VPN

Wie richte ich VPN als Lösung für den gemeinsamen Dateizugriff ein?

Um wirklich von der bequemen Handhabung und Sicherheit eines VPN-Zugriffs zu profitieren, sind eine sorgfältige Konfiguration und laufende Wartung erforderlich. Die meisten Unternehmen müssen eine IT-Fachkraft mit dieser Aufgabe betrauen.

VPN

  • Sie kaufen mit Unterstützung Ihrer IT-Abteilung einen VPN-Server.
  • Ihre IT-Abteilung richtet für jeden Nutzer ein eigenes VPN-Konto ein.
  • Mit Unterstützung Ihrer IT-Abteilung kaufen Sie einen Dateiserver zur Verwendung mit VPN.
  • Sie erstellen einen freigegebenen Ordner auf dem Dateiserver und erteilen den gewünschten Nutzern Zugriffsberechtigungen.
  • Sie installieren einen VPN-Client auf den Computern aller Nutzer und konfigurieren den Zugriff.
  • Sie ordnen dem freigegebenen Netzwerkordner auf jedem einzelnen Nutzercomputer ein Laufwerk zu.

Dropbox

  • Registrieren Sie sich bei Dropbox
  • Laden Sie die Dropbox-Anwendung herunter

Neben der Konfiguration des VPN-Servers muss die IT-Abteilung für jeden Nutzer ein eigenes Konto erstellen und Berechtigungen für die freigegebenen Ordner auf den Dateiservern vergeben. Zudem müssen die Leistung überwacht, das Eindringen von Malware verhindert und neue Benutzer in der Verwendung des VPN-Zugriffs geschult werden.

Sowohl VPN als auch Dropbox können für die Dateifreigabe verwendet werden, z. B. mithilfe freigegebener Ordner. Die Einrichtung eines solchen Ordners ist jedoch mit Dropbox um ein Vielfaches intuitiver. Sie benötigen dazu keinerlei technisches Fachwissen, und um ein Nutzerkonto zu erstellen, müssen Sie einfach nur eine E-Mail-Adresse eingeben. Außerdem muss Ihr Team nicht großartig in der Bedienung einer neuen Software geschult werden.


Wie gebe ich eine Datei für ein Teammitglied frei?

Mit VPN kann Ihr Team auf die freigegebenen Dateien zugreifen, als seien diese lokal auf der Festplatte gespeichert. Sie können die Dateien direkt bearbeiten und müssen sie – anders als beim FTP-Server – nicht jedes Mal manuell von Ihrem Server herunter- und wieder hochladen. Der Nachteil dabei ist, dass alle Interaktionen über eine Netzwerkverbindung erfolgen. Die Leistung ist also unmittelbar von der bestehenden Internetverbindung und der Fähigkeit des VPN-Servers abhängig, eingehende Anforderungen zu verarbeiten.

VPN

  • Sie starten die VPN-Software.
  • Sie geben die Serveradresse sowie den Nutzernamen und das Kennwort Ihres VPN-Kontos ein.
  • Nun müssen Sie warten, bis der VPN-Server Ihre Anmeldeinformationen authentifiziert.
  • Sie stellen eine Verbindung zum Dateiserver her.
  • Jetzt können Sie die Datei zum zuvor erstellten freigegebenen Netzlaufwerk hinzufügen.
  • Die Datei wird automatisch in den freigegebenen Netzlaufwerken aller Teammitglieder angezeigt.
  • Wenn ein Nutzer die Datei bearbeitet, stehen die Änderungen automatisch auch dem Rest des Teams zur Verfügung.

Dropbox

  • Sie erstellen in Ihrer Dropbox einen neuen Ordner zur gemeinsamen Nutzung durch das gesamte Team.
  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner und geben ihn für Teammitglieder frei.
  • Sie speichern die gewünschte Datei im freigegebenen Dropbox-Ordner auf Ihrem Rechner.
  • Die Datei wird daraufhin auch in den Dropbox-Ordnern aller anderen Teammitglieder angezeigt.
  • Wenn ein Teammitglied die Datei bearbeitet, wird die Datei auch in den Ordnern aller anderen Nutzer automatisch auf diese Version aktualisiert.

Oberflächlich betrachtet bieten Dropbox und VPN bei der Dateifreigabe ähnliche Funktionen: Dateien können direkt bearbeitet werden (sie müssen nicht heruntergeladen werden) und Änderungen werden automatisch in den freigegebenen Ordnern Ihres Teams angezeigt. Bei Dropbox erhält jedoch jeder Nutzer eine eigene lokale Kopie jedes Dokuments und kann dadurch Dateien sehr viel einfacher durchsuchen und bearbeiten.

Im Gegensatz zu VPN, das die Interaktion mit den Dateien nur bei bestehender Netzwerkverbindung zulässt, können Sie mit Dropbox Dateien auch offline bearbeiten und darauf zugreifen. Dropbox lädt dann alle Änderungen hoch, sobald Sie wieder online sind. Wenn mehrere Nutzer gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten, erstellt Dropbox außerdem in Konflikt stehende Kopien, anstatt die anderen Nutzer auf Leseberechtigungen zu beschränken.


Wie gebe ich eine Datei für einen Kunden frei?

Das Freigeben von Dateien für Kunden kann sich über VPN schwierig gestalten. Sicherlich möchten Sie vermeiden, dass unternehmensfremde Nutzer ohne Einschränkung auf ihr gesamtes Netzwerk zugreifen können. Es ist sowohl einfacher als auch sicherer, Dropbox oder ein anderes System für den gemeinsamen Dateizugriff mit Kunden einzurichten.

Wenn VPN jedoch Ihre einzige Wahl ist, können Sie SSL-VPN (Secure Sockets Layer) verwenden. Anhand dieser selteneren Form des Standards kann Ihr Systemadministrator den Zugriff auf bestimmte Server oder Dateien in Ihrem privaten Netzwerk beschränken.

VPN

  • Sie lassen durch Ihre IT-Abteilung rechtzeitig prüfen, ob Ihr Server als SSL-VPN konfiguriert werden kann.
  • Ihre IT-Abteilung erstellt für Ihren Kunden ein SSL-VPN-Konto, über das der Kunde ausschließlich auf die benötigten Server und Dateien zugreifen kann.
  • Jetzt können Sie Ihrem Kunden die Anmeldeinformationen für sein VPN-Konto übermitteln.
  • Ihre Kunden können sich über einen beliebigen Webbrowser bei Ihrem SSL-VPN anmelden.
  • Alle für den Kunden bestimmten Ressourcen, einschließlich aller Dateiserver, freigegebenen Ordner und Dateien, werden in der Weboberfläche angezeigt.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Dropbox-Link freigeben aus, um einen Freigabelink zu erstellen.
  • Sie senden den Link an Ihren Kunden. Dieser kann die Datei in jedem beliebigen Webbrowser ansehen oder herunterladen.

Mithilfe der freigegebenen Links von Dropbox können Sie genau bestimmen, welche Dateien Ihre Kunden sehen können. Der Zugriff erfolgt einfach durch einen Klick auf den Link – der umständliche Einsatz von VPN-Lösungen kann also umgangen werden. Wenn Sie Dropbox Pro oder Dropbox Business nutzen, können Sie bei der Freigabe eines Links außerdem ein Kennwort und eine Gültigkeitsdauer festlegen. Und wenn Sie dem Empfänger den Zugriff auf ein Dokument wieder entziehen möchten, deaktivieren Sie den Link einfach.


Wie gebe ich große Dateien frei?

Mit großen Dateien können Sie über VPN unter Umständen nicht effizient arbeiten. Wenn Sie eine große Datei speichern, wird jedes Mal der gesamte Inhalt der Datei über die VPN-Verbindung an das private Netzwerk gesendet.

Eine mögliche Lösung besteht darin, die Datei vom Netzlaufwerk auf ein lokales Laufwerk zu verschieben, bevor Sie damit arbeiten, und sie wieder auf dem Netzlaufwerk speichern, wenn Sie damit fertig sind. Daraus ergibt sich jedoch dieselbe ineffiziente Vorgehensweise wie bei FTP-Servern (umständliches Herunter-/Hochladen) und die Synchronisierung der Dateien mit Ihrem Team wird erschwert.

VPN

  • Für die Übertragung von Dateien über VPN gibt es keine Dateigrößenbeschränkungen.
  • Aufgrund der Internetabhängigkeit einer VPN-Verbindung können Sie möglicherweise nicht sicher mit großen Dateien arbeiten.
  • Große Dateien müssen nach jeder Änderung erneut vollständig gesendet werden.

Dropbox

  • Bei der Dropbox-Anwendung gibt es keine Größenbeschränkungen für das Hochladen von Dateien.
  • Bei der Synchronisierung werden nur die geänderten Teile einer Datei an Dropbox gesendet.

Der integrierte Versionsverlauf von Dropbox zeichnet jede Änderung unbemerkt im Hintergrund auf. Sie können den gesamten Versionsverlauf eines Dokuments mit nur wenigen Klicks abrufen. Dadurch wird sichergestellt, dass Informationen nicht versehentlich gelöscht werden.


Wie verwalte ich alte Dateiversionen?

Auf einem Dateiserver wird nur eine einzige, aktuelle Version jeder Datei gespeichert. Es gibt keinerlei Funktionen zur Nachverfolgung der Dateiversionen, wodurch die Gefahr des Datenverlusts besteht. Wenn z. B. ein Nutzer einen Teil des Inhalts aus der Datei löscht und dann das Dokument wieder auf den Server hochlädt, sind diese Informationen für immer verloren.

VPN

  • VPN bietet keine Unterstützung für die Dateiversionierung.
  • Zur Lösung dieses Problems werden häufig Dateikopien erstellt und umbenannt, damit die jeweilige Versionsnummer aus dem Dateinamen ersichtlich ist.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Frühere Versionen, um den Versionsverlauf der Datei anzusehen.
  • Sie wählen die gewünschte Version und klicken auf Wiederherstellen.

Wenn Sie Ihre Dateien in Dropbox speichern, wird jede einzelne Speicherung aufgezeichnet. Falls Sie versehentlich wichtige Daten gelöscht haben, können Sie diese mit nur wenigen Klicks wiederherstellen. Genau wie die Dateifreigabe erfolgt dies ganz automatisch – Sie müssen sich also keine Gedanken über die Versionskontrolle machen. Wenn Sie eine frühere Version der Datei ansehen möchten, können Sie diese ganz einfach aufrufen.


Wie greife ich über mein Mobilgerät auf Dateien zu?

Die meisten mobilen VPN-Clients beschränken sich darauf, eine verschlüsselte Verbindung herzustellen. Das ist hilfreich und nützlich, um sicher im Internet zu surfen oder um mit E-Mails oder VoIP zu arbeiten. Für den Austausch von Dateien ist das jedoch nicht ausreichend. In der Regel ist eine weitere Anwendung erforderlich, um ein Netzlaufwerk zuzuordnen und auf die Dateien Ihres Unternehmens zuzugreifen. Einige VPN-Clients müssen sogar von Ihrer IT-Abteilung konfiguriert werden.

VPN

  • Sie nutzen die integrierte VPN-Unterstützung oder installieren eine VPN-App auf Ihrem Mobilgerät.
  • Dann geben Sie die Serveradresse sowie den Nutzernamen und Ihr Kennwort ein, um eine VPN-Verbindung herzustellen.
  • Mithilfe einer Drittanbieter-App ordnen Sie ein Netzlaufwerk zu. Anschließend können Sie auf die Datei genauso zugreifen wie auf Ihre lokal gespeicherten Dateien.
  • Um Dateien zu bearbeiten, benötigen Sie eine stabile Internetverbindung.

Dropbox

  • Sie laden die Dropbox-App für Mobilgeräte herunter.
  • Sie melden sich in Ihrem Konto an und sehen direkt in der Dropbox-App für Mobilgeräte eine Voransicht des jeweiligen Dokuments.
  • Bei mobilen Apps, die über eine Dropbox-Integration verfügen, wie beispielsweise Microsoft Office, werden alle vorgenommenen Änderungen auf allen Geräten synchronisiert.

Mit der Dropbox-App für Mobilgeräte ersparen Sie sich die umständliche Herstellung einer VPN-Verbindung. Sie müssen sich lediglich einmal bei Dropbox anmelden, wenn Sie die App zum ersten Mal öffnen. Anschließend steht Ihnen auf Ihrem Mobilgerät ein voll funktionsfähiges Dateisystem zur Verfügung. Sie können Dateien durchsuchen, sie mit Drittanbieter-Apps bearbeiten und freigegebene Links erstellen – es stehen Ihnen also dieselben Funktionen zur Verfügung wie im freigegebenen Ordner auf Ihrem Computer.

VPN-Software für Mobilgeräte ist zudem besonders anfällig für Verbindungsunterbrechungen (z. B. beim Durchfahren eines Tunnels). Je nachdem, welche VPN-Software und welches Bearbeitungsprogramm Sie verwenden, kann dies unter Umständen dazu führen, dass Sie ohne stabile Verbindung nicht mit Ihren Dateien arbeiten können. Mit Dropbox ist dieses Problem hinfällig, denn Sie können Ihre Dateien einfach herunterladen und auch offline daran arbeiten.