La empresa de tecnología del lenguaje usa Dropbox Business para compartir guiones y grabaciones en todo el mundo con facilidad y seguridad, y reducir considerablemente los costos de envío y la pérdida de discos duros.

Resultados clave de Appen

Mayor velocidad en la transferencia de archivos de gran tamaño

Grandes ahorros de tiempo y dinero

Disminución del tiempo dedicado a la resolución de problemas

El desafío

Perdido en la traducción

A fin de capturar patrones de voz, dialectos y pronunciaciones con exactitud para la tecnología de los clientes (como el reconocimiento de voz y los sistemas de voz a texto), Appen suele enviar equipos a África, Asia, Europa y América del Norte. Los empleados pueden pasar hasta seis meses en el campo registrando conversaciones y guiones que representan enormes cantidades de datos. Debido a que algunos clientes de Appen necesitan que los proyectos estén listos en muy poco tiempo, los empleados en el campo deben enviar el material grabado a las oficinas de Appen en los EE. UU., Australia y las Filipinas tan rápidamente como sea posible. Inicialmente, la empresa intentó usar soluciones de FTP manuales, enviar discos duros y hasta trasladar empleados en avión con dispositivos de almacenamiento de datos a fin de asegurar que nada se extraviara ni fuera robado. Pero todos esos métodos representaban problemas de velocidad y eficiencia. Stephen Norris, el vicepresidente de Operaciones para Recursos del Lenguaje de Appen, explica: “Las herramientas que creamos para copiar datos requerían intervención manual y no eran muy confiables. Con diversos husos horarios y dificultades de logística, podíamos demorar tres o cuatro días en coordinar a nuestro equipo de informática con los equipos en el campo. Esto era un gran desperdicio de tiempo”. Durante un proyecto de gran magnitud, Norris pensó que compartir archivos sería mucho más sencillo ”si funcionara en silencio y en segundo plano como Dropbox”. El equipo de desarrollo empresarial de Appen ya usaba Dropbox y había informado excelentes resultados. “Me preocupaba un poco la forma en que Dropbox funcionaría con los grandes volúmenes de datos que transferimos”, admite Norris. “Pero el equipo de desarrollo empresarial indicó que era mucho más rápido que el sistema anterior. Nos dio la seguridad de que Dropbox simplemente funciona”.

"Dropbox Business es muy confiable y sólido. Formo parte de la industria de la tecnología desde la década de 1990, y es sorprendente encontrar un producto que afirme hacer todo esto y que realmente funcione".

Stephen Norris, vicepresidente de operaciones de recursos del lenguaje, Appen

La solución

Sincronización confiable en acción

Norris decidió implementar Dropbox Business con todos los empleados del equipo de recursos del lenguaje y se dio cuenta rápidamente de que Dropbox podía sincronizar terabytes de datos sin problemas. Debido a que la sincronización de Dropbox acelera las transferencias al comenzar a descargar archivos cuando hay cargas en curso, pueden compartirse rápidamente miles de horas de entrevistas en audio con la sede central de Appen en Sídney. "Dropbox nos permite transferir cantidades enormes de datos sin esfuerzos adicionales para nadie", sostiene Norris. "Antes, debíamos preguntar si las transferencias habían funcionado, pero, ahora, al mirar en las carpetas, sabemos con certeza si las carpetas están actualizadas". Estén donde estén los miembros del personal de Appen, o usen los dispositivos que usen, Dropbox Busines los mantiene conectados. En palabras de Norris: "Dropbox Business es muy confiable y sólido. Formo parte de la industria de la tecnología desde la década de 1990, y es sorprendente encontrar un producto que afirme hacer todo esto y que realmente funcione". Aunque los empleados de Appen estén en lugares con acceso lento a Internet (o sin acceso), la sincronización de Dropbox funciona. La tecnología para reanudar automáticamente las transferencias asegura que los archivos se sincronicen por completo. Como explica Norris: "Cuando la conexión a Internet se va y regresa, Dropbox lo detecta y reanuda la sincronización exactamente donde la había dejado".

"Tenemos oficinas en Sídney, Filipinas y Pakistán, con personal en Nueva Zelanda, Australia, Europa y los EE. UU. Intentar coordinar todas estas ubicaciones con una solución distinta a Dropbox Business nos volvería locos".

Stephen Norris, vicepresidente de operaciones de recursos del lenguaje, Appen

Los resultados

Eficiencia en tiempo y costo

Cuando Appen usaba servicios de envío para transportar discos duros, debía gastar decenas de miles de dólares para asegurar que los archivos se entregaran rápidamente. Además, según Norris: "Todo debía incluirse en una copia de seguridad porque, inevitablemente, se perdían discos duros. Era un dolor de cabeza". Dropbox Business evita que Appen se preocupe por perder los archivos y, además, evita que deba pagar gastos de envío. También se eliminan los costos de mano de obra asociados con las soluciones de FTP. "Durante al menos un año, la persona encargada del servidor FTP dedicó aproximadamente un tercio del tiempo a resolver problemas y capacitar a los demás en el uso de la herramienta", agrega Norris. Con Dropbox, los empleados pueden trabajar con mayor productividad y concentrarse en mantener en movimiento los proyectos. Según Norris, Dropbox reduce el tiempo que toma llevar los datos a las oficinas de Appen; esto acelera la velocidad de producción. También reduce el riesgo de que las personas que recopilan datos se adelanten demasiado a las personas que hacen el control de calidad. Esto ayuda a eliminar la necesidad de volver a registrar los datos incorrectos. "Es una excelente aplicación en todos los aspectos", indica. "Tenemos oficinas en Sídney, Filipinas y Pakistán, con personal en Nueva Zelanda, Australia, Europa y los EE. UU. Intentar coordinar todas estas ubicaciones con una solución distinta a Dropbox Business nos volvería locos".

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