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Cliente destacado: BNIM Architects

Dropbox Business le permite a la galardonada firma de arquitectura colaborar fácilmente en grandes archivos de diseño desde cualquier oficina o dispositivo, lo que le permite reducir los plazos de entrega de los proyectos.

EL DESAFÍO

Flujos de trabajo simplificados durante la expansión

BNIM diseña edificios que no solo se ven bien, sino que también ganan premios nacionales de sustentabilidad y eficiencia energética. Este éxito le permitió a la empresa expandirse más allá de la sede central en Kansas City y abrir siete oficinas en los Estados Unidos. No obstante, cuando los empleados de diferentes ubicaciones debían trabajar en equipo, era evidente que los procesos existentes impedían el crecimiento. Cada oficina tenía una unidad de red independiente, lo que dificultaba la colaboración entre los compañeros de trabajo y los consultores de las diferentes ciudades; en especial, cuando trabajaban en archivos complejos, como modelos 3D de Autodesk Revit. "Los plazos de las propuestas llegaban antes de lo previsto, ya que los arquitectos debían cargar los archivos en el servidor la noche anterior a la fecha de entrega", relata Erin Gehle, director de comunicaciones. "Debíamos que planificar los proyectos con amplios márgenes de tiempo solo para la comunicación", cuenta Gehle. Cuando no estaban en la oficina, los arquitectos debían lidiar con un software de VPN y gestión de proyectos, una lucha que se repetía cada vez que alguien pretendía hacer una modificación. "Nuestras herramientas existentes no funcionaban cuando compartíamos modelos de Revit de gran tamaño", indica Paul Waters, director de informática. "Nos veíamos obligados a usar algún otro mecanismo".

Para solucionar estos inconvenientes, los empleados comenzaron a usar sus cuentas personales de Dropbox con sus direcciones de correo electrónico de BNIM. Después de evaluar a varios proveedores de servicios empresariales en la nube, no nos sorprendió que Dropbox Business emergiera como el claro ganador. "Desde un punto de vista independiente de los dispositivos, Dropbox Business era la solución más fácil de usar", declara Waters.

"Eran demasiados los pasos para compartir archivos y colaborar en ellos. Dropbox Business simplificó el proceso, de modo que nuestro flujo de trabajo es mucho más eficiente".

Paul Waters, director de informática, BNIM

LA SOLUCIÓN

Un nuevo plano de colaboración

Para los empleados de BNIM, la implementación de Dropbox Business le confirió mayor fluidez al proceso de transición del concepto a los planos. Gehle afirma que, en lugar de perder horas trabajando en las restricciones de un servidor, los empleados rápidamente inician una solicitud de archivos, que les explica paso a paso a los destinatarios cómo agregar contenido a una carpeta específica. "Cuando un consultor busca una propuesta y desea ver una imagen alternativa, el proceso es muy simple", explica.

Ahora, los equipos de arquitectos e ingenieros crean fácilmente iteraciones de los modelos en carpetas compartidas. Cuando están listos para enviarles imágenes a los clientes, usan vínculos compartidos, que evitan los problemas inherentes a los tipos y tamaños de archivos. Ahora, los empleados de BNIM pueden compartir muchos de estos documentos con sus clientes mediante dispositivos móviles. Esto les permite mostrar fácilmente los conceptos iniciales cuando se encuentran fuera de la oficina. "Trabajar a través del teléfono es una experiencia mucho más fluida, en comparación con tener que cargar un correo electrónico o intentar descargar un archivo", comenta Gehle.

Al migrar a Dropbox Business, BNIM ganó en tranquilidad puesto que los documentos de la empresa siempre están seguros. Según Waters, la Consola de administración es la "gran salvación", porque le ofrece a BNIM un mayor control de los datos por medio de ciertas características, como el borrado remoto, que le permite al Departamento de TI eliminar datos de un dispositivo cuando un empleado abandona la empresa.

"Transformó por completo nuestra capacidad de reaccionar con rapidez. Mejora nuestra reputación de ser responsables y conscientes, y de estar interesados. Y los clientes lo agradecen".

Erin Gehle, director de comunicaciones, BNIM

LOS RESULTADOS

Respuestas más rápidas

Dropbox Business ayuda a los empleados de BNIM a ahorrar tiempo, al igual que los edificios que diseña la firma ayudan a los clientes a ahorrar energía. "Ya no tenemos que esperar largas horas para transferir archivos a través de la red", explica Gehle. Los clientes también advirtieron que logramos reducir los plazos de entrega. "Transformó por completo nuestra capacidad de reaccionar con rapidez. Mejora nuestra reputación de ser responsables y conscientes, y de estar interesados. Y los clientes lo agradecen". El Departamento de TI de BNIM logró un efecto similar en velocidad y eficiencia gracias a Dropbox Business. Según las estimaciones de Waters, el servicio redujo los costos de TI en un 40%. "Por ejemplo, en lugar de preguntarle a un usuario que extravió un archivo ‘¿Cuándo necesitas que lo restaure?’, los usuarios pueden restaurarlos ellos mismos", expresa Waters. Como somos un equipo de TI con gran capacidad para los negocios, el tiempo que ahorramos ayuda a BNIM a mantenerse a la vanguardia. "Nos esforzamos por posicionar a BNIM a la vanguardia de la tecnología y analizamos todas las posibles estrategias que nos permitan optimizar el proceso de diseño", explica Waters. "En consecuencia, esta reducción de los costos fijos es increíble".