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Centric Projects reduce los gastos fijos y logra una alta productividad gracias a Dropbox Business

Centric Projects es una empresa constructora de inmuebles comerciales que aborda las tareas de construcción con innovación, flexibilidad, sustentabilidad y destreza. El portfolio de Centric Projects incluye espacios comerciales, de ventas minoristas, del sector de la salud e institucionales. La empresa se diferencia mediante el uso de un diseño único, del pensamiento creativo y de las tecnologías emergentes.

Los cimientos

Cuando Centric Projects se constituyó en 2010, la empresa estaba conformada por tres socios, Courtney Kounkel, Steve Swanson y Richard Wetzel, que se sentaban en escritorios contiguos en una oficina de alquiler temporario. La colaboración y el uso compartido de archivos eran sencillos: hablaban por encima de la pantalla y se intercambiaban unidades USB.

Sin embargo, el futuro de la interacción en Centric Projects cambió para siempre cuando un compañero de trabajo sugirió que el equipo obtuviera una cuenta de Dropbox. Los tres socios descargaron la aplicación esa misma tarde y comenzaron a usarla con tanta frecuencia que tuvieron que obtener más espacio de almacenamiento en dos semanas.

A medida que aumentó la cantidad de empleados, también creció la necesidad de almacenamiento. Entonces, Swanson transfirió a todos a Dropbox Business. Con prioridades como los gastos fijos y la eficiencia, Swanson exploró otras soluciones (hasta el "doloroso" proceso de cargar archivos en otro producto de almacenamiento en la nube), pero finalmente se decidió por Dropbox. "Dropbox Business es nuestro servidor", explica Swanson. "Todos los datos de nuestra empresa están en Dropbox, y podemos usarlo rápida y fácilmente para compartir un gran volumen de información con una gran cantidad de personas".

"En la construcción, la mejor forma de ser rentable es mantener bajos los gastos fijos. Nuestra estructura se redujo a la mitad o un tercio del tamaño de la estructura de la competencia, en parte gracias a Dropbox Business".

Sencillez y sensatez

Aproximadamente el 75 % del equipo de Centric Projects trabaja en obras. Es fundamental para la empresa disponer de formas confiables de comunicarse y compartir archivos. Dropbox permite que los empleados en las obras y en la oficina se conecten al instante. Por ejemplo, cuando se registran las órdenes de cambios en los proyectos, se almacenan en Dropbox. Esto asegura que quienes las necesitan las tengan al mismo tiempo. Wetzel agrega: "Las personas que trabajan de forma remota simplemente abren Dropbox y es como si estuvieran aquí, con nosotros, en la oficina. Nadie tiene que preocuparse de iniciar sesión a través de un servidor de Citrix. Obtenemos una conexión inmediata, y nuestros archivos están siempre actualizados".

Los miembros del equipo remoto también usan aplicaciones de Dropbox. En lugar de arrastrar computadoras portátiles por todos lados, pueden acceder a los archivos en sus dispositivos iPhone o iPad. Wetzel considera que esta accesibilidad respalda la perspectiva tecnológica de la empresa. "Nuestra empresa no necesita un servidor enorme ni cables por toda la oficina", explica. "La tecnología sirve para simplificar, no para hacer todo más complejo. Ese es uno de los motivos por los cuales usamos Dropbox Business".

Además de usar Dropbox internamente, el personal de Centric Projects usa vínculos compartidos para enviar planos importantes a los contratistas, y para enviar cotizaciones y propuestas a los posibles clientes. Swanson indica: "Al crear una carpeta en Dropbox, puedo compartir archivos de gran tamaño con los contratistas, y ellos pueden enviar los planos de inmediato: los tengo apenas están listos. Es mucho más fácil que usar un sitio de FTP".

La seguridad es un componente clave para la colaboración interna y externa en Centric Projects. Los tres socios habilitaron la autenticación de dos pasos en Dropbox y aprecian la capacidad de desvincular rápidamente computadoras, dispositivos y sesiones de Internet. También se aseguran de que los empleados configuren contraseñas en sus dispositivos móviles y en la aplicación de Dropbox para que nadie pueda acceder a sus archivos. Bromea Wetzel, acerca de la seguridad de los datos: "Prefiero tener los datos en un sistema redundante, seguro y cifrado como Dropbox que en mi oficina y arriesgarme a perder los datos locales. Ahora, si se produjera algún desastre en nuestra oficina, estaríamos trabajando en otra ubicación en 30 minutos o menos".

Ventajas competitivas

Debido a que la construcción es una industria que se basa en los costos variables y a que los ingresos pueden cambiar todos los meses, Centric Projects cree que los gastos fijos bajos son un estándar importante. Al usar Dropbox, Centric Projects puede evitar la contratación de un profesional de informática y la inversión en costosos servidores. En palabras de Wetzel: "En la construcción, la mejor forma de conservar la rentabilidad es mantener bajos los gastos fijos. Nuestra estructura tiene entre la mitad y un tercio del tamaño de la estructura de la competencia, en parte gracias a Dropbox. Los competidores tienen sistemas heredados que dificultan la eficiencia y aumentan los costos. Hoy en día, no tiene sentido comprar un servidor".

Otra ventaja de Centric Projects sobre la competencia es la capacidad de los empleados de trabajar con rapidez y eficacia en las obras. Debido a que los empleados de muchas otras empresas constructoras trabajan de forma remota mediante sistemas basados en servidores, no pueden acceder a los datos a la misma velocidad que los de Centric Projects. Kounkel, cuyo equipo trabaja principalmente en obras, sostiene: "Sinceramente, Dropbox define la actualidad de la tecnología en nuestra empresa".

Dropbox es tan importante para los procesos y para la productividad de Centric Projects que parece que la aplicación se hubiera fabricado para esta empresa. Swanson admite: "Probablemente la palabra más mencionada en nuestra empresa sea 'Dropbox'. Todos sabemos usarlo; ya es parte de nuestra cultura".