Meeting-Protokoll-Vorlage

Egal, ob es sich um die monatliche Vorstandssitzung, ein wöchentliches Einzelgespräch oder eine Brainstorming-Sitzung handelt – mit dieser nutzerfreundlichen Meetingprotokoll-Vorlage ist die Hälfte Ihrer Arbeit schon erledigt.
Vorlage für Meetingnotizen mit einer Liste der Teilnehmer, einer Tagesordnung und Diskussionspunkten

So ziehen alle an einem Strang

Inhalte einfach hinzufügen

Orientieren Sie sich an dem vorformatierten Text, damit Sie in der einsatzbereiten und kostenlosen Vorlage für Meetingnotizen Teilnehmer, Tagesordnung, Gesprächsverlauf und Aktionspunkte eintragen können, sobald das Meeting beginnt.

Das ganze Team einladen

Diese cloudbasierte Vorlage für Meetingnotizen macht die Freigabe einfach. Sie brauchen sie weder auf Ihre Festplatte zu speichern, noch an eine E-Mail anzuhängen. Stattdessen können Sie die Teilnehmer des Meetings einfach zur Zusammenarbeit an diesem Dokument einladen.

Zusammen in Echtzeit bearbeiten

Nachdem Sie Ihre Teammitglieder zu dem Dokument eingeladen haben, können alle auf die Meetingnotizen zugreifen und Kommentare ergänzen. Wenn Sie entsprechende Berechtigungen zur Bearbeitung vergeben, kann sogar jeder den Text aktualisieren oder ein Foto des Whiteboards hinzufügen.

Vier Tipps, wie Sie bessere Meetingnotizen verfassen können

Vorlage für Meetingnotizen von Dropbox Paper
1. Vor dem Meeting ein Dokument für die Notizenerstellung vorbereiten

Egal, ob es ein formelles oder informelles Meeting ist – mit dieser Vorlage können Sie sich schon vor dem Meeting mit deutlichen Tagesordnungspunkten organisieren und alle Teilnehmer auf den gleichen Stand bringen. Wie bei jedem Dropbox Paper-Dokument können Sie Termine im Kalender verknüpfen und Tastenkombinationen verwenden, mit denen Sie Zeit sparen. 

2. Links für den Kontext hinzufügen

Wenn Sie Hintergrundinformationen in vorhandenen Dokumenten gespeichert haben, fügen Sie Verknüpfungen ein, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen. Geben Sie Ihre Meetingnotizen am besten schon vorher frei, um den Kontext des Gesprächs zu erläutern.

3. Wichtige Themen hervorheben

Fügen Sie Abbildungen oder Dropbox-Dateien hinzu, um eine Notiz durch Argumente und Beispiele hervorzuheben. Mit der Paper-App für Mobilgeräte können Sie Whiteboards und Haftnotizen abfotografieren. Die Fotos werden automatisch zu Ihren Meetingnotizen hinzugefügt.

4. Entscheidungen und Aufgaben notieren

Ihr Team kann in der Aufgabenliste der Vorlage immer die nächsten Schritte sehen. Außerdem hilft sie Ihnen bei der Nachbereitung und Vorbereitung der Aktionspunkte für das nächste Meeting. Sie können auch ganz leicht Kästchen zum Abhaken erstellen, indem Sie eckige Klammern („[]“) gefolgt von einem Leerzeichen eingeben. Wenn Sie einem Teammitglied eine Aufgabe zuweisen möchten, geben Sie das @-Zeichen gefolgt vom Namen des jeweiligen Kollegen ein, um sie zu taggen.

Frühe Ideen entwickeln
und freigeben

Diese Vorlage für Meetingnotizen wurde in Dropbox Paper erstellt, einem Arbeitsbereich für Zusammenarbeit, in dem Teams Ideen gemeinsam entwickeln und freigeben können. Paper erleichtert das Erstellen von Meetingnotizen, die Aufgabenverteilung, das Entwickeln von kreativen Ideen und die Verwaltung von Projekten. Wenn Paper der zentrale Knotenpunkt Ihres Projekts ist, muss Ihr Team nicht am selben Ort sein, um an einem Strang zu ziehen.

Mehrere Nutzer, die Ideen und visuelle Elemente in einem Meeting teilen

Häufig gestellte Fragen

Bei einem Meetingprotokoll müssen Sie sich zuerst auf die wichtigen Punkte des Meetings konzentrieren und diese Informationen dann gut organisiert für die anderen Teilnehmenden festhalten. Mit guten Meetingnotizen können sich alle Teilnehmenden die besprochenen Punkte noch einmal ansehen und so auf dem gleichen Stand bleiben. Um ein effektives Meetingprotokoll zu erstellen, sollten Sie vor dem Meeting eine durchdachte Struktur vorbereitet haben. Dafür können Sie einfach mit Vorlage für Meetingnotizen in Dropbox beginnen und Ihr eigenes Dokument mit der Meetingagenda und einer Liste der Teilnehmenden erstellen. Im Meeting können Sie dann die besprochenen Punkte festhalten und wer etwas zu welchem Thema gesagt hat. Am Ende können Sie beliebige Aktionspunkte und Fälligkeitsdaten hinzufügen, indem Sie @mentions und alle notwendigen Links für den Kontext hinzufügen. Danach teilen Sie das Dokument mit den Meetingteilnehmern. 

Mit Dropbox Paper können Sie in Dropbox im Handumdrehen eine Vorlage für Meetingnotizen erstellen. Sie können einfach die Vorlage für Meetingnotizen in Paper verwenden. Sie können aber auch Ihre eigene Vorlage für Meetingnotizen oder die Meetingagenda über ein neues Paper-Dokument erstellen. Im Paper-Dokument sind rechts oben drei Punkte, über die Sie verschiedene Optionen nutzen können. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Als Vorlage speichern“ aus. Dadurch wird Ihr Paper-Dokument zu einer individuellen Vorlage, die Sie immer wieder für die Organisation Ihrer Meetingnotizen verwenden können – so müssen Sie nicht jedes Mal komplett von vorne beginnen.

In Dropbox haben Sie sofort einen Überblick über Ihre Meetingnotizen, weil sie alles direkt in Dropbox organisieren können. Für einen guten Überblick über Ihre Meetingnotizen erstellen Sie am besten ein organisiertes Ablagesystem für alle Ihre Meetingnotizen und andere wichtige Dokumente – so können Sie und Ihr Team die Dateien einfach und problemlos ansehen und teilen. Ein Ablagesystem für Ihre Meetingnotizen ist auch sehr praktisch, um die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Die Teammitglieder können sich leichter mit Ihren Meetingnotizen beschäftigen, indem sie Kommentare zum Dokument hinzufügen, um einige der Notizen zu klären oder wichtige Aktionspunkte hinzuzufügen.

Sie können Ihre Meetingnotizen besser organisieren, indem Sie Ihre Meetings nach Themen trennen. Wahrscheinlich haben Sie bei der Arbeit nicht immer dieselbe Art von Meeting. Vielleicht haben Sie halbjährliche Vorstandsmeetings, monatliche oder vierteljährliche Brainstorming-Meetings, wöchentliche Einzelmeetings, Bewerbungsgespräche oder Arbeitsstudiensitzungen, bei denen Sie besonders gründliche Notizen machen müssen. Erstellen Sie in Dropbox einen „Meeting“-Ordner und erstellen Sie dann ein untergeordnetes System von Meeting-Arten. So wissen Sie immer, wo Sie nach wichtigen Meetingnotizen suchen müssen – egal bei welcher Art von Meeting. 

Optimieren von Meetingnotizen mit Dropbox

Bitte beachten: Nicht alle Inhalte sind in allen Sprachen verfügbar.

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