Gruppen steuern und verwalten

Mithilfe der Gruppenfunktion können Teams den Zugriff auf ihre freigegebenen Ordner leichter verwalten. Als Administrator können Sie alle Gruppen innerhalb Ihres Teams ansehen und verwalten. Außerdem können Sie festlegen, wer Gruppen erstellen darf.

Mit der Gruppenfunktion können Teammitglieder Listen der Mitarbeiter erstellen, die gemeinsam auf eine größere Anzahl derselben Dateien oder Ordner zugreifen müssen (z. B. Abteilungen, Teams oder Funktionen im Team). Neue Gruppenmitglieder werden automatisch allen für die Gruppe freigegebenen Ordnern hinzugefügt.

Die Zusammenarbeit Ihres Teams wird durch die Erstellung von Gruppen erleichtert. Wenn der Marketingmanager beispielsweise einen neuen Projektordner für das Marketingteam erstellt, kann er einfach die gesamte Gruppe „Marketing“ dazu einladen statt jeden Nutzer einzeln. Dadurch erhält jeder Nutzer der Gruppe automatisch eine Einladung, dem neuen Ordner beizutreten.

Wichtig:

  • Sie können sich alle Gruppen des gesamten Teams ansehen.
  • Sie können Teammitglieder je nach Bedarf einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen.
  • Sie können die Berechtigung zur Gruppenerstellung auf Administratoren in Ihrem Team beschränken.

Gruppen erstellen

Standardmäßig können sowohl Administratoren als auch Teammitglieder Gruppen erstellen. Hier finden Sie eine Anleitung für Teammitglieder zum Erstellen von Gruppen.

So erstellen Sie eine Gruppe über die Verwaltungskonsole:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox Business-Konto an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
  4. Klicken Sie rechts auf der Seite auf Neue Gruppe.
  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein. Alle Teammitglieder sehen diesen Namen und verwenden ihn, um die Gruppe zu weiteren freigegebenen Ordnern einzuladen. Als Eigentümer der Gruppe können Sie den Gruppennamen jederzeit ändern.
  6. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Hinweis: Innerhalb eines Teams kann ein Gruppenname nur einmal verwendet werden. Wenn ein Nutzer versucht, eine zweite Gruppe mit demselben Namen zu erstellen, erhält er eine Fehlermeldung.


Die Gruppen Ihres Teams aufrufen und verwalten

Wenn Sie der Administrator eines Dropbox Business-Kontos sind, können Sie alle Gruppen innerhalb Ihres Teams aufrufen und verwalten.

So rufen Sie die Gruppen in Ihrem Team auf:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox Business-Konto an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen. Alle Gruppen, die von einem Mitglied Ihres Teams erstellt wurden, werden auf dieser Seite aufgeführt.

Hinweis: Sie treten innerhalb Ihres Teams automatisch als Eigentümer jeder Gruppe auf und können diese Gruppen als Eigentümer verwalten. Eine neue Gruppe erstellen Sie, indem Sie auf Gruppe erstellen klicken. Um eine Gruppe zu bearbeiten, wählen Sie den Namen der gewünschten Gruppe aus.


Die Gruppen eines Teammitglieds aufrufen und verwalten

Als Administrator können Sie auch die Gruppen jedes einzelnen Teammitglieds aufrufen und verwalten. Dies erleichtert die Eingliederung neuer Mitarbeiter, da Sie sie problemlos den passenden Gruppen hinzufügen können. Wenn ein Mitarbeiter versetzt oder befördert wird, können Sie dessen Gruppen ebenfalls einfach anpassen.

So rufen Sie die Gruppen eines Teammitglieds auf:

  1. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole und klicken Sie links in der Seitenleiste auf Nutzer.
  2. Klicken Sie auf den Kontonamen des betreffenden Teammitglieds.
  3. Unter „Gruppenmitgliedschaft“ wird Ihnen eine Liste aller Gruppen angezeigt, denen das Teammitglied beigetreten ist.

Das Erstellen von Gruppen einschränken

Standardmäßig dürfen alle Teammitglieder Gruppen erstellen. Bei Bedarf können Sie jedoch das Erstellen von Gruppen auf Administratoren beschränken.

So legen Sie fest, dass nur Administratoren Gruppen erstellen dürfen:

  1. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole und klicken Sie links in der Seitenleiste auf Gruppen.
  2. Wählen Sie unter „Wer kann Gruppen erstellen?“ die Option Administratoren aus.

War dieser Artikel hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback.

Wir freuen uns sehr, dass wir Ihnen weiterhelfen konnten!

Vielen Dank, dass Sie uns darauf hingewiesen haben.

Wie können wir diesen Artikel noch besser machen? Wir sind für jeden Hinweis dankbar.

Vielen Dank für Ihr Feedback.