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Cliente destacado: Cleveland Community College

Dropbox Education ayuda a la universidad de Carolina del Norte a optimizar su abordaje educativo al permitirle al personal trabajar en distintos dispositivos, lo que reduce las tareas informáticas y administrativas.

EL DESAFÍO

En busca de una forma más eficiente de acceder a los archivos y de compartirlos

Para preparar a los más de 13 000 alumnos universitarios y de formación continua para el futuro, Cleveland Community College siempre adoptó tecnología de vanguardia. Recientemente, la Universidad de Shelby, en Carolina del Norte, recibió la mayor subvención federal que se haya concedido a una institución de educación superior en el estado. Gran parte del personal docente y no docente de la institución ávido en tecnología usa varios dispositivos, entre ellos, tablets iPad y Surface, para enseñar en todos los lugares donde la universidad imparte cursos.

Pero, al trabajar en diferentes dispositivos y plataformas, a menudo el personal docente y no docente tenía problemas para acceder a los archivos y compartirlos. Es más, el sistema de servidores heredado de la universidad les exigía a los empleados crear copias de seguridad manuales de los archivos, un proceso que, con frecuencia, causaba eliminaciones involuntarias y dolores de cabeza al Departamento de Informática. Muchos empleados ya usaban cuentas personales de Dropbox para sortear estas dificultades, por lo que la universidad consideró una solución empresarial de sincronización y uso compartido de archivos de amplio nivel de adopción en el campus.

Después de analizar distintos proveedores, la universidad se decidió por Dropbox Education. "Las expectativas eran muy elevadas respecto de las características necesarias, como la posibilidad de colaborar, compartir y acceder a los archivos desde diferentes lugares", destaca Athena Smith, coordinadora de Desarrollo de Enseñanza de la universidad. "Fue difícil encontrar una solución que siquiera se aproximara a esta idea".

"Desde el punto de vista del Departamento de TI, si una persona extravía un archivo, debemos hacer algo para restaurarlo a su estado original. También debemos brindar soporte a un servidor totalmente dedicado a crear copias de seguridad. Una vez que migremos todo a Dropbox, ya no tendremos que hacer nada de eso. Estas ventajas se traducen en un enorme ahorro de tiempo".

Howard Roberts, director de informática, Cleveland Community College

LA SOLUCIÓN

Enseñanza presencial y a distancia simplificada

Gracias a Dropbox Education, la universidad puede prestar un mejor servicio a la comunidad de alumnos. Los docentes ahora pueden presentarse con sus dispositivos favoritos en las instituciones educativas y en otros lugares fuera de la universidad, y acceder al instante a los materiales que necesitan. "Los docentes ya no deben estar adivinando en qué dispositivo está cada archivo, ya que todos ellos están disponibles en todos los dispositivos", explica Smith. "Pueden acceder a ellos estén donde estén, en la universidad, fuera de ella, en la playa, en cualquier lugar".

Los docentes ya no usan material impreso con los alumnos porque, para eso, están las carpetas compartidas, que facilitan la asignación y recepción de tareas. Además, la insignia de Dropbox permite una colaboración fluida cuando el personal trabaja en grupos y en otras iniciativas de planificación escolar. La característica les permite, a quienes ven los archivos, compartirlos y acceder a la última versión cuando alguien hace cambios, todo ello en Microsoft Office. "En la educación superior, siempre hay un equipo trabajando en algo", comenta la Dra. Shannon Kennedy, vicepresidenta ejecutiva de Iinstrucción y Desarrollo de Alumnos. "Por lo tanto, es una gran ventaja si hay varias personas trabajando en el mismo documento".

Howard Roberts, el director de informática de la universidad, afirma que Dropbox Education también ofrece las características de seguridad que necesita la institución. El servicio se integra con SecureAuth, el proveedor de inicio de sesión único de la universidad, lo que significa que el personal docente y no docente puede iniciar sesión en Dropbox con las credenciales proporcionadas por la institución educativa. "Desde el punto de vista de la seguridad, solamente la persona apropiada puede acceder a un documento", afirma Roberts.

"Los docentes ya no tienen que pensar en qué dispositivo está cada documento porque podrán acceder a todos los archivos en todos los dispositivos, dondequiera que estén, en la universidad, fuera de ella, en la playa o en cualquier otra ubicación".

Athena Smith, coordinadora de Desarrollo Institucional, Cleveland Community College

LOS RESULTADOS

Ahorro de tiempo para el Departamento de Informática y los docentes

Según la universidad, Dropbox Education reducirá la cantidad de horas que el personal de informática dedica a los inconvenientes relacionados con el uso compartido y la creación de copias de seguridad de los archivos. El personal docente y no docente pronto podrá crear copias de seguridad de todos los archivos en Dropbox Education, en lugar del servidor heredado de la universidad, una transición que permitirá recuperar fácilmente los archivos si alguien los elimina involuntariamente o abandona la institución. "Todo ello se traduce en un ahorro de tiempo considerable", explica Roberts.

¿Cuáles son los resultados? Los educadores pueden dedicar más tiempo a la enseñanza y menos tiempo a lidiar con las tareas administrativas. "Me enteré de un docente que solicitó a sus alumnos que crearan una carpeta y la compartieran con él", relata Smith. "Se desplazaba por el aula, consultaba la carpeta del alumno y decía ‘Sí, ya recibí tu tarea’, y la marcaba como finalizada mientras caminaba por el aula".