Erste Schritte mit Dropbox für Administratoren

Schön, dass Sie sich für Dropbox Business entschieden haben! Dieser Leitfaden führt Sie durch acht einfache Schritte zur Kontoeinrichtung. Die Umstellung auf Dropbox Business wird für mehr Ordnung in Ihrem Team sorgen, die Zusammenarbeit unterstützen und Ihnen helfen, all Ihre Daten besser zu schützen.

Administratoren können mühelos Teammitglieder hinzufügen oder entfernen, Freigabeaktivitäten kontrollieren und Unternehmensdaten schützen. Damit Ihr Team sobald und so erfolgreich wie möglich zusammenarbeiten kann, führen Sie diese Schritte möglichst innerhalb der ersten 30 Tage aus.

Gibt es weitere Personen, die Ihnen bei der Einrichtung Ihres Teams helfen? Finden Sie heraus, wie Sie einen Administrator hinzufügen oder ändern können.

1. Geben Sie Ihrem Team einen Bereich, in dem es zusammenarbeiten kann

Mit einem gut organisierten Teambereich kann Ihr Team gleich anfangen, alle Features von Dropbox umfassend zu nutzen. Ihr Team hat einen gemeinsamen Arbeitsbereich, der wie ein freigegebenes Laufwerk funktioniert. Sie können Ordner für einzelne Nutzer oder für das gesamte Team erstellen. Standardmäßig haben alle Nutzer Zugriff, aber das können Sie für einzelne Ordner ändern. Und für Ihre privaten Dateien haben Sie Ihren eigenen Ordner.

So richten Sie Ihren Teambereich ein:

  • Erstellen Sie eine grundlegende Ordnerstruktur. Sie können sie später jederzeit ändern oder ergänzen. Dabei ist es sinnvoll, sich bei der Ordnerstruktur nach der Struktur des Unternehmens zu richten. Fügen Sie zunächst zum Beispiel Ordner für die einzelnen Abteilungen hinzu, etwa „Buchhaltung“, „Vertrieb“ und „Marketing“.
  • Fügen Sie ein paar Arbeitsdateien hinzu. Machen Sie Ihr Team startklar, indem Sie einige Dokumente, PDF-Dateien oder Tabellen hinzufügen. Anschließend können Sie anregen, dass Ihre Teamleiter die Arbeit fortsetzen.
  • Wo Sie gerade dabei sind, könnten Sie Ihre Nutzer je nach Abteilung oder Team in Gruppen organisieren.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Ihren Arbeitsbereich konfigurieren

2. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Damit die Umstellung möglichst reibungslos abläuft, empfiehlt es sich, alle Beteiligten stets über alle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Um das Hinzufügen neuer Teammitglieder so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir einige E-Mail-Vorlagen mit den wichtigsten Punkten erstellt. Sehen Sie sich hier eine Liste der vorgefertigten Nachrichten an oder erstellen Sie Ihre eigenen.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Vorlagen ansehen

Glühbirne Wussten Sie schon?

Wenn ein Teammitglied seine geschäftliche E-Mail-Adresse verwendet hat, um ein separates Dropbox-Konto zu erstellen, kann dieser Nutzer das Konto in Ihr Dropbox Business-Team migrieren.

3. Fügen Sie Ihrem Team Nutzer hinzu

Je nach Unternehmensgröße können Sie die Dropbox-Tools vielleicht erst mit einer kleinen Pilotgruppe testen, bevor Sie gleich alles für das gesamte Team bereitstellen. Wenn Ihr Unternehmen aber weniger als 50 Mitarbeiter hat, sollte es kein Problem sein, alle auf einmal umzustellen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, Nutzer in Ihr Team einzuladen:

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel E-Mail-Adressen über die Verwaltungskonsole eingeben (dies ist ganz einfach und empfiehlt sich für die meisten Teams)

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Verwenden Sie den Active Directory Connector oder einen Partner für das Identitätsmanagement (weniger häufig, aber nützlich bei Unternehmen, die bereits viele Integrationen verwenden)

4. Machen Sie die Verwendung von Dropbox noch einfacher mit der Desktopanwendung

Wenn Sie die Desktopanwendung installiert haben, werden Sie feststellen, dass Dropbox wie jeder andere Ordner auf Ihrem Rechner funktioniert. Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop (oder Rechtsklick) in Ihren Dropbox-Ordner. Die Dateien werden automatisch in Dropbox hochgeladen, sodass Sie über unsere Desktop- und Mobilgeräteapps oder die Dropbox-Website immer und überall darauf zugreifen können.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Die Desktopanwendung für Mac, Windows oder Linux installieren

Glühbirne Wussten Sie schon?

Dropbox Business-Teammitglieder können ein privates und ein geschäftliches Konto miteinander verknüpfen, sodass sie auf beide Konten über dasselbe Gerät zugreifen können.

Sie können Ihren Teammitgliedern helfen, ein privates Konto zu verknüpfen oder die Verknüpfung aufzuheben.

5. Sparen Sie Festplattenspeicher mit Smart Sync

Smart Sync ist ein Dropbox-Feature, über das die Mitglieder Ihres Teams jede Datei und jeden Ordner in ihrer Dropbox direkt auf ihrem Desktop sehen und darauf zugreifen können, ohne nennenswerten Speicherplatz auf ihrer Festplatte zu beanspruchen. Somit ist Smart Sync die perfekte Möglichkeit, etliche Gigabyte Speicherplatz zurückzugewinnen, ohne den Arbeitsablauf Ihres Teams zu beeinträchtigen. Nachstehend können Sie auswählen, ob neue Dateien automatisch auf die Rechner Ihrer Teammitglieder heruntergeladen werden sollen oder ob sie zunächst reine Online-Dateien bleiben sollen.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Smart Sync-Einstellungen überprüfen

6. Schützen Sie Ihr Team mit zusätzlichen Sicherheitseinstellungen

Dropbox arbeitet stets nach einigen der besten Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards. Trotzdem sollten Sie diese zusätzlichen Maßnahmen ergreifen, um Ihr Team und Ihre Daten so weit wie möglich zu schützen.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Aktivieren Sie die zweistufige Überprüfung (Zweifaktorauthentifizierung bzw. 2FA) für das gesamte Team

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Legen Sie teamweite Freigabeberechtigungen fest

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Aktivieren Sie das einmalige Anmelden (nur für Advanced-Teams)

Glühbirne Wussten Sie schon?

Mit Dropbox Business können Sie Ihre Unternehmensdateien von einem Server in Ihre Dropbox migrieren

7. Verknüpfen Sie Dropbox mit Ihren bevorzugten Produktivitätsapps

Minimieren Sie Unterbrechungen Ihres Arbeitsablaufs, indem Sie Dropbox mit Apps verknüpfen, die Sie kennen und lieben. Sie arbeiten gerne mit Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce oder Atlassian? Kein Problem, wir haben bestimmt die richtige Integration für Ihr Team, sodass Sie Ihre Tools weiterhin verwenden und sich doppelte Arbeit sparen können. Sehen Sie sich die umfassende Partnerliste an und verknüpfen Sie mindestens eine der Drittanbieterapps, um das Feature auszuprobieren.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Drittanbieterapps verknüpfen

8. Erfahren Sie mehr über Dropbox

Dropbox bietet aber noch viel mehr als das Synchronisieren von Dateien und Ordnern. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte, damit Sie den Einstieg schneller finden. Unsere Online-Schulungskurse, bei denen Sie das Tempo bestimmen, halten noch viele weitere Informationen für Sie und Ihr Team bereit:

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Sehen Sie sich unser Kursprogramm an

Geschafft! Jetzt haben Sie alle Schritte abgeschlossen, haben alles eingerichtet und können Dropbox mit Ihrem Team verwenden. Hier noch ein paar Links zu weiteren Ressourcen:

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Erfahren Sie mehr über Dropbox im Hilfecenter

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Wenden Sie sich an den Dropbox-Support

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Probieren Sie, ob Dropbox läuft

 

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