Aktivitätsprotokoll für ein Dropbox Business-Team erstellen

In diesem Artikel geht es um Features, die ausschließlich Dropbox Business-Teams mit Enterprise-Abo zur Verfügung stehen:

  • Teams mit einem Standard-Abo können Infos zu Dateifreigaben innerhalb und außerhalb des Unternehmens filtern und Berichte darüber erstellen. Damit können sie mehr als 200 verschiedene Konto- und Nutzeraktivitäten nachverfolgen.
  • Teams mit einem Advanced- oder Enterprise-Abo können auf zusätzliche Protokollierungsfunktionen zugreifen. Beispielsweise können sie die Teamaktivität auf Dateiebene nachverfolgen.

Weitere Informationen zu den neuen Dropbox Business-Abos

Aktivitätsprotokolle stellen Audits der Aktionen Ihres Teams dar. Sie stehen Administratoren von Dropbox Business-Teams mit Advanced- oder Enterprise-Abos zur Verfügung und können über die Verwaltungskonsole erstellt werden. Aktivitätsprotokolle helfen Administratoren bei Folgendem:

  • Sehen, wie oft, von wem und wofür Dropbox Business verwendet wird
  • Probleme untersuchen und beheben (z. B. versehentliche Löschvorgänge)

Abschnitte in diesem Artikel:

Was sehe ich in einem Aktivitätsprotokoll?

Aktivitätsprotokolle enthalten mehrere Informationen zu den Aktivitäten der Nutzer. Jeder Eintrag umfasst:

  • Datum und Uhrzeit: Das Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Aktion ausgeführt wurde
  • Nutzer: Den Namen des Nutzers, der die Aktion ausgeführt hat
  • Aktivität: Einzelheiten zur ausgeführten Aktion
  • Standort: Den Standort, an dem die Aktion ausgeführt wurde, und die IP-Adresse des verwendeten Computers

Welche Aktivitäten werden in meinen Aktivitätsprotokollen verzeichnet?

Je nachdem, welches Dropbox Business-Abo Sie haben, werden sämtliche oder nur einige der folgenden Aktivitäten in Ihren Aktivitätsprotokollen festgehalten:

  • Dateien: Alle dateibezogenen Aktionen, z. B. das Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben oder Löschen von Dateien
  • Freigaben: Alle freigabebezogenen Aktionen, z. B. das Versenden eines Links zu einer Datei, der Beitritt zu einem Ordner oder die Freigabe von teameigenen Inhalten
  • Kennwörter: Ein Teammitglied ändert sein Kennwort oder die Einstellungen für die zweistufige Überprüfung
  • Gruppen: Ein Administrator erstellt eine Gruppe oder ändert die Mitgliedereinstellungen einer Gruppe
  • Mitgliedschaft: Ein Nutzer tritt dem Team bei oder wird daraus entfernt
  • Anmeldungen: Ein Teammitglied meldet sich bei dropbox.com an oder die Anmeldung eines Teammitglieds schlägt fehl
  • Admin-Aktionen: Sie oder ein anderer Administrator ändern die Einstellungen in der Verwaltungskonsole, wie etwa die Berechtigungen für freigegebene Ordner
  • Apps: Ein Teammitglied verknüpft eine Drittanbieter-App mit seinem Dropbox-Konto
  • Geräte: Ein Teammitglied verknüpft einen Computer oder ein Mobilgerät mit seinem Dropbox-Konto
  • Paper: Alle Aktionen in Paper, z. B. die Freigabe von Paper-Dokumenten des Teams und teamweite Paper-Einstellungen.

Das Aktivitätsprotokoll aufrufen und filtern

Sie können aus den Aktivitäten Ihres Teams diejenigen herausfiltern, die Sie sich genauer ansehen möchten.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf den Tab Aktivität.
  4. Geben Sie die Informationen ein, anhand derer Sie die Ergebnisse filtern möchten.
  5. Klicken Sie auf Bericht erstellen.

Hinweise zum Filtern:

  • Nach Aktivität: Mithilfe des Pulldown-Menüs Aktivitäten durchsuchen können Sie die Liste nach einer bestimmten Aktivität filtern
  • Nach Zeitraum: Geben Sie im Feld Datum einen bestimmten Zeitraum ein, um die Aktivitäten aus dieser Zeit abzurufen
  • Nach Nutzer: Um die letzten Aktivitäten eines bestimmten Teammitglieds abzurufen, klicken Sie auf Nutzer und geben Sie dann den Namen des Nutzers ein
  • Nach Datei oder Ordner: Geben Sie einen Suchbegriff ein, um Datei- und Ordnernamen oder Speicherorte zu durchsuchen

Exportieren

Sie können die gefilterten Ergebnisse exportieren. Dazu gibt es verschiedene Methoden:

  • Kopieren und fügen Sie die gefilterten Ergebnisse in Excel ein
  • Senden Sie die URL der gefilterten Ergebnisse an einen anderen Admin
  • Klicken Sie auf eine bestimmte Aktivität und fügen Sie sie zur späteren Verwendung als Filter hinzu

Hinweis: Die gefilterten Ergebnisse werden in Ihrem Browser nicht gekürzt, d. h. durch Scrollen nach unten im Browser sehen Sie ältere Aktivitäten.

Wie lange dauert es, bis Aktionen in den Aktivitätsprotokollen erscheinen?

Die Aktionen der Teammitglieder erscheinen in den Audit-Protokollen in der Regel innerhalb weniger Stunden, spätestens jedoch nach 24 Stunden.

Wer kann Aktivitätsprotokolle erstellen?

Aktivitätsprotokolle können von Team- und Nutzer-Administratoren erstellt werden.

Weitere Informationen zu den Administratorebenen in Dropbox Business

Wie verwende ich Aktivitätsprotokolle, um gelöschte Dateien zu finden?

Diese beiden Infos sind für die Suche nach gelöschten Dateien von Bedeutung:

  • Der Dateiname
  • Der Ordner, in dem die Datei gespeichert war

Wurde eine einzelne Datei gelöscht, können Sie einfach nach dem Dateinamen suchen. Haben Sie das schon vergeblich versucht, wurde vielleicht der Ordner gelöscht, in dem die Datei gespeichert war.

Wenn Sie einen Ordner löschen, werden dadurch auch alle Dateien gelöscht, die darin gespeichert sind. Die Aktivitätsprotokolle enthalten aber nicht die Namen der einzelnen Dateien, sondern nur den Namen des gelöschten Ordners.

Um eine Datei aus einem gelöschten Ordner zu finden, suchen Sie im Aktivitätsprotokoll nach dem entsprechenden Ordnerpfad. Beispiel: /Marketing/2016/03/01/Projekt_1.docx.

Aktivitäten auf dem Admin-Dashboard abrufen

Auf dem Admin-Dashboard werden allgemeine Nutzungsstatistiken wie z. B. die Anzahl aktiver Nutzer, freigegebener Links und aktiver Geräte angezeigt.

Weitere Informationen zum Admin-Dashboard

Bei den Konten Ihrer Teammitglieder anmelden

Team-Administratoren von Dropbox Business können sich außerdem bei den Konten von Teammitgliedern anmelden, indem sie die Funktion Als Nutzer anmelden verwenden. Als Team-Administrator können Sie auf die geschäftlichen Konten der Nutzer in Ihrem Team zugreifen, um Folgendes zu tun:

  • Die Ordnerstruktur des Kontos sehen
  • Dateien und Ordner für andere freigeben
  • Dateien ansehen, öffnen und herunterladen
  • Dateien löschen oder gelöschte Dateien wiederherstellen

Hinweis: Wenn Sie als Teammitglied Ihr privates und geschäftliches Dropbox-Konto verknüpft haben, erhält der Team-Administrator auch durch Als Nutzer anmelden keinen Zugriff auf Ihr Privatkonto. Administratoren können nur auf geschäftliche Konten zugreifen.

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