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Cliente destacado: Brandt

Esta empresa de construcción facilita el proceso de llamadas de servicio gracias a Dropbox Business y ahorra miles de dólares al año hasta obtener un ROI del 300%.

EL DESAFÍO

Atrapados en un laberinto de documentos

Brandt es testimonio de que todo es más grande en Texas: la empresa, con sede en Dallas, presta servicios mecánicos, eléctricos y de instalación de tuberías a algunos de los edificios comerciales más imponentes del estado. Si bien goza de una comprobada trayectoria de 64 años en servicios de soporte a grandes instalaciones, una parte de su negocio necesitaba reacondicionamiento: el proceso de las llamadas de servicio. Los técnicos llevaban formularios de servicio a las obras y consumían el valioso tiempo de los clientes con tareas de oficina. "Si un técnico se sienta en una camioneta a completar planillas durante una hora, el cliente no estará dispuesto a pagar por ese tiempo", indica Kevin Underwood, analista de negocio de servicios. Al enviar por fax o por correo electrónico los formularios a la sede central, se producían conflictos de versiones, y los documentos no siempre llegaban al departamento correcto. "Al final, facturábamos demasiado poco o directamente no facturábamos", indica Underwood. Después de probar la velocidad de sincronización de diversos proveedores de servicios en la nube, Brandt optó por Dropbox Business para completar la implementación de las tablets de Dell, un socio histórico de la empresa. "Nos decidimos por Dropbox Business porque la sincronización de archivos era superior en las distintas plataformas", expresa Robert Everett, director de informática. "Además, ofrece una característica de recuperación de datos sencilla y eficaz", agrega.

"Era inimaginable alcanzar un ROI del 300% al cabo de 3 años. Realmente superó nuestras expectativas y transformó la forma en que trabajamos".

Kevin Underwood, analista de negocios de servicios

LA SOLUCIÓN

Técnicos y supervisores que trabajan en equipo

Al usar Dropbox Business, Brandt crea una carpeta compartida para cada técnico, con las órdenes de trabajo activas. "En lugar de tener que buscar en cientos de documentos, los técnicos tienen una lista transparente en Dropbox con todo lo que deben hacer ese día", indica Everett. Los técnicos completan los formularios en sus tablets mientras llevan a cabo el trabajo en la obra, y los clientes incluyen una firma digital cuando el trabajo finaliza. Brandt también integró su aplicación personalizada, ServiceTech, con Dropbox. De este modo, es más fácil para los técnicos visualizar sus órdenes de trabajo. A continuación, los formularios se guardan automáticamente en la carpeta compartida correcta de Dropbox. En ese momento, el supervisor recibe una notificación con los cambios que debe aprobar. "Los métodos de comunicación anteriores eran demasiado frustrantes para los miembros del equipo y los clientes", agrega Jennifer Groves, supervisora del negocio de servicios. "La velocidad y la confiabilidad que aporta Dropbox nos ayudan a trabajar más eficientemente en equipo".

Brandt reconoce que Dropbox Business también protege los datos importantes, un requisito fundamental para preservar la confidencialidad de los datos de los clientes. "No tengo que preocuparme por la seguridad de los datos puesto que Dropbox incorpora protocolos de capas para el cifrado y el transporte", afirma Everett.

“Los técnicos son más eficientes, nuestros clientes reciben lo que necesitan con mayor rapidez y obtenemos resultados de formas que eran impensadas al comenzar el proceso".

Jim Stagg, director de Servicios

LOS RESULTADOS

Amortización con beneficios adicionales

Al transformar el proceso de llamadas de servicio de Brandt, logramos amortizar el costo de Dropbox Business en apenas un año; además, ofreció beneficios muy positivos y recurrentes en años posteriores. Los 120 técnicos de Brandt ahorran al menos 15 minutos por llamada al usar Dropbox Business, según los cálculos de la empresa. "El tiempo que dedican los técnicos a una llamada es nuestro recurso más valioso", expresa Jim Stagg, director de Servicios. "Podemos dedicar ese tiempo a para prestar más atención a nuestros clientes". En consecuencia, la empresa logró un aumento considerable de 400 000 USD en la productividad de los técnicos. Esto equivale a un ROI del 300% al cabo de 3 años, si consideramos el costo de Dropbox Business y otras inversiones relacionadas. “Los técnicos son más eficientes, nuestros clientes reciben lo que necesitan con mayor rapidez y obtenemos resultados de formas que eran impensadas al comenzar el proceso", afirma Stagg.

Brandt también usa Dropbox para lograr precisión en los registros contables y, a la vez, maximizar los ingresos. La empresa reconoce un ingreso mensual de 500 000 USD el mes anterior. "Nuestro flujo de efectivo es mucho más transparente; por lo tanto, podemos hacer un seguimiento más efectivo mes a mes", expresa Underwood. Aunque el equipo está satisfecho con los beneficios obtenidos hasta el momento, es muy probable que lo mejor esté por venir. Brandt prácticamente duplicó la cantidad de técnicos durante los últimos dos años, y fue fácil incorporarlos a Dropbox Business. "El sistema es tan directo que nos permite expandirnos rápidamente", agrega Underwood. "El retorno de la inversión seguirá aumentando a medida que se amplíe nuestro equipo", afirma.