Erste Schritte mit Dropbox: Ihr Team mithilfe von Vorlagen einladen

Bei der Umstellung des Teams auf Dropbox Business ist Kommunikation das A und O. Um das Hinzufügen neuer Teammitglieder so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir einige E-Mail-Vorlagen mit den wichtigsten Punkten erstellt. Sehen Sie sich hier eine Liste der vorgefertigten Nachrichten an oder erstellen Sie Ihre eigenen.

Abschnitte in diesem Artikel:

Ankündigungs-E-Mail vor der Einladung

Ein bis zwei Wochen vor der Umstellung auf Dropbox Business sollte eine administratorseitige Ankündigung erfolgen.

Betreff: Bald auch bei uns: Ein zentraler Ort zum Speichern und Freigeben von Dateien

[FIRMENNAME] hat sich für die Verwendung von Dropbox Business entschieden, um für mehr Ordnung im Team zu sorgen, die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen und unsere Unternehmensdateien zu schützen. Am [DATUM] erhalten Sie eine E-Mail-Einladung von Dropbox.

Dropbox bietet eine Reihe von Vorzügen:

  • Speichern Sie all Ihre Arbeitsdateien an dem zentralen Ort und greifen Sie dort auch darauf zu
  • Arbeiten Sie mit jeder beliebigen Person mühelos und sicher an Dateien
  • Greifen Sie standortunabhängig und ganz ohne VPN auf Ihre Dateien zu

Was kommt auf Sie zu?

  • Achten Sie auf eine E-Mail von Dropbox und nehmen Sie die Einladung darin an.
  • Um zu erfahren, wie die Umstellung ablaufen wird, und sich zu vergewissern, dass Ihre Dateien am richtigen Ort gespeichert werden, lesen Sie diese Anleitung zum Onboarding.
  • Wenn Sie bereits ein Dropbox-Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse von [FIRMENNAME] haben, führen Sie ein Upgrade auf ein Business-Konto vor, um auf zusätzliche Funktionen und mehr Speicherplatz zugreifen zu können. Außerdem können Sie Ihre geschäftlichen und privaten Dateien dann leichter getrennt halten.
  • In unserer Online-Schulung geben Sie das Tempo an und erfahren, wie Sie Dropbox am besten verwenden.

Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie an ADMIN@FIRMENNAME.DE.

Teammitglieder über die Verwaltungskonsole einladen

Senden Sie diese E-Mail an dem Tag, an dem Sie Ihr Team über die Dropbox Business-Verwaltungskonsole einladen (oder am Tag zuvor).

Betreff: Einladung: Treten Sie dem Dropbox-Team von [FIRMENNAME] bei

Ab sofort verwenden wir Dropbox Business für die Speicherung, den Zugriff und die Freigabe von [FIRMENNAME]-Dateien. [HEUTE/MORGEN] erhalten Sie eine E-Mail mit der Einladung, dem Team beizutreten. Um die Vorteile der erweiterten Features für die Zusammenarbeit und den standortunabhängigen Zugriff nutzen zu können, klicken Sie in der Einladung auf „Ihrem Team beitreten“ und folgen Sie der Anleitung.

Was, wenn ich Dropbox schon für die Arbeit nutze?

Dann beleben Ihre geschäftlichen Dateien keinen Speicherplatz mehr in Ihrem persönlichen Konto! Mit einem Dropbox Business-Konto können Sie große Dateien viel leichter freigeben und mit Ihrem Team oder externen Empfängern reibungslos zusammenarbeiten. Wenn Sie dem Team beitreten, können Sie bestimmen, wo die Dateien in Ihrem derzeitigen Konto gespeichert werden sollen. Wählen Sie einfach nur „Meine Dateien in meiner [FIRMENNAME]-Dropbox speichern“, damit Sie nicht alles noch einmal hochladen oder neu freigeben müssen!

Was, wenn ich schon für ein Dropbox-Privatkonto bezahlt habe?

Kein Problem! Dropbox erstattet Ihnen automatisch das verbleibende Guthaben Ihres Kontos, wenn Sie sich für das Dropbox Business-Abo von [FIRMENNAME] registrieren. Näheres dazu, wie Sie ein Konto übertragen, finden Sie im Hilfecenter.

Was, wenn ich meine privaten Dateien in meinem Dropbox-Konto gespeichert habe?

Wenn Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für ein privates Konto registriert haben und dem Team beitreten möchten, können Sie Ihre Dateien in ein privates Dropbox-Konto mit einer privaten E-Mail-Adresse verschieben. Wenn Sie dabei gefragt werden, wo Sie Ihre Dateien speichern möchten, wählen Sie „Meine Dateien in eine neue private Dropbox verschieben“.

Wenn Sie sich mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse für ein Dropbox-Konto angemeldet haben, hat Ihr [FIRMENNAME]-Konto keinen Einfluss auf Ihr Privatkonto. Ihre privaten Dateien bleiben weiterhin vertraulich. Wenn Sie Ihre Konten verknüpfen, können Sie überall auf Ihre privaten und auf Ihre geschäftlichen Dateien zugreifen und sie dennoch getrennt halten.

Weitere Hinweise dazu, wie Sie dem Team beitreten, finden Sie in der Anleitung zum Onboarding.

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nehmen Sie an unserer selbstgeführten Online-Schulung teil.

Mit freundlichen Grüßen

[ADMINISTRATORNAME]

Erinnerungs-E-Mail für Einladungen, die über die Verwaltungskonsole gesendet wurden

Wenn einige Teammitglieder die Einladung nach einer Woche immer noch nicht angenommen haben, senden Sie mit dieser Vorlage eine freundliche Erinnerung.

Betreff: Erinnerung! Treten Sie noch heute der [FIRMA]-Dropbox bei

Bei [FIRMENNAME] haben wir auf Dropbox Business umgestellt, um für mehr Ordnung im Team zu sorgen und unsere Unternehmensdaten zu schützen. Letzte Woche haben Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie zu diesem Business-Konto eingeladen wurden. Es sieht so aus als wären Sie der Einladung noch nicht gefolgt. Bitte holen Sie dies schnell nach, es dauert wirklich nicht lange.

Nehmen Sie die Dropbox Business-Einladung bitte bis zum [DATUM] an, damit Sie sobald wie möglich mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten und auch von unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen können. Weitere Hinweise dazu, wie Sie dem Team beitreten, finden Sie in dieser Anleitung. Wenn Sie die Einladung nicht finden oder technische Schwierigkeiten haben, antworten Sie auf diese E-Mail oder wenden Sie sich an [E-MAIL-ADRESSE].

Nur ein paar Gründe, aus denen Sie dem Dropbox Business-Team beitreten sollten

  • Greifen Sie überall und über jedes Gerät auf Ihre Dateien zu
  • Gelöschte Dateien oder frühere Versionen wiederherstellen
  • Geben Sie große Dateien frei, ohne sich über Dateigrößenbeschränkungen Sorgen machen zu müssen
  • Rufen Sie Dateien mit über 150 Dateitypen in der Voransicht auf und kommentieren Sie sie, ohne dafür zusätzliche Software herunterladen zu müssen
  • Sichern Sie sich zusätzlichen Speicherplatz

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nehmen Sie an unserer selbstgeführten Online-Schulung teil.

Vielen Dank!

[ADMINISTRATORNAME]

Teammitglieder über das einmalige Anmelden (SSO) einladen

Wenn Sie Dropbox mit einer SSO-Integration nutzen, verwenden Sie diese Vorlage, um neue Nutzer in Ihr Team einzuladen.

Betreff: Einladung: Treten Sie dem Dropbox-Team von [FIRMENNAME] bei

Ab sofort verwenden wir Dropbox Business für die Speicherung, den Zugriff und die Freigabe von [FIRMENNAME]-Dateien. Um die Vorteile der erweiterten Features für die Zusammenarbeit und den standortunabhängigen Zugriff nutzen zu können, klicken Sie hier und melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an, um sich durch das einmalige Anmelden zu authentifizieren.

Was, wenn ich Dropbox schon für die Arbeit nutze?

Dann beleben Ihre geschäftlichen Dateien keinen Speicherplatz mehr in Ihrem persönlichen Konto! Mit einem Dropbox Business-Konto können Sie große Dateien viel leichter freigeben und mit Ihrem Team oder externen Empfängern reibungslos zusammenarbeiten. Wenn Sie dem Team beitreten, können Sie bestimmen, wo die Dateien in Ihrem derzeitigen Konto gespeichert werden sollen. Wählen Sie einfach nur „Meine Dateien in meiner [FIRMENNAME]-Dropbox speichern“, damit Sie nicht alles noch einmal hochladen oder neu freigeben müssen!

Was, wenn ich schon für ein Dropbox-Privatkonto bezahlt habe?

Kein Problem! Dropbox erstattet Ihnen automatisch das verbleibende Guthaben Ihres Pro- oder Plus-Kontos, wenn Sie sich für das Dropbox Business-Abo von [FIRMENNAME] registrieren. Näheres dazu, wie Sie ein Konto übertragen, finden Sie im Hilfecenter.

Was, wenn ich meine privaten Dateien in meinem Dropbox-Konto gespeichert habe?

Wenn Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für ein privates Konto registriert haben und dem Team beitreten möchten, können Sie Ihre Dateien in ein privates Dropbox-Konto mit einer privaten E-Mail-Adresse verschieben. Wenn Sie dabei gefragt werden, wo Sie Ihre Dateien speichern möchten, wählen Sie „Meine Dateien in eine neue private Dropbox verschieben“.

Wenn Sie sich mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse für ein Dropbox-Konto angemeldet haben, hat Ihr [FIRMENNAME]-Konto keinen Einfluss auf Ihr Privatkonto. Ihre privaten Dateien bleiben weiterhin vertraulich. Wenn Sie Ihre Konten verknüpfen, können Sie überall auf Ihre privaten und auf Ihre geschäftlichen Dateien zugreifen und sie dennoch getrennt halten.

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nehmen Sie an unserer selbstgeführten Online-Schulung teil.

Mit freundlichen Grüßen

[ADMINISTRATORNAME]

Erinnerungs-E-Mail für Einladungen, die per SSO gesendet wurden

Wenn einige Teammitglieder die Einladung nach einer Woche immer noch nicht angenommen haben, können Sie diese Vorlage nutzen, um sie freundlich daran zu erinnern.

Betreff: Erinnerung! Treten Sie noch heute der [FIRMA]-Dropbox bei

Bei [FIRMENNAME] haben wir auf Dropbox Business umgestellt, um für mehr Ordnung im Team zu sorgen und unsere Unternehmensdaten zu schützen. Letzte Woche haben Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie zu diesem Business-Konto eingeladen wurden. Es sieht so aus als wären Sie der Einladung noch nicht gefolgt. Holen Sie dies unbedingt bis zum [DATUM] nach. Der Einstieg ist einfach und dauert nur ein paar Minuten.

Besuchen Sie https://www.dropbox.com/sso, um anzufangen, mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, und melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an.Wenn Sie weitere Informationen zur Anmeldung brauchen, finden Sie hier eine Anleitung. Wenn es dann immer noch nicht klappt, antworten Sie auf diese E-Mail oder wenden Sie sich an [E-MAIL-ADRESSE]:

Nur ein paar Gründe, aus denen Sie dem Dropbox Business-Team beitreten sollten

  • Greifen Sie überall und über jedes Gerät auf Ihre Dateien zu
  • Gelöschte Dateien oder frühere Versionen wiederherstellen
  • Geben Sie große Dateien frei, ohne sich über Dateigrößenbeschränkungen Sorgen machen zu müssen
  • Rufen Sie Dateien mit über 150 Dateitypen in der Voransicht auf und kommentieren Sie sie, ohne dafür zusätzliche Software herunterladen zu müssen
  • Sichern Sie sich zusätzlichen Speicherplatz

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nehmen Sie an unserer selbstgeführten Online-Schulung teil.

Vielen Dank!

[ADMINISTRATORNAME]

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