Ein Paper-Dokument freigeben und Zugriffsberechtigungen festlegen

Ein Paper-Dokument kann auf zwei verschiedenen Wegen für andere Nutzer freigegeben werden:

  • Über die Schaltfläche Einladen am oberen Rand des Dokuments
  • Durch Versenden eines Links zum Dokument (funktioniert genauso wie ein freigegebener Dropbox-Link)

Hier erfahren Sie Näheres über die Freigabe von Paper-Ordnern und Freigabebenachrichtigungen.

Freigabe über die Schaltfläche „Einladen“

  1. Klicken Sie in einem Paper-Dokument auf die blaue Schaltfläche Einladen am oberen Rand des Dokuments.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person (oder Personen) ein, für die Sie das Dokument freigeben möchten. Falls gewünscht, können Sie auch eine Nachricht dazu schreiben.
  3. Wählen Sie die Zugriffsberechtigungen aus, die die eingeladenen Nutzer haben sollen:
    • Kann kommentieren: Der Nutzer kann Ihre Inhalte kommentieren
    • Can edit (Darf bearbeiten): Der Nutzer darf Inhalte hinzufügen, bearbeiten oder löschen und andere Nutzer zu dem Dokument einladen
  4. Klicken Sie auf Send (Senden).

Hinweis. Wenn Sie eine Einladung an die sekundäre E-Mail-Adresse eines Nutzers senden, erscheint im Dropdown-Menü Einladen trotzdem dessen primäre Adresse.

Freigabe innerhalb eines Teams

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Inhalte innerhalb eines Unternehmens freizugeben:

  • Speichern Sie Ihr Dokument in einem neuen oder bestehenden Ordner in Paper
    • Dadurch wird das Dokument automatisch für das gesamte Unternehmen sichtbar und kann über die Ordneransicht aufgerufen werden
  • Laden Sie einzelne Nutzer dazu ein, das Dokument anzusehen oder zu bearbeiten
    • Wenn Sie Nutzern eine Bearbeitungsberechtigung erteilen, können diese auch weitere Nutzer zu dem Dokument einladen
  • Geben Sie im Freigabebereich (dem Fenster, das nach Klicken auf die blaue Schaltfläche Einladen erscheint) eine Mailingliste ein, um das Dokument für eine große Gruppe freizugeben
  • Versenden Sie per E-Mail oder Chat-App einen Link zu dem Dokument an die gewünschten Personen (so, wie Sie es mit einem freigegebenen Dropbox-Link machen würden)
    • Wenn Links für das Dokument deaktiviert wurden, ist diese Option nicht verfügbar

Freigabe an teamfremde Nutzer

Unter folgenden Voraussetzungen können Sie ein Dokument für teamfremde Nutzer freigeben:

  • Sie haben das betreffende Dokument selbst erstellt oder haben eine Bearbeitungsberechtigung dafür
  • Ihr Team-Administrator hat die Freigabe für teamfremde Nutzer aktiviert

Wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie über die Schaltfläche Einladen teamfremde Nutzer zur gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments einladen. Ist der Zugriff per Link aktiviert, können Sie auch einen Link senden. Empfänger ohne Dropbox Paper-Konto werden aufgefordert, eines zu erstellen, bevor sie das Dokument ansehen können.

Sie sind Team-Administrator? Erfahren Sie, wie Sie diese Einstellungen für Ihr Team anpassen.

Zugriff per Link deaktivieren

Standardmäßig ist ein neues Dokument privat und nicht freigegeben. Sobald Sie das Dokument für andere freigegeben haben, können Sie die Freigabe einschränken, indem Sie den Zugriff per Link deaktivieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur diejenigen Nutzer auf das Dokument zugreifen können, die Sie selbst dazu eingeladen haben.

  1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Einladen.
  2. Klicken Sie neben der Einstellung für den Linkzugriff auf Linkeinstellungen.
  3. Ändern Sie die Freigabeeinstellungen des Dokuments, damit nur diejenigen darauf zugreifen können, die Sie dazu einladen.
  4. Wählen Sie aus, ob Nutzer mit dem Link das Dokument bearbeiten oder nur kommentieren können.
  5. Klicken Sie auf den blauen Button Done (Fertig).

Nutzer aus einem Dokument entfernen

Wenn Sie ein Dokument selbst erstellt oder eine Bearbeitungsberechtigung dafür haben, können Sie einzelne Nutzer aus dem Dokument entfernen. Beachten Sie allerdings: Wenn der Zugriff per Link aktiviert ist, kann ein Nutzer mit dem Link auch dann noch auf das Dokument zugreifen, nachdem er entfernt wurde. Wenn die Freigabeeinstellungen des Dokuments jedoch nur auf eingeladene Nutzer beschränkt sind, kann der betreffende Nutzer nicht mehr auf das Dokument zugreifen, nachdem er entfernt wurde.

So entfernen Sie einen Nutzer aus dem Dokument:

  1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Einladen am oberen Rand Ihres Paper-Dokuments.
  2. Blättern Sie nach unten zu dem gewünschten Nutzer.
  3. Ändern Sie die Freigabeeinstellung im Dropdown-Menü neben dem Namen des Nutzers.
  4. Klicken Sie auf den Button Remove (Entfernen).

Standardberechtigungen für Paper-Dokumente

Paper-Dokumente werden mit bestimmten Standardberechtigungen erstellt, die davon abhängen, wo Sie das Dokument erstellt haben. Sie können Dokumente mit folgenden Merkmalen erstellen:

  • Nicht abgelegt: Nicht abgelegte Dokumente sind nicht in Ordnern abgelegt
  • In Ordnern: Ordner können entweder nur auf Einladung zugänglich oder Team-Ordner sein (diese stehen allerdings nur Dropbox-Teams zur Verfügung) 

Die Berechtigungen für einzelne Dateien bzw. Ordner können Sie ändern, indem Sie im Dokument auf Einladen oder im Ordner auf Freigeben klicken.

Welche Standardberechtigungen für Ihre Dokumente gelten, hängt davon ab, wie Sie Dropbox nutzen und wo das jeweilige Dokument abgelegt ist.

Teammitglieder

 

Nicht abgelegt (nicht in einem Ordner)

Team-Ordner

Ordnerzugriff nur auf Einladung

Wer sieht das Dokument nach einer Suche?

Nur der Verfasser

Alle Teammitglieder

Alle Nutzer des Ordners

Wer kann das Dokument mit dem Link öffnen?

Alle Teammitglieder

Alle Teammitglieder

Alle Teammitglieder

Welche Berechtigungen haben diese Nutzer?

Kann bearbeiten

Kann bearbeiten

Kann bearbeiten


Privatnutzer

 

Nicht abgelegt (nicht in einem Ordner)

Ordner

Wer sieht das Dokument nach einer Suche?

Nur der Verfasser

Alle Nutzer des Ordners

Wer kann das Dokument mit dem Link öffnen?

Jeder

Jeder

Welche Berechtigungen haben diese Nutzer?

Kann bearbeiten

Kann bearbeiten

Standardberechtigungen ändern

Team-Administratoren

In Dropbox Business können Team-Administratoren die Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente festlegen. 

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Paper.
  5. Setzen Sie die Option Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente auf Jeder oder auf Nur Team.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Privatnutzer und Teammitglieder

Die Standardberechtigungen für Dokumente lassen sich nicht ändern. Die Berechtigungen für einzelne Dateien bzw. Ordner können Sie dagegen ändern, indem Sie im Dokument auf Einladen oder im Ordner auf Freigeben klicken.

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