Ein Paper-Dokument freigeben und Zugriffsberechtigungen festlegen

Ein Paper-Dokument kann auf zwei verschiedenen Wegen für andere freigegeben werden:

  • Über die Schaltfläche Einladen am oberen Rand jedes Dokuments
  • Durch Versenden eines Links zum Dokument (funktioniert genauso wie ein freigegebener Dropbox-Link)

Hier erfahren Sie Näheres über die Freigabe von Paper-Ordnern und Freigabebenachrichtigungen.

Freigabe über die Schaltfläche „Einladen“

  1. Klicken Sie in einem Paper-Dokument auf die blaue Schaltfläche Einladen am oberen Rand des Dokuments.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person (oder Personen) ein, für die Sie das Dokument freigeben möchten. Falls gewünscht, können Sie auch eine Nachricht dazu schreiben.
  3. Wählen Sie die Zugriffsberechtigungen aus, die die eingeladenen Nutzer haben sollen:
    • Kann kommentieren: Der Nutzer kann Ihre Inhalte kommentieren
    • Can edit (Darf bearbeiten): Der Nutzer darf Inhalte hinzufügen, bearbeiten oder löschen und andere Nutzer zu dem Dokument einladen
  4. Klicken Sie auf Send (Senden).

Freigabe innerhalb eines Teams

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Inhalte innerhalb eines Unternehmens freizugeben:

  • Speichern Sie Ihr Dokument in einem neuen oder bestehenden Ordner in Paper. Dadurch wird das Dokument automatisch für das gesamte Unternehmen sichtbar und kann über die Ordneransicht aufgerufen werden.
  • Laden Sie einzelne Nutzer dazu ein, das Dokument anzusehen oder zu bearbeiten. Wenn Sie anderen Nutzern eine Bearbeitungsberechtigung erteilen, können sie auch andere Nutzer zu dem Dokument einladen.
  • Geben Sie im Freigabebereich (dem Fenster, das nach Klicken auf die blaue Schaltfläche Einladen erscheint) eine Mailingliste ein, um das Dokument für eine große Gruppe freizugeben.
  • Versenden Sie per E-Mail oder Chat-App einen Link zu dem Dokument an die gewünschten Personen (so, wie Sie es mit einem freigegebenen Dropbox-Link machen würden). Wenn Links für das Dokument deaktiviert wurden, ist diese Option nicht verfügbar.

Freigabe an teamfremde Nutzer

Unter folgenden Voraussetzungen können Sie ein Dokument für teamfremde Nutzer freigeben:

  • Sie haben das betreffende Dokument selbst erstellt oder haben eine Bearbeitungsberechtigung dafür
  • Ihr Team-Administrator hat die Freigabe für teamfremde Nutzer aktiviert

Wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie über die Schaltfläche Einladen teamfremde Nutzer zur gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments einladen. Ist der Zugriff per Link aktiviert, können Sie auch einen Link senden. Empfänger ohne Dropbox Paper-Konto werden aufgefordert, eines zu erstellen, bevor sie das Dokument ansehen können.

Sie sind Team-Administrator? Erfahren Sie, wie Sie diese Einstellungen für Ihr Team anpassen.

Zugriff per Link deaktivieren

Standardmäßig ist ein neues Dokument privat und nicht freigegeben. Sobald Sie das Dokument für andere freigegeben haben, können Sie die Freigabe einschränken, indem Sie den Zugriff per Link deaktivieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur diejenigen Nutzer auf das Dokument zugreifen können, die Sie selbst dazu eingeladen haben.

  1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Einladen.
  2. Klicken Sie neben der Einstellung für den Linkzugriff auf Linkeinstellungen.
  3. Ändern Sie die Freigabeeinstellungen des Dokuments, damit nur diejenigen darauf zugreifen können, die Sie dazu einladen.
  4. Wählen Sie aus, ob Nutzer mit dem Link das Dokument bearbeiten oder nur kommentieren können.
  5. Klicken Sie auf den blauen Button Done (Fertig).

Nutzer aus einem Dokument entfernen

Wenn Sie ein Dokument selbst erstellt oder eine Bearbeitungsberechtigung dafür haben, können Sie einzelne Nutzer aus dem Dokument entfernen. Beachten Sie allerdings: Wenn der Zugriff per Link aktiviert ist, kann ein Nutzer mit dem Link auch dann noch auf das Dokument zugreifen, nachdem er entfernt wurde. Wenn die Freigabeeinstellungen des Dokuments jedoch nur auf eingeladene Nutzer beschränkt sind, kann der betreffende Nutzer nicht mehr auf das Dokument zugreifen, nachdem er entfernt wurde.

So entfernen Sie einen Nutzer aus dem Dokument:

  1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Einladen am oberen Rand Ihres Paper-Dokuments.
  2. Blättern Sie nach unten zu dem gewünschten Nutzer.
  3. Ändern Sie die Freigabeeinstellung im Dropdown-Menü neben dem Namen des Nutzers.
  4. Klicken Sie auf den Button Remove (Entfernen).
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