E-Mail

Wie richte ich E-Mail als Dateifreigabelösung ein?

Das Gute an der Zusammenarbeit per E-Mail ist, dass die gesamte Infrastruktur bereits besteht. Sicherlich nutzen Sie E-Mail bereits, man kann also davon ausgehen, dass Ihre Teammitglieder Dateien per E-Mail austauschen.

E-Mail

  • Ihre bestehende E-Mail-Lösung bietet die grundlegende Funktionalität.

Dropbox

  • Registrieren Sie sich bei Dropbox
  • Laden Sie die Dropbox-Anwendung herunter

Die Registrierung bei Dropbox ist zwar denkbar einfach, kann aber doch als Hürde wahrgenommen werden – vor allem im Vergleich zur E-Mail, an die sich Dateien einfach durch Klicken auf eine Schaltfläche anhängen lassen. Daher muss das gesamte Team hinter der Entscheidung stehen, einander keine Dateien mehr per E-Mail zuzusenden. Dieser Entschluss wird sich spätestens dann auszahlen, wenn Sie die Zusammenarbeit in irgendeiner Weise skalieren möchten.


Wie gebe ich eine Datei für ein Teammitglied frei?

E-Mail ist sicherlich eine gute Lösung, wenn Sie nur ein oder zwei statische Dokumente senden möchten. Kompliziert wird es allerdings, wenn Änderungen an einer Datei vorgenommen werden. Jedes Mal, wenn Sie Ihrem Team die aktuelle Version zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie die Datei wieder an alle Teammitglieder senden.

E-Mail

  • Sie verfassen eine neue E-Mail-Nachricht.
  • Sie hängen eine Datei an.
  • Sie senden die Nachricht.
  • Sie wiederholen den Vorgang nach jeder Dateiänderung.

Dropbox

  • Sie erstellen in Ihrer Dropbox einen neuen Ordner zur gemeinsamen Nutzung durch das gesamte Team.
  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner und geben ihn für Teammitglieder frei.
  • Sie speichern die gewünschte Datei im freigegebenen Dropbox-Ordner auf Ihrem Rechner.
  • Die Datei wird daraufhin auch in den Dropbox-Ordnern aller anderen Teammitglieder angezeigt.
  • Wenn ein Teammitglied die Datei bearbeitet, wird die Datei auch in den Ordnern aller anderen Nutzer automatisch auf diese Version aktualisiert.

Das Einrichten eines freigegebenen Dropbox-Ordners ist zunächst zwar ein bisschen aufwendig, aber zum Glück muss das nur einmal gemacht werden. Der Dropbox-Ordner sieht genauso aus wie alle anderen Ordner auf Ihrem Rechner und verhält sich auch so – mit dem einzigen Unterschied, dass er automatisch aktualisiert wird, wenn jemand an einer Datei Änderungen vornimmt. Wenn Ihr Team gemeinsam an vielen Dateien arbeitet, lohnt sich die Mühe aber auf jeden Fall, denn so sind alle Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand. Außerdem werden all Ihre Unternehmensdokumente an einem Ort gespeichert.

Der Einsatz einer separaten Dateifreigabelösung sorgt außerdem für eine klare Trennung von Korrespondenz und Zusammenarbeit an Dokumenten. Wenn Sie Dropbox Ihre Dateien anvertrauen, können Sie Ihren Posteingang zweckbestimmt einsetzen und sich dort der Korrespondenz mit Ihrem Team widmen.


Wie gebe ich eine Datei für einen Kunden frei?

Egal, ob Sie eine Datei für Ihre Kunden oder für Ihr Team freigeben: Wenn die Freigabe per E-Mail erfolgt, versenden Sie die Datei einfach als Anhang. Wenn Sie einen Dateianhang versehentlich an die falsche Adresse oder, noch schlimmer, an die falsche Mailing-Liste senden, kann dies aber schnell zu einem Sicherheitsrisiko werden.

E-Mail

  • Sie verfassen eine neue E-Mail-Nachricht.
  • Sie hängen eine Datei an.
  • Sie senden die Nachricht.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Dropbox-Link freigeben aus, um einen Freigabelink zu erstellen.
  • Richten Sie mit Dropbox Pro oder Dropbox für Unternehmen auf Wunsch ein Kennwort und eine Gültigkeitsdauer für den Link ein.
  • Sie senden den Link an Ihren Kunden. Dieser kann die Datei in jedem beliebigen Webbrowser ansehen oder herunterladen.

Dropbox lässt seine Nutzer zwischen diesen beiden Gruppen unterscheiden. Teammitglieder können innerhalb eines freigegebenen Ordners zusammenarbeiten, während Kunden nur Lesezugriff auf bestimmte Dateien und Ordner oder über freigegebene Links eine Leseberechtigung erhalten. Dadurch kann Ihr Team die automatische Dateisynchronisierung in vollem Umfang nutzen, hat aber dennoch die Möglichkeit, unternehmensfremden Personen Dateien ohne Bearbeitungsrechte zu senden.

Diese Dateien mit Leseberechtigung können mit Dropbox Pro oder Dropbox für Unternehmen mit einem Kennwort geschützt werden, wodurch die versehentliche Freigabe vertraulicher Dokumente verhindert wird. Aber selbst, wenn Sie Daten irrtümlich freigeben, kann ein Link im Nu deaktiviert und die Datei so vor dem Zugriff geschützt werden.


Wie gebe ich große Dateien frei?

Bei der Arbeit mit großen Dateien zeigt E-Mail ihre Schwächen. Die technischen Einschränkungen von E-Mail bedeuten, dass Sie Dateien, die zu groß sind, einfach nicht als Dateianhang senden können. Wenn der E-Mail-Dienst des Empfängers striktere Beschränkungen für Dateigrößen hat, kann der Nutzer die Datei vielleicht gar nicht empfangen.

E-Mail

  • Dateigrößenbeschränkungen sind je nach E-Mail-Server unterschiedlich.
  • Große Dateien müssen nach jeder Änderung erneut vollständig gesendet werden.

Dropbox

  • Bei der Dropbox-Anwendung gibt es keine Größenbeschränkungen für das Hochladen von Dateien.
  • Bei der Synchronisierung werden nur die geänderten Teile einer Datei an Dropbox gesendet.

Die meisten E-Mail-Server lassen keine Dateianhänge zu, die größer als 25 MB sind, und bei einigen gibt es darüber hinaus Beschränkungen hinsichtlich der Gesamtdatenmenge, die von einem Konto gesendet werden kann. In so einem Fall sollten Sie Ihre Datei auf einen Server oder in ein cloudbasiertes Dateifreigabesystem wie Dropbox hochladen. Selbst bei Dateien, die diese Beschränkung nicht überschreiten, dauert das Hochladen manchmal extrem lang. Das kann ganz schön nervenaufreibend sein, wenn Sie an einer Datei häufig Änderungen vornehmen und diese mehrmals hochladen müssen.

Dropbox ist außerdem so ausgelegt, dass nur die Teile der Datei hochgeladen werden, die geändert wurden, was es wesentlich effizienter macht als E-Mail.


Wie verwalte ich alte Dateiversionen?

E-Mail ist nicht dazu gedacht, den Änderungsverlauf einer Datei zu protokollieren. In Unternehmen, die über keine spezifische Lösung mit entsprechenden Funktionen verfügen, werden E-Mails aber häufig als Behelfslösung für die Versionskontrolle genutzt. Oft heißt das, dass man verschiedene E-Mail-Threads durchforsten und hoffen muss, dass alle Nutzer denselben Benennungskonventionen gefolgt sind.

E-Mail

  • E-Mail selbst unterstützt keine Dateiversionierung, obwohl man den Posteingang als so etwas wie einen rudimentären Versionsverlauf einer Datei betrachten könnte.
  • Als Notlösung wird beim Dateiaustausch gern eine Versionsnummer an den Namen jeder neuen Dateiversion angehängt.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Frühere Versionen, um den Versionsverlauf der Datei anzusehen.
  • Sie wählen die gewünschte Version und klicken auf Wiederherstellen.

Mit Dropbox erfolgt die Dateiversionierung strukturiert und automatisch. Anders als bei einer E-Mail-Lösung werden frühere Dateiversionen der aktuellen Version zugeordnet. Dies sorgt für eine wesentlich intuitivere Anzeige des Versionsverlaufs einer Datei. Und da Dropbox all dies ohne Zutun des Nutzers erledigt, brauchen Sie sich über die Versionskontrolle erst Gedanken zu machen, wenn Sie eine frühere Version wiederherstellen möchten.

In kleinen Teams wird E-Mail oft mit einem „Geht schon“ für die Versionskontrolle akzeptiert, aber eine vernünftige Versionierungslösung ist nicht nur bequemer, sie ist auch sicherer! E-Mails werden schnell einmal gelöscht, und wenn Ihr E-Mail-Server Speicherplatzbeschränkungen unterliegt, ist regelmäßiges Löschen geradezu notwendig. Wenn eine Nachricht mit einem Dateianhang aber erst einmal gelöscht ist, ist diese Version des Dokuments für immer verloren. Durch eine solche Unvorsichtigkeit könnten Sie Ihr Unternehmen der Gefahr des Datenverlusts aussetzen.


Wie greife ich über mein Mobilgerät auf Dateien zu?

Der Einsatz von E-Mail für die Dateiweitergabe auf Mobilgeräten hat dieselben Vor- und Nachteile wie über den Desktop. Wenn Ihr Team Mobilgeräte beruflich verwendet, ist der E-Mail-Zugang wahrscheinlich bereits eingerichtet. Das löst allerdings noch nicht das Problem der Aktualität der Dokumente.

E-Mail

  • Sie öffnen Ihre E-Mail-App auf dem Mobilgerät.
  • Sie suchen die Nachricht mit der angehängten Datei.
  • Sie laden die Datei herunter und bearbeiten sie in der gewünschten App.
  • Wenn Sie fertig sind, senden Sie die Änderungen an Ihr Team.

Dropbox

  • Sie laden die Dropbox-App für Mobilgeräte herunter.
  • Sie melden sich in Ihrem Konto an und sehen direkt in der Dropbox-App für Mobilgeräte eine Voransicht des jeweiligen Dokuments.
  • Bei mobilen Apps, die über eine Dropbox-Integration verfügen, wie beispielsweise Microsoft Office, werden alle vorgenommenen Änderungen auf allen Geräten synchronisiert.

Der größte Vorteil, den Dropbox gegenüber E-Mail auf Mobilgeräten hat, ist das übersichtliche Dateisystem. Anstatt E-Mails nach dem richtigen Dateianhang zu durchsuchen, können Sie für Ihre Dokumente in Dropbox von Anfang an eine vertraute Ordner- bzw. Dateistruktur festlegen. Mit der Dropbox-App für Mobilgeräte können Sie eine Voransicht der neuesten Version einer Datei aufrufen und halten Ihren Posteingang frei von Dateianhängen, die Ihnen sonst bei jeder geringsten Änderung auf den Schreibtisch flattern würden.