Betrachterinfo zu freigegebenen Dateien

In diesem Artikel wird ein Feature erläutert, das nur bestimmten Nutzern in Dropbox Business-Teams über den Vorabzugriff zur Verfügung steht.

Wenn Sie dieses Feature für Ihr Business-Team verwenden möchten, können Sie es aktivieren und gleich loslegen. Als Basic- oder Plus-Nutzer können Sie dieses Feature derzeit nicht verwenden.

Was genau ist die Alpha- oder Betaversion eines Dropbox-Produkts?

Die Betrachterinfo gibt an, ob jemand gerade eine Datei geöffnet hat. Wenn Sie Mitglied eines Dropbox Business-Teams mit einem Advanced-, Enterprise- oder Education-Abo sind, sehen Sie außerdem, wann die Datei zuletzt geöffnet wurde.

Überprüfen, ob ein Nutzer Ihre Datei gerade betrachtet

Wenn ein Nutzer eine freigegebene Datei gerade betrachtet, wird dessen Profilbild in Farbe dargestellt. Wenn Sie nun den Mauszeiger auf das Profilbild bewegen, wird die Beschriftung Betrachtet dies gerade eingeblendet. Sobald das Teammitglied die Datei wieder geschlossen hat, erscheint das Symbol grau. 

Wenn Sie einem Teammitglied Lesezugriff oder Bearbeitungszugriff auf eine Datei gewähren, erscheint dessen Profilbild in Grau neben der Schaltfläche Freigeben. Wenn Sie eine Datei über einen Link für ein Teammitglied freigeben, erscheint das Profilbild erst dann, wenn der Nutzer die Datei öffnet.

Überprüfen, wann ein Nutzer Ihre Datei zuletzt betrachtet hat

Mitglieder von Dropbox Business-Teams mit Advanced-, Enterprise- und Education-Abo können sehen, wann jemand eine Datei zuletzt geöffnet hat. Dazu bewegen Sie einfach den Mauszeiger auf das Profilbild des jeweiligen Nutzers. Nun wird angezeigt, wann dieser die Datei zuletzt betrachtet hat.

Außerdem sehen Sie hier den gesamten Betrachterverlauf, d. h. wann welche Nutzer welche Dateien geöffnet haben.

So können Sie eine vollständige Liste der Nutzer aufrufen, die die Datei angesehen haben:

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Datei, die Sie interessiert.
  3. Klicken Sie auf die Liste der Betrachter, d. h. auf die Profilbilder der Nutzer, die Zugriff auf die Datei haben.
  4. Die Nutzer, die über eine Datei- oder Ordnerfreigabe auf diese Datei Zugriff haben, werden in einer Liste im Dialogfeld aufgeführt.
Betrachterinformationen
Überprüfen, wann ein Nutzer eine Datei zuletzt betrachtet hat

Betrachterinfo verwenden

Das Feature „Betrachterinfo“ sollte standardmäßig für Ihr Konto aktiviert sein. Falls nicht, können Sie die Betrachterinfo aktivieren.

Sobald die Betrachterinfo aktiviert wurde, wird sie automatisch für alle Dateien angezeigt, deren Eigentümer Sie sind. Wenn Sie die Betrachterinfo für bestimmte Dateien oder Ordner nicht sehen möchten, können Sie das Feature selektiv deaktivieren:

Freigegebene Dateien

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Suchen Sie die gewünschte Datei.
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Klicken Sie auf Dateieinstellungen.
  5. Wählen Sie neben Zeigen, wer auf diese Datei zugegriffen hat? die Option Nicht zeigen aus.
  6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Freigegebene Ordner

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Suchen Sie den gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Klicken Sie auf Ordnereinstellungen.
  5. Wählen Sie neben Zeigen, wer auf diesen Ordner zugegriffen hat? die Option Nicht zeigen aus.
  6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Hinweis: Nur der Eigentümer eines freigegebenen Ordners kann die Betrachterinfo deaktivieren. Bei freigegebenen Dateien kann jeder Nutzer mit Bearbeitungszugriff das tun.

Wenn Sie eine Datei ansehen, können Sie Ihre Betrachterinfo nicht vor dem Eigentümer der Datei verbergen. Nutzer, die Ihre Inhalte ansehen, können die Betrachterinfo für von Ihnen freigegebene Dateien und Ordner ebenfalls nicht deaktivieren.

Beispiel: Ein Team hat die Betrachterinfo deaktiviert. Ein Teammitglied wird zu einem freigegebenen Ordner eingeladen, für den die Betrachterinfo aktiviert ist. Dieses Teammitglied wird in der Betrachterinfo dieses freigegebenen Ordners aufgeführt.

Datenschutz

Teammitglieder und Nutzer mit Bearbeitungs- und Lesezugriff

Für Mitglieder Ihres Teams und Nutzer mit Bearbeitungszugriff oder Lesezugriff sehen Sie die Betrachterinfo. Teammitglieder und Nutzer mit Bearbeitungszugriff auf eine Datei sehen ihrerseits die Namen und E-Mail-Adressen von Teammitgliedern sowie Nutzern mit Bearbeitungszugriff oder Lesezugriff.

Nutzer mit Lesezugriff sehen die Betrachterinfo dagegen nicht.

Nutzer, die über einen freigegebenen Link auf Dateien zugreifen

Wenn teamfremde oder nicht direkt zur Datei eingeladene Nutzer auf einen freigegebenen Link zugreifen, werden sie in der Betrachterinfo als Gast dargestellt. Den Namen und die E-Mail-Adresse eines Gasts können Sie nicht sehen.

Auch Gäste können keine Betrachterinfo sehen.

Klicken Sie auf eine Frage, um mehr zu erfahren:

Wie aktiviere ich die Betrachterinfo?

Die Betrachterinfo ist eventuell bereits standardmäßig für Ihr Konto aktiviert. Wenn die Betrachterinfo für Ihre Inhalte nicht dargestellt wird, können Sie sie für alle Dateien aktivieren, deren Eigentümer Sie sind:

Dropbox Business-Administratoren

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Betrachterinfo.
  5. Ändern Sie die Auswahl im Dropdown-Menü in Standardmäßig aktiviert.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweis: Wenn Sie Mitglied eines Dropbox Business-Teams sind und Ihr Administrator die Betrachterinfo deaktiviert hat, bitten Sie Ihren Administrator, dieses Feature zu aktivieren.

Nutzer von Dropbox Plus und Basic

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Schalten Sie die Option Betrachterinfo für all meine Dateien aktiv auf Ein.

Wenn die Betrachterinfo für Ihr Konto deaktiviert ist, können Sie sie für einzelne Dateien und Ordner aktivieren:

Freigegebene Dateien

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Suchen Sie die gewünschte Datei.
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Klicken Sie auf Dateieinstellungen.
  5. Wählen Sie neben Zeigen, wer auf diese Datei zugegriffen hat? die Option Anzeigen aus.
  6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Freigegebene Ordner

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Suchen Sie den gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Klicken Sie auf Ordnereinstellungen.
  5. Wählen Sie neben Zeigen, wer auf diesen Ordner zugegriffen hat? die Option Anzeigen aus.
  6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Wie deaktiviere ich die Betrachterinfo für mein gesamtes Konto?

Wenn die Betrachterinfo für Ihre Inhalte generell nicht angezeigt werden soll, können Sie sie deaktivieren:

Dropbox Business-Administratoren

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Betrachterinfo.
  5. Ändern Sie die Auswahl im Dropdown-Menü in Standardmäßig deaktiviert oder Vollständig deaktiviert. Wenn Sie die Einstellung Standardmäßig deaktiviert wählen, können Teammitglieder die Betrachterinfo für Dateien und Ordner aktivieren, deren Eigentümer sie sind.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweis: Wenn Sie Mitglied eines Dropbox Business-Teams sind, legt Ihr Administrator die Standardeinstellung für Ihr Team fest. Wenn die Betrachterinfo Standardmäßig aktiviert oder Standardmäßig deaktiviert ist, können Sie die Einstellung für einzelne Dateien und Ordner ändern, deren Eigentümer Sie sind.

Nutzer von Dropbox Plus und Basic

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Schalten Sie die Option Betrachterinfo für all meine Dateien aktiv auf Aus.

Hinweis: Wenn Sie die Einstellung Aus wählen, können Sie die Betrachterinfo für spezifische Dateien oder Ordner einschalten, deren Eigentümer Sie sind.

Auf welchen Plattformen wird die Betrachterinfo unterstützt?

Ob ein Nutzer eine freigegebene Datei derzeit betrachtet, können Sie auf dropbox.com oder in der mobilen Dropbox-App sehen. Wenn ein Nutzer das Dropbox-Badge in Verbindung mit einer Microsoft Office-Datei nutzt, sehen Sie, wenn der Nutzer die Datei gerade geöffnet hat. 

Mitglieder von Dropbox Business-Teams mit Advanced-, Enterprise- und Education-Abos können sehen, wenn ein Nutzer eine Datei auf dropbox.com, über eine der mobilen Dropbox-Apps oder über die Dropbox-Desktopanwendung geöffnet hat.

Windows-Nutzer sehen, wenn andere Nutzer Dateien in den meisten Anwendungen geöffnet haben.

Unter Mac OS X ab Version 10.9 sehen Sie es, wenn Nutzer Dateien mit folgenden Programmen geöffnet haben:

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 & 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 & 2016
  • Microsoft Word 2011 & 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Voransicht
  • TextEdit

Wie hat jemand Zugriff auf eine Datei erhalten?

Nutzer freigegebener Ordner mit Bearbeitungszugriff können andere Nutzer zu diesem Ordner einladen. Klicken Sie auf Freigeben, um zu sehen, welche Zugriffsberechtigung (Lese- oder Bearbeitungszugriff) ein Nutzer hat. 

Eigentümer eines freigegebenen Ordners können einschränken, wer andere Nutzer zu diesem Ordner einladen kann.

Wenn Sie einen Gast sehen, kann dieser ausschließlich über den Link auf die Datei zugreifen. Bei einem Gast kann es sich auch um jemanden handeln, der Zugriff auf eine Datei hat, der aber gerade nicht angemeldet ist und daher einen freigegebenen Link für den Zugriff nutzt.

Warum sehe ich einen Nutzer nicht, dem ich Zugriff gewährt habe?

Wenn mehr als vier Nutzer eine Datei geöffnet haben, sehen Sie ein Symbol mit einer Zahl darauf. Daran können Sie ablesen, wie viele Nutzer die Datei geöffnet haben. Klicken Sie auf das Symbol, um alle Nutzer mit Zugriff auf die Datei zu sehen.

Wenn Sie die gesuchte Person nicht sehen, hat diese die Datei entweder noch nicht angesehen oder sie hat die Datei geöffnet, ohne angemeldet zu sein. Nicht angemeldete Nutzer werden als Gast angezeigt, wenn sie den Inhalt betrachten. 

Als Mitglied eines Dropbox Business-Teams mit Advanced-, Education- oder Enterprise-Abo sehen Sie den gesamten Verlauf, d. h. wann und wie oft ein Nutzer eine Datei geöffnet hat.

Administratoren von Dropbox Business-Teams: Kann ich auf die Betrachterinfo zugreifen?

Ja, Administratoren von Dropbox Business-Teams können die Betrachterinfo in den Aktivitätsprotokollen sehen.

Weitere Informationen

Einstellungen für die Betrachterinfo 

Wenn die Betrachterinfo für einen freigegebenen Ordner deaktiviert ist, gilt dies auch für den gesamten Inhalt des Ordners. Nur der Eigentümer kann die Betrachterinfo für einzelne Dateien im freigegebenen Ordner aktivieren. 

Wenn die Betrachterinfo für einen freigegebenen Ordner aktiviert ist, gilt dies nur für Dateien, für die die Betrachterinfo nicht speziell deaktiviert wurde.

Wenn die Betrachterinfo für einen freigegebenen Ordner aktiviert wurde, können Nutzer mit Bearbeitungszugriff die Betrachterinfo für einzelne Dateien im Ordner deaktivieren.

Inhalte verschieben

Wenn Sie eine Datei in einen freigegebenen Ordner verschieben, gilt dieselbe Betrachterinfo-Einstellung wie für den freigegebenen Ordner. Wenn Sie eine Datei in einen freigegebenen Ordner verschieben, dessen Eigentümer Sie nicht sind, kann es sein, dass der Eigentümer andere Einstellungen für die Betrachterinfo gewählt hat.

Hinweis: Wenn Sie die Betrachterinfo-Einstellung für Ihre Datei vor dem Verschieben geändert haben, wird die gewählte Einstellung beibehalten.

Einem Team beitreten

Wenn Sie einem Dropbox Business-Team beitreten, gilt die Betrachterinfo-Einstellung des Teams auch für Ihr Konto.

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