Vorlage für Tagesordnung & Meetingnotizen

Verfassen Sie hin und wieder Meetingnotizen bei Projektbesprechungen? Egal, ob es ein Board-Meeting, eine Teambesprechung oder ein Projekt-Meeting ist – mit dieser praktischen Notizenvorlage können Sie Ihre Aufgabe ganz unkompliziert erledigen.

So ziehen alle an einem Strang

Inhalte einfach hinzufügen

Orientieren Sie sich an dem vorformatierten Text, damit Sie in der einsatzbereiten und kostenlosen Meeting-Protokoll-Vorlage Teilnehmer, Tagesordnung, Gesprächsverlauf und Aktionspunkte eintragen können, sobald das Meeting beginnt.

Das ganze Team einladen

Diese cloudbasierte Vorlage für Meetingnotizen macht die Freigabe einfach. Sie brauchen sie weder auf Ihre Festplatte zu speichern, noch an eine E-Mail anzuhängen. Stattdessen können Sie die Teilnehmer des Meetings einfach zur Zusammenarbeit an diesem Dokument einladen.

Zusammen in Echtzeit bearbeiten

Nachdem Sie Ihre Teammitglieder zu dem Dokument eingeladen haben, können alle auf die Meetingnotizen zugreifen und Kommentare ergänzen. Wenn Sie entsprechende Berechtigungen zur Bearbeitung vergeben, kann sogar jeder den Text aktualisieren oder ein Foto des Whiteboards hinzufügen.

Vier Tipps, wie Sie bessere Meetingnotizen verfassen können

Meeting-Protokoll-Vorlage von Dropbox Paper
1. Vor dem Meeting ein Dokument für die Notizenerstellung vorbereiten

Egal, ob es ein formelles oder informelles Meeting ist – mit dieser Vorlage können Sie sich schon vor dem Meeting mit deutlichen Tagesordnungspunkten organisieren und alle Teilnehmer auf den gleichen Stand bringen. Wie bei jedem Dropbox Paper-Dokument können Sie Termine im Kalender verknüpfen und Tastenkombinationen verwenden, mit denen Sie Zeit sparen. 

2. Links für den Kontext hinzufügen

Wenn Sie Hintergrundinformationen in vorhandenen Dokumenten gespeichert haben, fügen Sie Verknüpfungen ein, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen. Geben Sie Ihre Meetingnotizen am besten schon vorher frei, um den Kontext des Gesprächs zu erläutern.

3. Wichtige Themen hervorheben

Fügen Sie Abbildungen oder Dropbox-Dateien hinzu, um eine Notiz durch Argumente und Beispiele hervorzuheben. Mit der Paper-App für Mobilgeräte können Sie Whiteboards und Haftnotizen abfotografieren. Die Fotos werden automatisch zu Ihren Meetingnotizen hinzugefügt.

4. Entscheidungen und Aufgaben notieren

Ihr Team kann in der Aufgabenliste der Vorlage immer die nächsten Schritte sehen. Außerdem hilft sie Ihnen bei der Nachbereitung und Vorbereitung der Aktionspunkte für das nächste Meeting. Sie können auch ganz leicht Kästchen zum Abhaken erstellen, indem Sie eckige Klammern („[]“) gefolgt von einem Leerzeichen eingeben. Wenn Sie einem Teammitglied eine Aufgabe zuweisen möchten, geben Sie das @-Zeichen gefolgt vom Namen des jeweiligen Kollegen ein, um sie zu taggen.

Dropbox Paper ist ein Arbeitsplatz, der speziell für die Zusammenarbeit entwickelt wurde. Hier können Teams Projekte koordinieren und sich über Inhalte austauschen – und das alles am selben Ort. Paper bietet neben den Funktionen zum Bearbeiten in Echtzeit auch Aufgabenlisten und Tagesordnungen und Zeitachsen für Team-Meetings. Damit können Sie einfacher Projekte planen, brainstormen, Aktionspunkte und Nachbereitungen zuweisen und die Arbeit prüfen.

Wenn Sie Dropbox Paper verwenden möchten, brauchen Sie zuerst ein Dropbox-Konto. Aktuell werden Paper-Dokumente nicht zu Ihrem Speicherkontingent gerechnet und es gibt keine Grenze, wie viele Paper-Dokumente Sie erstellen oder speichern dürfen. Wenn Sie über das Web auf Ihre Paper-Dokumente zugreifen möchten, klicken Sie auf Dropbox.com einfach auf den Paper-Tab oder navigieren Sie zu dropbox.com/paper. Auch mit der mobilen Paper-App können Sie auf Paper-Dokumente zugreifen, sie erstellen oder bearbeiten.

Ja, mit der mobilen Paper-App können Sie auch offline an Paper-Dokumenten arbeiten. Erstellen Sie mit der mobilen Paper-App neue Dokumente, fügen Sie Kommentare hinzu und geben Sie Inhalte für Teammitglieder frei. Auch offline können Sie auf neue oder mit Sternchen markierte Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und kommentieren. Alle Änderungen werden synchronisiert, sobald Sie das nächste Mal mit dem Internet verbunden sind.

Ein produktives Meeting hängt davon ab, ob Meetingnotizen effektiv anfertigt wurden, damit jeder die Notizen überprüfen kann und auf der gleichen Stand bleibt. Um Meetingnotizen effektiv zu erstellen, sollten Sie vor dem Meeting eine durchdachte Struktur vorbereitet haben. Erstellen Sie dafür einfach ein Paper-Dokument mit der Tagesordnung, geben Sie mit Links mehr Kontext und teilen Sie das Dokument mit den Meeting-Teilnehmern. Meetingnotizen enthalten außerdem Aufgaben und entsprechende Fälligkeitsdaten, die in Paper ganz einfach zugewiesen werden können, indem Sie jemanden @erwähnen.

Mit Dropbox Paper können Sie im Handumdrehen eine Meeting-Protokoll-Vorlage erstellen. Wenn Sie Paper über das Internet verwenden, können Sie auch ältere Vorlagen für Meetingnotizen nutzen. Klicken Sie hierfür in der rechten Spalte auf den Link für das Erstellen von Meetingnotizen. Oder erstellen Sie eigene Tagesordnungs- und Meeting-Protokoll-Vorlagen, die individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst sind: Erstellen Sie ein neues Paper-Dokument und klicken Sie im Dokumentenmenü auf „Als Vorlage speichern“. Ihr Paper-Dokument wird dann als Vorlage festgelegt, die Sie jederzeit wieder verwenden können.

Persönliche Vorlage für Meetingnotizen erstellen

Möchten Sie Ihre Notizen für das nächste Team-Meeting anpassen? Mit Paper können Sie Ihre eigene professionelle Vorlage für Meetingnotizen oder Tagesordnungen mit Zwischentiteln und Abschnitten Ihrer Wahl erstellen.

Frühe Ideen entwickeln
und freigeben

Diese Vorlage für Meetingnotizen wurde in Dropbox Paper erstellt, einem Arbeitsbereich für Zusammenarbeit, in dem Teams Ideen gemeinsam entwickeln und freigeben können. Paper erleichtert das Erstellen von Meetingnotizen, die Aufgabenverteilung, das Entwickeln von kreativen Ideen und die Verwaltung von Projekten. Wenn Paper der zentrale Knotenpunkt Ihres Projekts ist, muss Ihr Team nicht am selben Ort sein, um an einem Strang zu ziehen.

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