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Unternehmensdateien zentral in Team-Ordnern speichern

Einige Teams haben bereits Zugriff auf die neue Team-Ordnerstruktur. Wenn Sie auf dropbox.com einen lilafarbenen Ordner mit einem Personensymbol sehen, haben Sie Zugriff auf den neuen Teambereich. Weitere Informationen zum Teambereich

Wenn der lilafarbene Ordner nicht zu sehen ist, verwendet Ihr Team die Standard-Team-Ordner. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Team-Ordner bieten eine hervorragende Möglichkeit, die zentrale Datenstruktur Ihrer Unternehmensdateien in Dropbox aufzubauen. Team-Ordner werden von einem Administrator erstellt und bieten einen vom Unternehmen verwalteten zentralen Speicherort für Dateien, an dem Teammitglieder und externe Mitarbeiter an denselben Projekten zusammenarbeiten können.

In diesem Artikel finden Sie Informationen zu den folgenden Themen:

  • Team-Ordner erstellen
  • Synchronisierungseinstellungen für Team-Ordner verwalten
  • Zugriffsberechtigungen einzelner Nutzer verwalten

Team-Ordner werden zuerst für Dropbox-Gruppen freigegeben, deren Mitglieder jeweils in ähnlichen Bereichen arbeiten (z. B. eine Finanzgruppe). Danach legt der Administrator, der den Team-Ordner erstellt hat, die passende Zugriffsebene für jede Gruppe fest (Lese- oder Bearbeitungsberechtigung).

Alle Unterordner in einem Team-Ordner werden automatisch für diese Gruppen freigegeben. Unterordner können auch für einzelnen Teammitglieder und Personen außerhalb des Teams freigegeben werden. Wie bei den Gruppen kann der Administrator auch bei Unterordnern die Berechtigungen für einzelne Nutzer festlegen.

Wenn Sie anstelle des Tabs Team-Ordner den Tab Inhalte sehen, verfügt Ihr Team über die neue Team-Ordnerstruktur. Diesen Teambereich können Sie mit dem Content Manager verwalten.

So geben Sie Team-Ordner für Gruppen frei:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Team-Ordner.
  4. Klicken Sie auf Team-Ordner erstellen.
  5. Geben Sie Ihrem Team-Ordner einen Namen.
  6. Fügen Sie eine Gruppe hinzu, die Zugriff auf den Team-Ordner benötigt, und legen Sie fest, ob die Gruppe Lese- oder Bearbeitungszugriff erhält. Sie können auch mehrere Gruppen hinzufügen.
    • Auf der Seite Gruppen können Sie Gruppen erstellen.
    • Alle Gruppenmitglieder haben Zugriff auf den Team-Ordner und seinen gesamten Inhalt.
    • Nicht vergessen: Team-Ordner müssen für Dropbox-Gruppen freigegeben werden, nicht für einzelne Nutzer. Als nächstes erfahren Sie, wie Unterordner eines Team-Ordners für einzelne Nutzer innerhalb oder außerhalb des Unternehmens freigegeben werden.
  7. Um einen Unterordner zu erstellen (einen Ordner innerhalb des Teams-Ordners), öffnen Sie zuerst den Team-Ordner.
  8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Neuer Ordner.
  9. Geben Sie dem Unterordner einen Namen.
  10. Nachdem Sie den Unterordner erstellt haben, bewegen Sie den Mauszeiger auf den Unterordner und klicken Sie dann auf Zugriff verwalten.
    • Sie können Unterordner für Einzelnutzer oder andere Gruppen freigeben und deren Zugriffsberechtigung festlegen (Bearbeiten oder Betrachten).
  11. Vergewissern Sie sich, dass die festgelegten Zugriffsberechtigungen korrekt sind.
  12. Um Ihre Unternehmensdaten zu zentralisieren, fordern Sie die Teammitglieder dazu auf, ihre eigenen freigegebenen Ordner in einen Team-Ordner zu verschieben.
    • Jeder Eigentümer eines freigegebenen Ordners kann diesen in einen Team-Ordner verschieben. Dadurch überträgt er das Eigentumsrecht der Dateien auf das Unternehmen.

Team-Ordner in der Praxis

Zum besseren Verständnis zeigen wir Ihnen nun, wie ein imaginäres Unternehmen Team-Ordner in der Praxis einsetzt. Der Marketingmanager unserer imaginären Firma erhält den Auftrag, im Laufe des Jahres verschiedene Veranstaltungen zu organisieren. Bei jedem dieser Events sind unterschiedliche Mitarbeiter und Teams involviert. Dennoch sollen alle Dateien, die mit den Veranstaltungen zusammenhängen, zentral gespeichert werden. Ein Team-Ordner ist genau das Richtige.

In unserem Beispiel erstellt das Unternehmen einen Team-Ordner namens „Events Team“ und gibt ihn nur für die Gruppe frei, die für die Planung der Events zuständig ist.

Das Unternehmen plant ein Verkaufsevent – der Marketingmanager erstellt also innerhalb des Team-Ordners „Events Team“ einen Unterordner namens „Q3 Sales Event“. Der Unterordner „Q3 Sales Event“ wird jetzt für das Verkaufsteam der Gruppe „Sales Team“ freigegeben. Die Gruppe „Sales Team“ sieht jetzt ausschließlich diesen Unterordner und keine anderen Inhalte des Team-Ordners „Events Team“. Siehe Abbildung:

Schließlich prüft der Marketingmanager, welche Teams Zugriff auf welche Dateien im Team-Ordner „Events Team“ haben. In der folgenden Animation sehen Sie, wie der Unterordner „Q3 Sales Event“ automatisch für die Gruppe „Events Team“ freigegeben wird. Warum? Weil der übergeordnete Team-Ordner bereits für die Gruppe „Events Team“ freigegeben ist. Dadurch erhält die Gruppe „Events Team“ automatisch Zugriff auf den Unterordner „Q3 Sales Event“. Die Gruppe „Sales Team“ hingegen hat nur Lesezugriff auf den Ordner „Q3 Sales Event“.

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