El productor de café especial usa Dropbox Business para mantener alineados a sus equipos y cafeterías de toda Australia, y para optimizar la comunicación con los productores de café de todo el mundo.

Campos Coffee, un productor de café

Resultados clave de Campos Coffee

Comunicación más transparente entre empleados

Distribución sencilla de archivos y videos de gran tamaño

Mayor control de acceso a los archivos y más facilidad para desvincular empleados

El desafío

Uso compartido de archivos entre distintos continentes

En su misión de llevar a Australia el mejor café del mundo cultivado de forma sostenible, Campos Coffee ha exportado granos desde Kenia hasta El Salvador, ha abierto plantas tostadoras y oficinas en Nueva Gales del Sur, Queensland y Victoria, y ha impulsado relaciones con operadores de cafeterías de todo el país. Para que la empresa tuviera éxito, fue esencial lograr una conexión eficiente con los empleados y socios de estos sitios —sin embargo, no siempre fue así de fácil—. Al principio, Campos configuró una intranet para compartir archivos entre los miembros del equipo, pero, como afirma el presidente Will Young: “Era una herramienta poco práctica y para nada intuitiva”. El correo electrónico funcionaba con algunos archivos, pero generaba confusión con respecto a las versiones y era un problema con los archivos de gran tamaño que la empresa necesitaba compartir con frecuencia. Después de analizarlo, Campos decidió probar Dropbox Business. Según Rose Cole, asistente ejecutiva de Comunicaciones Internas: “Al cabo de una o dos semanas, implementamos Dropbox Business en toda la empresa. Fue muy sencillo. Algunos miembros de nuestro personal ya tenían Dropbox instalado y, en general, todos sabían cómo usarlo”.

La solución

Vincular la cadena desde cultivadores hasta baristas

Ahora, Dropbox Business le permite a Campos comunicarse con más facilidad, mantener una sola fuente de información fidedigna y eliminar los problemas de versiones de archivos. Las limitaciones anteriores de uso compartido ya no existen —la empresa puede colaborar en recetas y técnicas con los baristas de todo el país, recopilar imágenes a gran escala de miembros del equipo y socios desde Panamá hasta Papúa Nueva Guinea, e incluso pedirles a los productores de Colombia que compartan videos del campo para controlar el estado de los cultivos—. “Gracias a que Dropbox Business nos permitió compartir archivos con tanta facilidad, no fue necesario ampliar el Departamento de Informática a un ritmo acelerado como pensábamos. Aportó a la eficiencia general de la empresa”, agrega Young. Además de simplificar la comunicación y la colaboración, Dropbox Business le permitió a Campos generar copias de seguridad de los archivos y preservar su seguridad con facilidad. Los equipos no tienen que preocuparse por el extravío de archivos en tránsito —y la mayoría de los empleados ya ni siquiera usan el servidor—. Si se desvincula a un miembro del equipo, Campos puede anular el acceso de esa persona a los archivos de inmediato y con facilidad. “Si transferimos a un miembro del personal a otro departamento de nuestra red o si este decide abandonar la empresa, Dropbox Business nos permite suspender o cerrar su cuenta. De este modo, podemos estar absolutamente tranquilos”, explica Young.

Los resultados

Mayor visibilidad, operaciones más rápidas

Al implementar Dropbox Business, Campos puede gestionar las operaciones globales con mayor rapidez. Gracias a que los archivos siempre están actualizados en Dropbox, las actividades de producción y almacenamiento pueden supervisarse en tan solo unos clics. “Todas las mañanas, me levanto y accedo a Dropbox Business, y puedo ver todo lo que sucedió en las últimas veinte horas. Está todo allí de forma clara y precisa”, señala Young. Las mejoras en la visibilidad y la eficiencia general le permitieron a Campos resolver problemas con mayor rapidez y facilitar el funcionamiento de la empresa. “Antes, teníamos que esperar que nos enviaran informes semanales por correo electrónico”, agrega Young. “Gracias a Dropbox Business, recibimos actualizaciones día a día, y podemos hacer un seguimiento del rendimiento de nuestras tiendas o solucionar problemas mucho más rápido. Realmente nos permite administrar toda la empresa con mayor eficiencia”.

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