zyklus.

Wofür steht PDCA eigentlich?

PDCA ist ein unkomplizierter, iterativer Managementansatz für das Testen von Änderungen an Prozessen oder Problemlösungen, die diese mit der Zeit kontinuierlich verbessern. Wie viele andere Ansätze für die Prozess- und Qualitätskontrolle, die heute in unterschiedlichen Branchen angewendet werden, hat sich der PDCA-Zyklus aus den Fertigungspraktiken des 20. Jahrhunderts entwickelt. Die Einfachheit und der leicht reproduzierbare Erfolg des PDCA-Zyklus haben dazu geführt, dass er in vielen Branchen genutzt wird, die keinen Bezug zur Fertigung haben – von Einzelpersonen, Teams oder ganzen Unternehmen.

Wer hat PDCA erfunden?

Der PDCA-Zyklus wurde aus dem von William Edwards Deming entwickelten „Shewhart-Zyklus“ abgeleitet, der nach dem Statistiker Walter Shewhart benannt ist, der vielen als Vater der modernen Qualitätskontrolle gilt. Der amerikanische Ingenieur und Professor Deming wurde vor allem durch seine Arbeit in Japan bekannt, wo seine Ideen die industriellen Prozesse und den Wiederaufbau des Landes nach dem Krieg beeinflusst haben. Der Name PDCA wurde eigentlich durch Teilnehmer seiner Vorträge geprägt, die den Shewhart-Zyklus als Planen, Umsetzen, Prüfen, Agieren (Plan, Do, Check, Act) zusammengefasst haben. Deming zog dem Begriff „Prüfen“ (Check) allerdings „Studieren“ (Study) vor (also Plan, Do, Study, Act und demnach einen PDSA-Zyklus). Seiner Ansicht nach verdeutlicht „Studieren“ die Bedeutung der Analyse der Ergebnisse besser, weil es nicht nur darum geht, zu prüfen, was sich geändert hat.

Gleichwohl ist der PDCA-Ansatz heute als PDCA-Zyklus bekannt, weil er so konzipiert ist, dass er vielfach durchgeführt und wiederholt wird. Sein Design und seine Logik finden sich auch in anderen fertigungsbasierten Qualitätsmanagementansätzen dieser Zeit wieder, wie Lean Manufacturing, Kaizen und Six Sigma.

Wie funktioniert der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus umfasst 4 Schritte: Planen, Umsetzen, Prüfen, Agieren. Der Prozess wird auf lineare Weise durchgeführt, wobei der Abschluss eines Zyklus mit dem Beginn des nächsten Zyklus verbunden wird.

  • Planen: Verstehen des gegenwärtigen Zustands sowie des gewünschten Zustands. Vereinfacht ausgedrückt besteht der Zweck der Planungsphase darin, dass Sie Ihre Ziele definieren, wie Sie diese erreichen und wie Sie Ihre Fortschritte auf diesem Weg messen wollen. Natürlich ist dies ein etwas ungenauer Schritt, der auf dem basiert, was Sie erreichen möchten, weshalb unterschiedliche Teams auf unterschiedliche Weise an PDCA herangehen. Einige unterteilen die Planungsphase in mehrere Zwischenschritte, wie dies andere Prozesse wie DMAIC bereits machen.

    Wenn es Ihnen darum geht, eine Gelegenheit zu nutzen, dann sollte sich Ihre Planung auf die Prozesse oder Aktionen konzentrieren, die notwendig sind, um auf diese Gelegenheit abzuzielen. Wenn Sie ein Prozessproblem lösen wollen, ist möglicherweise eine Ursachenanalyse erforderlich, bevor Sie mit einem Plan fortfahren können. In jedem Fall hilft Ihnen die Verwendung von Daten – seien es bereits vorhandene Prozessdaten oder Daten, die aus Analysen vorheriger PDCA-Zyklen stammen – bei der Formulierung eines Aktionsplans oder einer Hypothese.
  • Umsetzen: Sobald Sie Ihren Aktionsplan oder Ihre potenzielle Problemlösung haben, müssen Sie testen. Im Umsetzungsschritt stellen Sie Ihre ersten Änderungsvorschläge auf den Prüfstand. Dies sollte jedoch als Experiment angesehen werden, nicht als der Zeitpunkt, zu dem Sie eine Lösung oder eine Prozessänderung vollständig umsetzen. Daher sollten Sie diese Phase im kleinen Maßstab in einem kontrollierten Rahmen durchführen. Sie sollte nicht durch externe Faktoren beeinflusst werden und keine Prozesse und Abläufe Ihres Teams oder des Unternehmens stören. Natürlich geht es in dieser Phase vor allem darum, Daten und Informationen über die Auswirkungen des Tests zu sammeln, da diese die Basis für die nächsten Phasen des Prozesses bilden.
  • Prüfen: Nachdem Ihr Pilotversuch abgeschlossen ist, müssen Sie prüfen, ob Ihre vorgeschlagenen Änderungen oder Lösungen den beabsichtigten Effekt erzielt haben. In der Prüfungsphase analysieren Sie die in der Umsetzungsphase gesammelten Daten und vergleichen diese mit Ihren ursprünglichen Zielen und Vorgaben. Auch der von Ihnen angewendete Testansatz muss evaluiert werden, um festzustellen, ob Änderungen an der in der Planungsphase festgelegten Methode vorgenommen wurden, die den Prozess womöglich beeinflusst haben. Letztlich soll mit diesem Schritt bewertet werden, wie erfolgreich Sie waren und was im nächsten Schritt des Prozesses unternommen werden sollte. Sie können womöglich auch beschließen, einen weiteren Test durchzuführen und die Umsetzungs- und Prüfungsphase so lange wiederholen, bis Sie eine zufriedenstellende Lösung finden, die Sie dann in die Phase des Agierens übernehmen.
  • Agieren: Am Ende des Zyklus sollten Sie und Ihr Team eine Änderung des Prozesses identifiziert haben, die implementiert werden soll. Der PDCA-Zyklus wird jedoch deshalb als Zyklus bezeichnet, weil die Änderungen, die Sie in der Phase des Agierens implementieren, nicht das Ende des Prozesses darstellen. Ihr neues, verbessertes Produkt, Verfahren oder Ihr gelöstes Problem bildet eine neue Grundlage für weitere Iterationen des PDCA-Zyklus.

PDCA-Teams und -Praktiker ermitteln in der Regel, welche Instrumente sich in den einzelnen Phasen für sie am besten eignen. Unabhängig davon, ob Sie in der Planungsphase ein Brainstorming durchführen oder in der Prüfungsphase Ihre Daten erheben, kann Ihnen Dropbox Paper bei der Verwaltung aller Prozessschritte helfen. Gemeinsam genutzte Dokumente für die Projektplanung helfen Ihnen, Ihren Prozess darzustellen, während Ihr Team durch Werkzeuge für die Zusammenarbeit in die PDCA-Iterationen eingebunden wird und auf Kurs bleibt. Und natürlich können Sie über den Dropbox-Speicher all Ihre Dokumente unkompliziert teilen.

Warum sollte ich PDCA einsetzen?

Im Kern bietet PDCA einen standardisierten Ansatz und einen Leitfaden für Teammitglieder und Mitarbeiter, mit dem sie Probleme lösen und ihre Arbeit kontinuierlich verbessern können. Dies trifft jedoch auf viele andere Management- und Qualitätskontrollansätze zu, die unterschiedlich komplex sind und viele Erfolgsgeschichten aufweisen können. Was macht PDCA im Vergleich zu den anderen besonders?

Dies hat hauptsächlich den Grund, dass PDCA, also das Planen, Umsetzen, Prüfen, Agieren, ein einfacher, geradliniger und intuitiver Prozess ist, den Menschen begreifen und in ihrer Arbeit umsetzen können. Deshalb hält sich dieser Ansatz nicht nur dauerhaft in der Arbeitswelt, sondern hat sich auch branchenübergreifend und in den Köpfen der Menschen verankert. Auch wenn es ein gewisses Maß an Mitarbeit Ihrer Kollegen erfordert, damit er in Teams funktioniert, lässt sich der PDCA-Zyklus aufgrund seiner Unkompliziertheit leicht in Ihre Unternehmenskultur und Ihre Gesamtprozesse einbinden.

Aufgrund seines zyklischen und iterativen Charakters hilft Ihnen der PDCA-Zyklus außerdem, Fehler auszubügeln und deren erneutes Auftreten in der Zukunft zu verhindern. Der Zyklus hilft Ihnen durch die wiederholte Optimierung eines Prozesses, Fehler und deren Ursachen zu erkennen. Während Sie verschiedene Lösungen testen und erfolgreich implementieren, sammeln Sie außerdem Daten und Erfahrung im Umgang mit dem Prozess. Ab diesem Punkt wird der PDCA-Zyklus zu mehr als einem reinen Problemlösungsansatz, da er wertvolle Informationen liefert, die für verschiedene Prozesse in Ihrem Team oder Ihrem Unternehmen relevant sind.

PDCA ist eine äußerst anpassungsfähige Strategie. Einige schreiben womöglich vor, dass während der Planungsphase bestimmte Dokumente oder Schritte abgeschlossen werden müssen, um sicherzustellen, dass sie für den Rest des Zyklus bereit sind. Was jedoch definiert oder geplant werden muss, liegt letztlich bei Ihnen und Ihrem Team. Wichtig ist, dass es den restlichen Prozess unterstützt. Diese Anpassungsfähigkeit macht PDCA wiederum skalierbar, da der Zyklus an beliebige Situationen und Teams jeder Größenordnung angepasst werden kann – selbst an Ein-Personen-Teams.

Wann sollte ich PDCA benutzen?

Während die Anwendung einiger Problemlösungs- und Managementansätze zeit- und ressourcenintensiv sein kann, kommt es beim PDCA-Zyklus aufgrund seiner Anpassungsfähigkeit nur selten vor, dass er nicht verwendbar ist. Wenn Sie eine konsequente Verbesserung Ihrer eigenen Arbeitsprozesse oder der Arbeitsprozesse Ihres Teams erreichen wollen, dann bietet der PDCA-Ansatz eine gute Option. Der methodische, inkrementelle PDCA-Ansatz sorgt für eine allmähliche Veränderung. Daher ist dieser Ansatz möglicherweise weniger geeignet, wenn Ihr Unternehmen auf ein dringendes Prozessproblem oder einen Notfall reagieren muss. Auch wenn Sie schnelle Veränderungen der Leistung und der Ergebnisse anstreben, kann es sein, dass PDCA nicht das liefert, wonach Sie suchen. Die Stärke des PDCA-Ansatzes liegt in seiner Fähigkeit, Probleme kontinuierlich zu identifizieren, dann zu verfeinern und optimale Methoden zu finden. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Problem nach einer einzigen Iteration vollständig gelöst oder eine Kehrtwende bei der Leistung vollzogen werden kann.

Kontinuierliche Verfeinerung mit PDCA

Im Kern ist PDCA eine Philosophie für das Herangehen an Situationen. Zuerst identifizieren Sie die Situation und legen Ziele fest. Dann testen Sie verschiedene Ansätze zur Erreichung dieser Ziele, überprüfen deren Erfolg und passen Ihr Verhalten entsprechend an, bevor Sie schließlich mit dem weitermachen, was funktioniert hat. Auch wenn es nicht realistisch ist, dass Ihr Team oder Ihr Unternehmen PDCA direkt integrieren kann, bietet dieser Ansatz dennoch einen Leitfaden, der Ihnen hilft, jede Situation zu verstehen und anzugehen, die Ihnen am Arbeitsplatz und darüber hinaus begegnet.

Obwohl der PDCA-Ansatz so einfach ist, erfordert dieser Prozess dennoch Stringenz und Können, damit Sie wirklich von ihm profitieren. Wenn man ihn jedoch anwendet und daran festhält, kann man die eigene Arbeitsweise und die des Teams wirklich verändern, mit messbaren Ergebnissen, die sich im Laufe der Zeit und nach einigen Iterationen einstellen. Indem Sie PDCA in Ihren Teams und Ihrem Unternehmen bekannt machen – und erfolgreich vorantreiben – verhelfen Sie all Ihren Kollegen eine an Problemlösungen orientierte, kritische Denkweise zu erlangen.