Freigabeaktivitäten des Teams nachverfolgen

Wenn Sie der Team- oder Nutzer-Administrator eines Dropbox Business-Teams sind, können Sie nachverfolgen, wie Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens freigegeben werden. Dropbox protokolliert alle internen und externen Freigabeaktivitäten. Dazu gehören das Erstellen freigegebener Ordner, das Erstellen von Freigabelinks, die Freigabe von Paper-Dokumenten sowie Änderungen der Berechtigungen für freigegebene Ordner und Links.

Freigabeaktivitäten ansehen

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Freigabeaktivitäten wie auch andere Vorgänge erscheinen auf der Seite Aktivität. Wenn Sie die Freigabeaktivitäten filtern möchten, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Freigabe aus.

Die Seite „Aktivität“ weist eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten innerhalb des Teams auf. Sie enthält jedoch nicht alle von Ihrem Team durchgeführten Aktionen. Sie können bei Bedarf einen vollständigen Aktivitätsbericht für einen bestimmten Zeitraum erstellen, indem Sie auf der Seite Aktivität die Option Vollständigen Bericht erstellen auswählen. Sie können auch die neuesten Freigabeaktivitäten für bestimmte Teammitglieder einsehen, indem Sie in der linken Seitenleiste auf Nutzer und dann in der Liste auf den Namen des jeweiligen Nutzers klicken.

Was mache ich, wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt?

Wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt, ist dies für Administratoren auf dem Tab Aktivität sichtbar. Dort können sie auch überprüfen, wer ihnen die Einladung gesendet hat.

Welche Vorgänge werden aufgezeichnet?

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Ordnern werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Jemand erstellt einen freigegebenen Ordner.
  • Jemand lädt einen anderen Nutzer zu einem Ordner ein.
  • Jemand tritt einem Ordner bei.
  • Jemand entfernt einen Nutzer aus einem Ordner.
  • Jemand ändert die Rolle eines anderen Nutzers eines Ordners.
  • Jemand überträgt die Eigentümerschaft eines Ordners an einen anderen Nutzer.
  • Jemand hebt die Freigabe eines Ordners auf.
  • Jemand ändert die Freigabeberechtigungen für einen Ordner.
  • Jemand ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Ordner in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand verschiebt einen freigegebenen Ordner von einer geschäftlichen in eine private Dropbox oder umgekehrt, besonders wenn sowohl die Einstellungen auf Ordner- als auch auf Teamebene die Freigabe außerhalb des Teams zulassen.

Die folgenden Aktionen mit freigegebenen Dateien werden aufgezeichnet:

  • Hinzufügen
  • Herunterladen
  • Bearbeiten
  • Voransicht aufrufen
  • Löschen
  • Endgültig löschen
  • Wiederherstellen (wenn ein Löschvorgang rückgängig gemacht oder eine Datei an ihren ursprünglichen Speicherort verschoben wird)
  • Zurücksetzen (wenn eine Datei auf eine frühere Version zurückgesetzt wird)
  • Umbenennen
  • Verschieben (wenn eine Datei von einem Ordner in einen anderen verschoben wird)
  • Kopieren
  • Zurücksetzen des Kontos (die betroffenen Dateien, wenn das Konto eines Nutzers zurückgesetzt wird)

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Links werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt einen Link oder gibt einen Link frei.
  • Ein teamfremder Nutzer erstellt einen Link zu einem freigegebenen Ordner eines Teammitglieds oder gibt einen Link dazu frei.
  • Ein Link wird durch eine Drittanbieter-App freigegeben oder erstellt.
  • Ein Teammitglied entfernt einen Link.
  • Ein Teammitglied ändert die Sichtbarkeit eines Links.
  • Ein Teammitglied legt ein Kennwort oder eine Gültigkeitsdauer für einen Link fest.
  • Ein Administrator ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Links in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand öffnet oder speichert Dateien über einen von einem Teammitglied freigegebenen Link.

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit Dateianfragen werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt eine Dateianfrage.
  • Ein Teammitglied erhält eine zu einer Dateianfrage hochgeladene Datei.

Diese Paper-Freigabevorgänge werden protokolliert:

  • Ein Paper-Dokument wird innerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Paper-Dokument oder -Ordner des Teams wird außerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Teammitglied ruft ein Paper-Dokument auf
  • Ein teamfremder Nutzer ruft ein Paper-Dokument auf
  • Ein Teammitglied wird in einem Paper-Dokument erwähnt
  • Ein teamfremder Nutzer wird in einem Paper-Dokument des Teams erwähnt
  • Die Standardfreigabeeinstellungen für Paper-Dokumente werden geändert
  • Die Zugriffsberechtigung eines Nutzers eines Paper-Dokuments werden geändert
  • Ein Teammitglied oder teamfremder Nutzer beantragt Zugriff auf ein Paper-Dokument

Das Öffnen eines Links oder Hinzufügen von Dateien zu einem Dropbox-Konto wird nur in einem vollständigen Aktivitätsbericht gemeldet. Ein Vorgang wird aufgezeichnet, egal ob ein Teammitglied oder ein teamfremder Nutzer den Link öffnet oder seiner Dropbox hinzufügt.

Im Freigabeprotokoll wird nicht festgehalten, ob ein Nutzer einen freigegebenen Ordner verlässt oder wieder hinzufügt, da dieser Nutzer immer noch Zugriff auf den Ordner hat und ihn jederzeit wieder hinzufügen kann.

Freigabeaktivitäten und der Ordner „Public“

Einige Teammitglieder, die schon länger ein Dropbox-Konto haben, verfügen eventuell über den Ordner „Public“, eine ältere Funktion von Dropbox. Die Freigabeaktivitäten in diesem Ordner werden nicht aufgezeichnet. Eventuell sollten Sie also den Ordner „Public“ in den Mitgliederkonten deaktivieren.

Freigabeaktivitäten über das Admin-Dashboard ansehen

Über das Admin-Dashboard können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams für einen bestimmten Zeitraum ansehen. Es werden Gesamtnutzungsstatistiken, wie z. B. die Anzahl freigegebener Links sowie die Anzahl aktiver freigegebener Ordner, angezeigt. Weitere Informationen zum Admin-Dashboard

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