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El estudio de diseño internacional usa Dropbox Business para compartir proyectos con grandes cantidades de archivos. De este modo, puede compartir elementos sin inconvenientes con clientes y colaboradores independientes de todo el mundo.

Resultados clave de 401

Acceso simple y organizado a los archivos de los proyectos

Uso compartido rápido y sencillo con clientes y colaboradores independientes de todo el mundo

Sincronización de archivos sencilla y fiable para mejorar la colaboración, que incluye actualizaciones instantáneas de lo que se muestra en los tableros de medios

El desafío

La búsqueda de un espacio centralizado

Los modelos arquitectónicos pueden tener un tamaño pequeño, pero son grandes en su misión: comunicar la visión total de un proyecto de desarrollo inmobiliario. Para alcanzar este elevado objetivo, 401 debe recopilar información que incluye desde redes de transporte y tipos de viviendas hasta acueductos y futuras construcciones y, para comunicar estos detalles, es necesario compartir grandes cantidades de archivos con muchísimos socios. Según Matthew Quinn, director de 401, la empresa "tuvo problemas para transmitir y compartir la información durante años", y usaba principalmente unidades de almacenamiento portátiles y sitios de FTP que no siempre eran accesibles para los clientes de la empresa. Después de obtener información acerca de Dropbox, Quinn decidió probarlo para compartir archivos con algunos de sus compañeros de trabajo. Vio rápidamente que sus colegas podían compartir archivos con clientes y socios con más facilidad y que, en general, estaban más organizados. Poco después, todo el equipo de Quinn comenzó a usar Dropbox Business, y el resto de la empresa siguió el ejemplo. "Comenzamos a usar Dropbox Business de lleno y muy rápidamente", señala Quinn. "Funcionó tan bien desde el principio que queríamos usarlo para todo".

"Dropbox Business es un espacio centralizado que conecta a nuestra empresa interna y externamente".

La solución

Echar los cimientos

Solo una de las exhibiciones o uno de los modelos arquitectónicos que produce 401 requiere de cientos de bocetos y grandes cantidades de iteraciones. Es muy necesario contar con un almacenamiento de archivos sencillo y de fácil acceso. Uno de los principales motivos por los cuales Dropbox Business se adoptó tan rápidamente en 401 fue que se trata de una solución que se puede ampliar para organizar grandes cantidades de datos para enormes proyectos. Por ejemplo, el proyecto actual de la empresa para King's Cross en Londres cubre más de 700 000 metros cuadrados de tierra y se llevará cabo durante 15 años. Se están por terminar solamente alrededor de un cuarto de los edificios que se encuentran dentro del área del proyecto y, como observa Quinn: "Hay muchísima información que se sigue modificando. Usamos Dropbox Business para conservar toda la información en un espacio centralizado, organizada por fecha de recepción, para que todos puedan hacer un seguimiento de los cambios de forma precisa". A medida que los proyectos actuales de la empresa se sigan desarrollando y lleguen nuevos proyectos, Dropbox Business será fundamental para el desarrollo, no solo porque permite centralizar todos los datos, sino porque permite mantenerlos al alcance de todos durante el tiempo que sea necesario. "Dropbox Business es un espacio centralizado que conecta a nuestra empresa interna y externamente", afirma Quinn. "Podemos trabajar en un proyecto un año y, cinco años después, es posible que nos pidan que trabajemos en el mismo proyecto nuevamente. Se espera que conservemos esa información. Gracias a Dropbox, podemos hacerlo".

"Comenzamos a usar Dropbox Business de lleno y muy rápidamente. "Funcionó tan bien desde el principio que queríamos usarlo para todo".

Los resultados

Cambiar el panorama con un nuevo modelo

En 401, la innovación se extiende más allá de los diseños. El equipo fue el primero en usar una nueva forma de comunicar los conceptos fundamentales de urbanización y fue más allá de lo que se incluye en un modelo de construcción tradicional. Durante un proyecto para el Consejo de urbanización de Abu Dhabi, 401 elaboró una tablero de televisores para visualizar los modelos. El tablero incluye medios interactivos que permiten agregar color y una historia a la evolución del vecindario. Uno de esos tableros se encuentra en King's Cross y permanecerá allí durante los 15 años del proyecto. Los invitados al Centro de visitantes de King's Cross pueden interactuar con el tablero para visualizar todo tipo de contenido, desde rutas de transporte y ubicaciones de tiendas minoristas hasta datos históricos. Toda esa información se encuentra en archivos que se muestran en el tablero de medios directamente a través de Dropbox Business. Desde su presentación, la tecnología del tablero de medios de la empresa es una solicitud popular entre los clientes. Esto significa que 401 debe tener capacidad para almacenar una gran colección de archivos de visualización multimedia específicos para cada uno de los proyectos. Cuando los clientes tienen nuevas imágenes o nueva información para agregar a los tableros, el equipo suele tener la tarea de realizar actualizaciones muy rápidamente. Las soluciones anteriores requerían que un empleado de 401 viajara al lugar físico donde se encontraba el tablero de medios para actualizar manualmente los archivos de visualización. Gracias a Dropbox, es posible actualizar los archivos de forma remota. "Se sincroniza Dropbox Business y listo. El nuevo archivo se reproduce en un tablero de medios que se encuentra en Copenhague, Abu Dhabi o Nueva York, y nosotros evitamos las complicaciones de tener que coordinar la tecnología de forma remota", exclama Quinn. A los clientes les encanta poder publicar la información más reciente con tanta rapidez, y valoran lo fácil que es compartir los datos actualizados con 401. Dado que muchos de los proyectos de la empresa abarcan años e incluso décadas, la satisfacción de los clientes es muy importante. "Dropbox Business nos permite trabajar más eficientemente con nuestros clientes", expresa Quinn. "El FTP solía ser complicado, pero no recuerdo que ninguna persona haya dicho que no podía usar Dropbox. Aparentemente, funciona a la perfección para todos los departamentos de informática".