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La agencia digital crea contenido memorable e impactantes experiencias en línea para marcas de todo el Sudeste Asiático, y usa Dropbox Business para respaldar la colaboración entre equipos locales y regionales y para mantenerse conectado con sus clientes.

Resultados clave de Bonsey Jaden

Colaboración sencilla gracias a un sistema de archivos muy estructurado

Acceso a todos los archivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo

Facilidad para preservar la confidencialidad gracias a los límites de acceso a los archivos

El desafío

Respaldo de ideales en la nube

Cuando el cofundador y director ejecutivo de Bonsey Jaden, Nic Robertson, decidió formar una nueva clase de agencia de marca digital con sus socios, sabía que la manera en que los empleados administraran y compartieran archivos sería de fundamental importancia para la operación de la empresa. Con un equipo distribuido en seis oficinas, desde Singapur hasta Australia, mantener la coordinación sería esencial para el éxito de la agencia. Robertson tenía experiencia con los servicios de uso compartido de archivos, como WeTransfer y YouSendIt, pero consideraba que esos servicios limitaban muchas de las necesidades de la empresa. Después de explorar otras soluciones de colaboración, Robertson y sus socios se decidieron por Dropbox Business. “Con Dropbox Business fue muy fácil centralizar los archivos, conceder acceso rápido a los documentos y trabajar conforme a nuestra visión de cómo debería funcionar nuestra empresa”.

“Puesto que me permite trabajar sin conexión a Internet, Dropbox Business es uno de mis mejores aliados. Todos los archivos se guardan directamente en mi computadora, se crea una copia de seguridad de ellos en la nube y puedo usarlos en un avión, un aeropuerto o esté donde esté, aunque no tenga conexión a Internet”.

La solución

Procesos creativos sin límites

Debido a que los equipos de Bonsey Jaden, distribuidos por distintas regiones del planeta, suelen trabajar en proyectos de forma conjunta, es fundamental disponer de acceso compartido a los archivos más recientes. A pesar de la distancia entre las distintas oficinas, en ocasiones los equipos deben viajar para trabajar en determinados proyectos. Por ejemplo, cuando la empresa asumió una campaña digital y en redes sociales para el reality de televisión Asia’s Got Talent, envió a un equipo de Filipinas a filmar secuencias de video detrás de escena en Malasia, Indonesia y Tailandia. Gracias a Dropbox Business, el equipo logró cargar y compartir archivos de video al instante para editarlos con sus colegas en la sede central. “Los plazos en televisión son particularmente acotados, y trabajamos con un gran volumen de archivos de gran tamaño”, agrega Robertson. “Sin una solución simple de almacenamiento centralizado de archivos como Dropbox Business, sería muy difícil concretar proyectos como el de Asia’s Got Talent”. Cuando los equipos no logran conectarse con los clientes en el lugar, usan Dropbox Business para compartir archivos de forma externa. Al compartir vínculos y configurar límites de acceso a los archivos, Bonsey Jaden preserva la confidencialidad y respalda la colaboración entre la agencia y los clientes. Según Robertson, usar Dropbox Business de esta forma también le permite a la empresa supervisar el uso compartido con más eficiencia. “El panel de Dropbox Business me permite ver los vínculos que se crean. Esto es muy importante”, señala. ”Con solo mirar el panel, sabemos con precisión qué se comparte con nuestras oficinas y nuestros clientes”.

“Puesto que me permite trabajar sin conexión a Internet, Dropbox Business es uno de mis mejores aliados. Todos los archivos se guardan directamente en mi computadora, se crea una copia de seguridad de ellos en la nube y puedo usarlos en un avión, un aeropuerto o esté donde esté, aunque no tenga conexión a Internet”.

Los resultados

Ejecución de proyectos rápida, con tiempo para descansar

Al centralizar muchas de las operaciones en Dropbox Business, Bonsey Jaden logró ejecutar proyectos con rapidez y mantener equipos reducidos. En palabras de Robertson: “Hago mucho yo mismo. Creé una carpeta en Dropbox a la que todos pueden acceder para almacenar algunos de los procesos de incorporación de nuevos empleados. Cuando un empleado abandona la empresa, soy el encargado de revocar su acceso a los archivos. No necesito contratar a un equipo de informática o a un jefe de seguridad para realizar esa tarea”. Esta agilidad para trabajar se adapta a la forma en que Robertson siempre quiso que Bonsey Jaden funcionara. Robertson explica que él y los otros fundadores pueden administrar de forma personal los equipos grandes, controlar los procesos y proteger la propiedad intelectual a la vez que “descansan plácidamente varias horas todas las noches” debido a que Dropbox Business simplifica en gran medida el flujo de trabajo de la empresa. “Dropbox Business no es una herramienta más”, agrega Robertson. “Comenzamos a usarlo para almacenar archivos, y todo surgió de ahí. Forma parte integral de nuestra empresa”.