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Gracias a Dropbox Business, Asana dispone de un sencillo método para aumentar la productividad y mantenerse sincronizado

Asana es una lista de tareas compartida basada en la web que ayuda a las empresas a mantenerse conectadas y organizadas. La aplicación central reduce la necesidad de reuniones y de correos electrónicos con el estado del proyecto. Esto potencia a los equipos para trabajar con mayor eficiencia a fin de lograr las metas. Asana tiene sus oficinas principales en San Francisco y emplea a más de 35 personas con pensamiento innovador.

Una manera de centrarse

Debido a que la productividad es una prioridad para la misión de la empresa, Asana se esfuerza constantemente para que los flujos de trabajo sean tan eficaces como sea posible. Con la idea de mantener la simplicidad en todos los aspectos (incluidos los recursos informáticos), los fundadores de Asana decidieron desde el inicio no hacer una inversión importante en servidores ni en infraestructura. En su lugar, optaron por una estrategia para compartir y almacenar archivos con bajos costos fijos. En gran parte, este abordaje funcionó bien, especialmente porque la empresa podía usar su propio software para mantener organizados y en curso sus proyectos. Sin embargo, a medida que comenzaron a circular más planillas de cálculo, diseños de marketing y documentos, se produjeron problemas con el almacenamiento de archivos. Los empleados comenzaron a usar dispositivos USB y cuentas personales de Dropbox para alojar archivos, pero, con frecuencia, era difícil saber exactamente se habían guardado. El director de Operaciones Empresariales, Kenny Van Zant, señala: "Había archivos por todas partes. Era una pesadilla". El traspaso a Dropbox Business finalmente le ofreció a Asana un lugar centralizado para almacenar los archivos, y la posibilidad de acceder a ellos rápidamente y de colaborar de forma conjunta. Van Zant recuerda: "Instalamos Dropbox, capacitamos a todos con un correo electrónico, migramos nuestras carpetas compartidas más grandes y nunca nos arrepentimos de ello".

Un día cualquiera, alguien puede ir de su escritorio a una computadora portátil ajena en una sala de conferencias. Dropbox nos permite hacerlo sin preocuparnos por cómo trasladar los archivos".

La ampliación de las eficiencias

Ahora, Dropbox Business es una parte integral del flujo de trabajo de Asana. Es el primer paso en el proceso de incorporación de empleados. Además del acceso habitual a los archivos, Dropbox es un lugar para que los empleados busquen las presentaciones principales, las previsiones y hasta la información financiera de Asana. "Dropbox nos ayuda a respaldar una cultura de transparencia total", indica Van Zant. Dropbox Business también permite la movilidad en el lugar de trabajo al ofrecer a los empleados la posibilidad de acceder a los archivos en cualquier computadora. En palabras de Van Zant: "Tenemos computadoras portátiles itinerantes en toda la oficina. Un día cualquiera, alguien puede pasar del escritorio a una computadora portátil ajena en una sala de conferencias. Dropbox nos permite hacerlo sin preocuparnos de cómo trasladar los archivos". Incluso al trabajar desde sus casas, los empleados pueden mantener una conexión rápida y conveniente con Asana a través de Dropbox. Van Zant mismo tiene en su casa dos computadoras sincronizadas con su cuenta de Dropbox de Asana. Según comenta: "Tener acceso a los activos estés donde estés sin estar atado a una máquina o al escritorio es asombroso". Además de usar Dropbox para almacenar y compartir archivos internamente, Asana lo usa para colaborar con personas ajenas a la empresa. Al guardar archivos como documentos legales y presentaciones para la junta directiva en Dropbox, los socios financieros y legales externos, y el personal de Asana pueden intercambiar información sin enviar correos electrónicos. Van Zant valora mucho esta capacidad. "Creo que el correo electrónico es el lugar donde mueren los archivos", bromea. En conjunto con el compromiso de mantener la simplicidad en los procesos internos, el deseo de evitar el correo electrónico significa que los empleados solamente usan el software de Asana y Dropbox para la colaboración. "De este modo, sabemos que las personas trabajan con la información más actualizada y que no desperdiciamos tiempo ni energía", indica Van Zant. "Es muy importante para la eficiencia de la empresa".

Libertad financiera y cultural

Una de las principales ventajas para Asana como consecuencia de la adopción de Dropbox Business es la mejora en las capacidades tecnológicas, sin necesidad de recursos técnicos externos. Van Zant confirma que Dropbox ayudó a Asana a reducir el personal. "Entre el costo de la infraestructura y un salario a tiempo completo, definitivamente ahorramos cientos de miles de dólares", indica. "El retorno sobre la inversión es excelente". Ahora Asana puede hacer hincapié en ampliar el personal en áreas fundamentales que impulsan el crecimiento de la organización. Van Zant considera que, al aumentar la productividad por empleado, Dropbox ayudó a Asana a lograr sus metas con un equipo de menor tamaño. En palabras de Van Zant: "Los beneficios fundamentales se manifiestan en la rentabilidad y la eficiencia por empleado. Y, para nosotros, se trata de métricas clave". Un personal más reducido también le permitió a Asana conservar la cultura sobre la que se constituyó la empresa. Van Zant sostiene que Dropbox Business ayudó a Asana a crecer en el momento oportuno, sin tecnologías ni recursos excesivos que afectaran el progreso. "Se trata de una ventaja intangible, pero que apreciamos mucho", agrega.