Dropbox für Salesforce: Administrator-Setup

Mit Dropbox for Salesforce können Teams in Salesforce auf ihre Dropbox-Dateien zugreifen und sie freigeben. Diese Integration ist für Dropbox-Kunden mit Salesforce bestimmt.

Nachfolgend finden Sie die Anleitung für die Einrichtung durch Administratoren. Wenn Sie Informationen zu weiterführenden Einstellungen benötigen, überspringen Sie diesen Abschnitt.

Salesforce Lightning

Für Nutzer von Salesforce Lightning gilt manchmal eine andere Schrittabfolge. Anweisungen, die sich speziell auf Lightning beziehen, werden in diesem Artikel gesondert hervorgehoben.

Dropbox for Salesforce einrichten

Bei diesen Schritten ist die Einhaltung der Reihenfolge wichtig. Klicken Sie auf die einzelnen Schritte, um die genaue Anleitung dafür zu sehen.

1. Installieren Sie Dropbox for Salesforce.

  1. Melden Sie sich bei Salesforce AppExchange an.
  2. Rufen Sie Dropbox für Salesforce auf.
  3. Klicken Sie unter Dropbox für Salesforce auf Get It Now (Jetzt installieren).
  4. Wählen Sie aus, wo Sie Dropbox für Salesforce installieren möchten.
    • Durch Installation in Ihrer Produktionsumgebung wird allen Endnutzern Zugriff gewährt
    • Bei einer Sandbox-Installation wird eine Kopie der Produktionsumgebung erstellt, in der Sie neue Anwendungen testen können
  5. Aktivieren Sie das Kästchen „I have read and agree to the terms and conditions“ (Ich habe die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen und stimme ihnen zu) und klicken Sie anschließend auf Confirm and Install (Bestätigen und installieren).
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Klicken Sie auf der Seite „Step 1. Approve Package API Access“ (Schritt 1. API-Zugriff des Installationspakets bestätigen) auf „Next" (Weiter).
  8. Wählen Sie auf der Seite „Step 2. Choose security level“ (Schritt 2. Sicherheitsstufe auswählen) die gewünschte Sicherheitsstufe aus und klicken Sie auf Next (Weiter).
  9. Klicken Sie auf der Seite „Step 3. Install Package“ (Schritt 3. Paket Installieren) auf Install (Installieren).

2. Fügen Sie Dropbox den Salesforce-Standardobjekten hinzu.

Bevor Sie Salesforce mit Dropbox verknüpfen, müssen Sie Dropbox for Salesforce als Standardobjekt hinzufügen.

Hinweis: Wenn Sie mit einem benutzerdefinierten Objekt anstatt einem Standardobjekt arbeiten, müssen Sie zunächst eine Visualforce-Seite erstellen. Danach können Sie die nachfolgenden Schritte durchführen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Einrichten in der linken Seitenleiste auf Anpassen.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Anpassen das Objekt aus, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Seitenlayout.
  5. Klicken Sie neben dem Layout, mit dem Sie arbeiten möchten, auf Bearbeiten.
  6. Ziehen Sie aus dem Fenster mit den Einstellungen oben auf der Seite per Drag & Drop einen Abschnitt auf die Seite.
  7. Geben Sie den Abschnittsnamen ein und wählen Sie das Layout mit einer Spalte.
  8. Klicken Sie auf OK.
  9. Wählen Sie das Element Visualforce-Seiten aus und ziehen Sie entweder Dropbox for Account (Dropbox für Konto) oder All of Dropbox for Accounts (Gesamte Dropbox für Konten) in den Dropbox-Bereich.
  10. Klicken Sie auf Speichern.
  11. Nachdem die Visualforce-Seite hinzugefügt wurde, klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol.
  12. Legen Sie auf der Optionsseite die Visualforce-Seiteneigenschaften auf „Breite“: 100%, „Höhe“: 400 Pixel fest und markieren Sie das Kontrollkästchen für Bildlaufleisten anzeigen.
Dropbox für Salesforce: Visualforce-Seiteneigenschaften
Dropbox für Salesforce: Visualforce-Seiteneigenschaften

Sie verwenden Salesforce Lightning? Folgen Sie stattdessen dieser Anleitung.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Plattform-Tools auf Objekte und Felder.
  4. Klicken Sie auf Objekt-Manager.
  5. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten.
  6. Klicken Sie auf Seitenlayouts.
  7. Wählen Sie das Layout, das Sie bearbeiten möchten.
  8. Ziehen Sie aus dem Fenster mit den Einstellungen oben auf der Seite per Drag & Drop einen Abschnitt auf die Seite.
  9. Geben Sie den Abschnittsnamen ein und wählen Sie das Layout mit einer Spalte.
  10. Klicken Sie auf OK.
  11. Wählen Sie das Element Visualforce-Seiten aus und ziehen Sie entweder Dropbox for Object (Dropbox für Objekt) oder All of Dropbox for Objects (Gesamte Dropbox für Objekte) in den Dropbox-Bereich.
  12. Klicken Sie auf Speichern.
  13. Nachdem die Visualforce-Seite hinzugefügt wurde, klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol.
  14. Legen Sie auf der Optionsseite die Visualforce-Seiteneigenschaften auf „Breite“: 100%, „Höhe“: 400 Pixel fest und markieren Sie das Kontrollkästchen für Bildlaufleisten anzeigen.

3. Verknüpfen Sie Salesforce mit Dropbox.

  1. Falls noch nicht geschehen, fügen Sie Dropbox for Salesforce den Standardobjekten hinzu.
  2. Melden Sie sich danach auf der Salesforce-Website an.
  3. Klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox-Optionen.
  4. Klicken Sie auf Mit Dropbox verknüpfen.
  5. Sie werden an dropbox.com weitergeleitet. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Wenn Sie Dropbox Business verwenden, können Sie bei Bedarf auch die übrigen Mitglieder Ihres Teams verknüpfen. Dazu wird die E-Mail-Adresse in der Tabelle der Salesforce-Nutzer mit der E-Mail-Adresse der Nutzer in Dropbox abgeglichen.
    • Wenn Sie keine Verknüpfung für Ihre Teammitglieder herstellen, werden diese beim Öffnen von Salesforce aufgefordert, ihr Dropbox-Konto selbst zu verknüpfen. Die Aufforderung wird nur einmal angezeigt.

Hinweis: (nur für Dropbox Business) Nach dem Verknüpfen werden der Nutzer- und der Teamname unter „Dropbox Connection Settings“ (Dropbox-Verbindungseinstellungen) angezeigt.

4. Geben Sie den Ordner „Salesforce-Dokumente“ frei.

Um den Ordner „Salesforce-Dokumente“ für Ihr Team freizugeben, müssen Sie diesen Ordner zunächst in Ihrem Dropbox-Konto generieren.

  1. Rufen Sie einen Datensatz auf, für den Dropbox für Salesforce aktiviert ist.
  2. Ziehen Sie eine Datei von Ihrem Computer in das Dropbox für Salesforce-Widget.
  3. Dadurch wird die Datei in Dropbox hochgeladen und der Ordner „Salesforce-Dokumente“ wird erstellt.

Nachdem Sie den Ordner „Salesforce-Dokumente“ erstellt haben, können Sie ihn für Ihr Team freigeben:

  1. Melden Sie sich auf dropbox.com mit demselben Konto an, mit dem Sie das Dropbox for Salesforce-Konto eingerichtet haben.
    • Wenn Sie nicht sicher sind, welches Konto Sie verknüpft haben, klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox-Optionen. Oben auf der Seite unter Dropbox-Verknüpfungseinstellungen sehen Sie neben Verknüpft als, mit welchem Konto Sie angemeldet sind.
  2. Klicken Sie auf Freigeben.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ein, für die Sie den Ordner freigeben möchten, und klicken Sie anschließend auf Freigeben.

Die Nutzer müssen Ihre Einladung annehmen, damit sie Dropbox für Salesforce nutzen können.

5. Gewähren Sie Salesforce-Nutzern Zugriff.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Verwalten auf Benutzer verwalten.
  4. Klicken Sie auf Profile.
  5. Klicken Sie auf das Profil, das Sie bearbeiten möchten.
  6. Blättern Sie zum Abschnitt Visualforce-Seitenzugriff und klicken Sie auf Bearbeiten.
  7. Wählen Sie alle Seiten aus, die mit „Dropbox_for_SF“ beginnen.
  8. Klicken Sie auf den Pfeil unter Hinzufügen.
  9. Klicken Sie auf Speichern.
  10. Blättern Sie auf der Profilseite, an der Sie gearbeitet haben, nach unten zum Abschnitt Apex-Klassenzugriff und klicken Sie auf Bearbeiten.
  11. Wählen Sie alle Klassen aus, die mit wbdbox beginnen.
  12. Klicken Sie auf den Pfeil unter Hinzufügen.
  13. Klicken Sie auf Speichern.
Sie verwenden Salesforce Lightning? Folgen Sie stattdessen dieser Anleitung.
  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Verwaltung auf Benutzer.
  4. Klicken Sie auf Profile.
  5. Klicken Sie auf das Profil, das Sie bearbeiten möchten.
  6. Blättern Sie zum Abschnitt Visualforce-Seitenzugriff und klicken Sie auf Bearbeiten.
  7. Wählen Sie alle Seiten aus, die mit „Dropbox_for_SF“ beginnen.
  8. Klicken Sie auf den Pfeil unter Hinzufügen.
  9. Klicken Sie auf Speichern.
  10. Blättern Sie auf der Profilseite, an der Sie gearbeitet haben, nach unten zum Abschnitt Apex-Klassenzugriff und klicken Sie auf Bearbeiten.
  11. Wählen Sie alle Klassen aus, die mit Dropbox_for_SF beginnen.
  12. Klicken Sie auf den Pfeil unter Hinzufügen.
  13. Klicken Sie auf Speichern.

Weiterführende Einstellungen

Die folgenden Schritte sind optional. Klicken Sie auf einen der Links unten, um direkt zum entsprechenden Abschnitt zu gelangen.

Benutzerdefinierte Objekte verwenden

Um mit benutzerdefinierten Objekten zu arbeiten, müssen Sie zunächst eine benutzerdefinierte Visualforce-Seite erstellen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie unter Build (Einrichten) auf Develop (Entwickeln).
  4. Klicken Sie auf Visualforce-Seiten.
  5. Klicken Sie in der Seitenliste auf Neu.
  6. Fügen Sie Ihrer Visualforce-Seite eine Bezeichnung und einen Namen hinzu.
  7. Ersetzen Sie das Visualforce-Markup durch den dieser Anleitung folgenden Code. Der Wert für standardController muss durch den API-Namen des benutzerdefinierten Objekts ersetzt werden.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Dann müssen Sie die Visualforce-Seite noch zu dem benutzerdefinierten Objektlayout hinzufügen. Dazu gehen Sie genauso vor wie bei einem Dropbox for Salesforce-Standardobjekt:

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:Dropbox />
</apex:page>
Sie verwenden Salesforce Lightning? Folgen Sie stattdessen dieser Anleitung.
  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Plattform-Tools auf Benutzerdefinierter Code.
  4. Klicken Sie auf Visualforce-Seiten.
  5. Klicken Sie auf der Seitenliste auf Neu.
  6. Fügen Sie Ihrer Visualforce-Seite eine Bezeichnung und einen Namen hinzu.
  7. Ersetzen Sie das Visualforce-Markup durch den dieser Anleitung vorangehenden Code. Der Wert für standardController muss durch den API-Namen des benutzerdefinierten Objekts ersetzt werden.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Dann müssen Sie die Visualforce-Seite noch zu dem benutzerdefinierten Objektlayout hinzufügen. Dazu gehen Sie genauso vor wie bei einem Dropbox for Salesforce-Standardobjekt:

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Dropbox for Salesforce in der mobilen Salesforce1-App aktivieren

Um Dropbox für Salesforce in der Salesforce1-App nutzen zu können, müssen Sie eine Mobile Karte zum Seitenlayout hinzufügen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie unter Einrichten auf Anpassen.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Anpassen das Objekt aus, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Seitenlayout.
  5. Klicken Sie neben dem Layout, mit dem Sie arbeiten möchten, auf Bearbeiten.
  6. Blättern Sie zum Abschnitt Mobile Karten (Nur Salesforce1).
  7. Klicken Sie oben auf der Seite im Fenster mit den Einstellungen auf Visualforce-Seiten.
  8. Ziehen Sie Mobile Dropbox for Object per Drag & Drop in den Abschnitt Mobile Karten (Nur Salesforce1).
  9. Klicken Sie auf Speichern.

Anschließend können Sie benutzerdefinierte Objekte für Salesforce1 Mobile verfügbar machen. Um benutzerdefinierte Objekte mit Salesforce1 Mobile kompatibel zu machen, müssen Sie diese Funktion beim Einrichten einer Visualforce-Seite zuerst aktivieren. So machen Sie Ihre benutzerdefinierten Objekte verfügbar:

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie unter Build (Einrichten) auf Develop (Entwickeln).
  4. Klicken Sie auf Visualforce-Seiten.
  5. Klicken Sie in der Seitenliste auf Neu.
  6. Fügen Sie Ihrer Visualforce-Seite eine Bezeichnung und einen Namen hinzu.
  7. Geben Sie eine Bezeichnung und einen Namen für Ihre Seite ein.
  8. Aktivieren Sie das Kästchen Verfügbar für die Salesforce mobile Anwendung und Lightning-Seiten.
  9. Kopieren Sie den unten aufgeführten Code und ersetzen Sie den Text Insert API Name here durch den API-Namen Ihres Objekts.
  10. Klicken Sie auf Speichern.
"<apex:page standardController=“INSERT—API—NAME—HERE” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
</apex:page>
Sie verwenden Salesforce Lightning? Folgen Sie stattdessen dieser Anleitung.

Um Dropbox für Salesforce in der Salesforce1-App nutzen zu können, müssen Sie eine Mobile Karte zum Seitenlayout hinzufügen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Plattform-Tools auf Objekte und Felder.
  4. Klicken Sie auf Objekt-Manager.
  5. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten.
  6. Klicken Sie auf Seitenlayouts.
  7. Wählen Sie das Layout, das Sie bearbeiten möchten.
  8. Blättern Sie zum Abschnitt Mobile Karten (Nur Salesforce1).
  9. Klicken Sie oben auf der Seite im Fenster mit den Einstellungen auf Visualforce-Seiten.
  10. Ziehen Sie Mobile Dropbox for Object per Drag & Drop in den Abschnitt Mobile Karten (Nur Salesforce1).
  11. Klicken Sie auf Speichern.

Anschließend können Sie benutzerdefinierte Objekte für Salesforce1 Mobile verfügbar machen. Um benutzerdefinierte Objekte mit Salesforce1 Mobile kompatibel zu machen, müssen Sie diese Funktion beim Einrichten einer Visualforce-Seite zuerst aktivieren. So machen Sie Ihre benutzerdefinierten Objekte verfügbar:

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Plattform-Tools auf Benutzerdefinierter Code.
  4. Klicken Sie auf Visualforce-Seiten.
  5. Klicken Sie auf Neu.
  6. Geben Sie eine Bezeichnung und einen Namen für Ihre Seite ein.
  7. Aktivieren Sie das Kästchen Verfügbar für die Salesforce mobile Anwendung und Lightning-Seiten.
  8. Kopieren Sie den oben aufgeführten Code und ersetzen Sie den Text Insert API Name here durch den API-Namen Ihres Objekts.
  9. Klicken Sie auf Speichern.

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Den API-Namen des Salesforce-Objekts finden

Jedes Objekt in Salesforce hat einen API-Namen. Wenn Sie mit benutzerdefinierten Objekten arbeiten, finden Sie den API-Namen folgendermaßen:

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie im Einrichtungsabschnitt in der linken Seitenleiste auf Erstellen.
  4. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Objekte.
  5. Klicken Sie auf den Namen des Objekts.
  6. Klicken Sie auf die Bezeichnung des Objekts. Dort sehen Sie den API-Namen.

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Objekt-Datensatzvorlagen erstellen

Mithilfe von Ordnervorlagen kann Dropbox für Salesforce eine Ordnerstruktur für Sie erstellen. Durch diese Ordnervorlagen werden Ihre Salesforce-Datensätze mit Ordnern in Ihrer Dropbox verknüpft.

Die von Dropbox für Salesforce erstellen Ordner sind standardmäßig leer. Mithilfe der Ordnervorlagenfunktion können Sie jedoch festlegen, dass auch Unterordnerstrukturen erstellt werden.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Sehen Sie nach, welche E-Mail-Adresse mit Dropbox für Salesforce verknüpft ist.
    • Klicken Sie in Ihrem Salesforce-Konto auf den Tab Dropbox-Optionen. Dort wird die verknüpfte E-Mail-Adresse angezeigt
  3. Öffnen Sie auf dropbox.com den Ordner Salesforce-Dokumente.
  4. Klicken Sie auf den Objektordner, mit dem Sie arbeiten möchten.
  5. Erstellen Sie einen neuen Ordner und nennen Sie ihn Vorlage.
  6. Erstellen Sie die gewünschte Struktur, indem Sie im Ordner Vorlage Dateien und Ordner hinzufügen.
  7. Klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox-Optionen.
  8. Blättern Sie nach unten zu den Einstellungen für Standardobjekte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  9. Aktivieren Sie neben dem Objekt, mit dem Sie arbeiten möchten, das Kästchen unter Vorlagen aktivieren.
  10. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Ordnervorlagen können nicht rückwirkend angewandt werden. Alle Ordnerstrukturen, die Sie vor der neuen Ordnervorlagenstruktur erstellt haben, bleiben unverändert.
  • Fügen Sie eine Datei zum Dropbox-Ordner eines Datensatzes im Ordner Salesforce-Dokumente Ihrer Dropbox hinzu, um das Erstellen der Vorlage in diesem Datensatz zu aktivieren.

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Automatisches Umbenennen aktivieren

Standardmäßig hat das Umbenennen eines Salesforce-Datensatzes keine Auswirkungen auf den zugehörigen Ordner in Ihrer Dropbox. Sie können jedoch die automatische Umbenennung aktivieren. Dadurch wird dann beim Umbenennen eines Ordners in Dropbox for Salesforce auch der entsprechende Ordner in Dropbox umbenannt.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf den Tab Dropbox-Optionen.
  3. Blättern Sie nach unten zu den Einstellungen für Standardobjekte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Aktivieren Sie das Kästchen unter Umbenennen neben den Objekten, die Sie für das automatische Umbenennen aktivieren möchten.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Wenn Sie einen freigegebenen Ordner nutzen, für den das automatische Umbenennen aktiviert ist, aktualisiert Dropbox for Salesforce die Namen der Datensätze für alle Nutzer des freigegebenen Ordners

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Sicherheitseinstellungen

Salesforce-Administratoren können für Dropbox für Salesforce ihr aktuelles Salesforce-Sicherheitsmodell übernehmen.

Standardmäßig wird das Salesforce-Sicherheitsmodell nicht von Dropbox for Salesforce übernommen. Wenn Sie also den Ordner „Salesforce-Dokumente“ freigeben, wird der gesamte Inhalt des Ordners freigegeben. Dropbox for Salesforce passt sich aber der gewählten Freigabeberechtigung an:

  • Wenn Schreibgeschützt ausgewählt ist, kann der Nutzer Dateien nur betrachten
  • Ist Lesen/Schreiben ausgewählt, kann der Nutzer Dateien hinzufügen, betrachten, löschen und wiederherstellen

Folgen Sie dieser Anleitung, um die Sicherheitseinstellungen vorzunehmen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf den Tab Dropbox-Optionen.
  3. Blättern Sie nach unten zu den Einstellungen für Standardobjekte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Aktivieren Sie unter Salesforce-Freigabemodell übernehmen das Kästchen für die Objekte, die Sie aktivieren möchten.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
    • Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, wird der Ordner Private Salesforce-Dokumente erstellt, der ausschließlich für den Eigentümer des Datensatzes sichtbar ist

Hinweise:

  • Neue Sicherheitseinstellungen gelten nicht rückwirkend, d. h. sie werden nicht auf Ordner angewandt, die vor der Änderung der Sicherheitseinstellungen erstellt wurden

Beachten Sie Folgendes, wenn „Salesforce-Freigabemodell übernehmen“ NICHT aktiviert ist (Standard):

  • Neue Dateien werden im Dropbox-Konto, das für die Einrichtung von Dropbox for Salesforce verwendet wurde, im Ordner „Salesforce-Dokumente“ gespeichert. (Wenn Sie nicht sicher sind, welches Konto mit Salesforce verknüpft ist, rufen Sie den Tab „Dropbox-Optionen“ auf. Oben auf der Seite unter „Dropbox-Verknüpfungseinstellungen“ sehen Sie, welches Konto als Erstes verknüpft wurde.)
    • Der Ordner „Salesforce-Dokumente“ muss für das Team freigegeben sein
    • Dadurch werden alle Salesforce-Inhalte für die Nutzer von Dropbox for Salesforce verfügbar gemacht

Beachten Sie Folgendes, wenn „Salesforce-Freigabemodell übernehmen“ aktiviert ist:

  • Neue Dateien werden unter „Private Salesforce-Dokumente“ im Dropbox-Konto desjenigen Nutzers gespeichert, der Eigentümer des jeweiligen Objektdatensatzes in Salesforce ist
    • Nur diejenigen Salesforce-Nutzer, die Zugriff auf das private Salesforce-Objekt haben, können über die Dropbox-Integration für Salesforce auf die entsprechenden Dropbox-Inhalte zugreifen

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Zugriff auf Teammitglieder beschränken

Salesforce-Administratoren können festlegen, wie ein Salesforce-Nutzer Dropbox mit Salesforce verknüpfen kann, indem sie einen Teamnamen für Dropbox Business angeben.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf den Tab Dropbox-Optionen.
  3. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Dropbox Business und klicken Sie auf Restrict login to Business accounts (Anmeldung auf Business-Konten beschränken).
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Aktivieren Sie unter Dropbox Business Access (Dropbox Business-Zugriff) das Kästchen Team Members Only (Nur Teammitglieder).
  6. Klicken Sie auf Speichern.

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Eigene Ordnernamensstruktur erstellen

Dropbox für Salesforce kann eine Ordnerstruktur für Sie erstellen, die Ihrem Salesforce-Setup in Dropbox entspricht. Administratoren können jedoch die Standardstruktur oder die Namenskonventionen der erstellten Ordner für jedes einzelne Objekt ändern.

Die Standard-Namenskonvention für Kontaktobjekte ist Vorname Nachname. Sie können dies jedoch bei Bedarf auch in Nachname, Vorname ändern. Nachdem Sie diese Änderung vorgenommen haben, werden neue Namen gemäß Ihren Einstellungen erstellt.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Einrichten in der linken Seitenleiste auf Anpassen.
  4. Wählen Sie Kontakte aus.
  5. Klicken Sie auf Felder.
  6. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Benutzerdefinierte Kontaktfelder & Beziehungen und klicken Sie auf Neu.
  7. Unter Datentyp wählen Sie Formel aus.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Geben Sie bei Feldbezeichnung den Text „custom Dropbox Path“ ein.
  10. Geben Sie bei Feldname den Text „Custom_Dropbox_Path“ ein.
  11. Aktivieren Sie unter Typ der Formelrückgabe die Option Text und klicken Sie anschließend auf Weiter.
  12. Geben Sie die Formel ein und klicken Sie auf Weiter.
  13. Aktivieren Sie das Kästchen Sichtbar neben den Profilen, denen Sie Bearbeitungszugriff gewähren möchten.
  14. Klicken Sie auf Weiter.
  15. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Diese Änderungen sind nicht rückwirkend anwendbar – sie gelten nur für neu erstellte Ordner.
  • Sie können diesen Prozess auf alle Standardobjekte und benutzerdefinierten Objekte anwenden. Außerdem können Sie andere Felder, Text, Zahlen oder Datumsangaben hinzufügen, um Ihre Ordnerpfade weiter anzupassen.
Sie verwenden Salesforce Lightning? Folgen Sie stattdessen dieser Anleitung.
  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Plattform-Tools auf Objekte und Felder.
  4. Klicken Sie auf Objekt-Manager.
  5. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten.
  6. Klicken Sie auf Felder & Beziehungen.
  7. Klicken Sie auf Neu.
  8. Unter Datentyp wählen Sie Formel aus.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Geben Sie bei Feldname den Text „custom Dropbox Path“ ein.
  11. Geben Sie bei Feldname den Text „Custom_Dropbox_Path“ ein.
  12. Aktivieren Sie unter Typ der Formelrückgabe die Option Text und klicken Sie anschließend auf Weiter.
  13. Geben Sie die Formel ein und klicken Sie auf Weiter.
  14. Aktivieren Sie das Kästchen Sichtbar neben den Profilen, denen Sie Bearbeitungszugriff gewähren möchten.
  15. Klicken Sie auf Weiter.
  16. Klicken Sie auf Speichern.

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Dropbox zu Publisher-Layouts hinzufügen

Sie können die Dropbox-Oberfläche in Chatter zugänglich machen. Dazu fügen Sie Dropbox im Global Publisher als Schnellaktion hinzu.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Globale Aktionen.
  5. Klicken Sie auf Publisher-Layouts.
  6. Klicken Sie in der Spalte Aktion neben dem Eintrag Globales Layout auf Bearbeiten.
  7. Ziehen Sie Dropbox aus dem Bereich Schnellaktionen in den Bereich Global Publisher.
Sie verwenden Salesforce Lightning? Folgen Sie stattdessen dieser Anleitung.
  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aus.
  3. Klicken Sie im Bereich Plattform-Tools auf Benutzeroberfläche.
  4. Klicken Sie auf Globale Aktionen.
  5. Klicken Sie auf Publisher-Layouts.
  6. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten.
  7. Klicken Sie auf Felder & Beziehungen.
  8. Klicken Sie in der Spalte Aktion neben dem Eintrag Globales Layout auf Bearbeiten.
  9. Ziehen Sie Dropbox aus dem Bereich Schnellaktionen in den Bereich Global Publisher.

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Dropbox for Salesforce deinstallieren

Sie können Dropbox für Salesforce jederzeit deinstallieren. Wenn Sie Dropbox für Salesforce mit Seitenlayouts verknüpft oder benutzerdefinierte Visualforce-Seiten oder Trigger erstellt haben, müssen Sie diese vor der Deinstallation entfernen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox-Optionen.
  3. Setzen Sie Dropbox für Salesforce zurück.
  4. Melden Sie sich auf der Dropbox-Website an. 
  5. Löschen Sie den Ordner Salesforce-Dokumente.
  6. Kehren Sie zur Salesforce-Website zurück und klicken Sie auf Setup.
  7. Klicken Sie im Abschnitt Einrichten auf Installierte Pakete.
  8. Suchen Sie Dropbox für Salesforce und klicken Sie auf Deinstallieren.
    • Wählen Sie aus, ob Sie vorübergehend eine Kopie der Anwendungsdaten von Dropbox for Salesforce speichern möchten (48 Stunden)
  9. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und klicken Sie anschließend auf Deinstallieren.
Zurück zum Menü
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