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Dentsu progresa en creatividad con la ayuda de Dropbox Business

Con sede central en Tokio, Dentsu es una de las agencias de publicidad más grandes del mundo. La empresa desarrolla estrategias de marketing, planes para los medios, eventos y otros productos competitivos y creativos para clientes de 110 países. Al promocionar con destreza los productos y las marcas de sus clientes, Dentsu los ayuda a fortalecer la relación con los consumidores.

Firmado, sellado y entregado (a un costo).

En el dinámico mundo de la publicidad, el tiempo libre es un lujo atípico. Deben cumplirse los plazos límite, incluso cuando los anuncios y las estrategias deban desplazarse por varios husos horarios para obtener aprobación. Para Dentsu, esto significaba una mayor presión y frenéticos envíos y retiros a través del correo privado.

Varios de los archivos que Dentsu crea y comparte para ciertos proyectos, como afiches callejeros y comerciales de TV, tienen un tamaño de cientos de megabytes. Pero, debido a que el servidor de correo electrónico corporativo de Dentsu tenía parámetros de tamaño de archivo, los empleados tenían que usar un DVD para entregar el material a clientes y compañeros de trabajo de otros países.

El método de entrega a través de DVD exigía a Dentsu dedicara tiempo en preparar sobres y paquetes; además, afectaba los cronogramas de desarrollo. Esto obligaba a los empleados a completar los proyectos de publicidad en menos tiempo que el previsto. Además, todos los meses la empresa incurría en enormes costos por el envío del material. A medida que se hacía evidente que el envío a través de DVD era demasiado innecesariamente costoso, Dentsu comenzó a explorar otras opciones. Dropbox Business le ofreció una solución rápida, confiable y accesible que, además, funcionaba en regiones donde era difícil compartir archivos. El supervisor de cuentas de Dentsu, Ai Ando, explica: "Los mercados internacionales son muy importantes para nosotros y, con frecuencia, debemos enviar datos al extranjero. Sabíamos que Dropbox Business era suficientemente seguro y confiable para usarlo en otros países".

"Hace un par de años, la factura del correo privado de todos los envíos de cuatro meses llegaba a los cientos de miles de yenes. Con Dropbox Business, esos costos se minimizaron considerablemente".

Un nuevo enfoque para los negocios a escala mundial

Con la transformación del uso compartido de archivos y de los flujos de trabajo gracias a Dropbox Business, las divisiones de Dentsu, como el equipo de cuentas globales, pueden intercambiar información con clientes y proveedores más rápidamente que nunca, independientemente del tamaño de los archivos. "Con frecuencia, hacemos sesiones de fotos y debemos enviar a los clientes 20 o 30 archivos de alta resolución, cada uno de 200 a 300 MB", agrega Ando. "Dropbox Business facilita la administración de un gran volumen de datos a diario. Solamente les enviamos los vínculos a los clientes, y ellos obtienen lo que necesitan de inmediato".

Los empleados de Dentsu aprecian que, con Dropbox, los clientes no tengan que descargar datos para ver conceptos, recursos y videos. Gracias al acceso que ofrece Dropbox Business a través de la Web, es posible ver todo en línea, desde anuncios impresos hasta comerciales. Como explica Ando: "Es excelente que los clientes puedan ver los anuncios y comerciales en Dropbox Business sin tener que descargar los archivos. Pueden acceder rápidamente al contenido y aprobarlo, aunque estén en un viaje de negocios".

Además de la conveniencia, los empleados de Dentsu (en particular, el equipo de informática) aprecian que los datos estén seguros en Dropbox Business. "La seguridad es una prioridad para nuestro equipo de informática, debido a que procesamos datos altamente confidenciales. Dropbox Business cumple con nuestras demandas. Para aumentar el nivel de seguridad de los datos, establecemos fechas de caducidad y contraseñas para nuestros vínculos compartidos", indica Ando.

"Mientras viajas diariamente al trabajo y de allí a tu casa, puedes recuperar rápidamente los archivos de tu cuenta de Dropbox Business. Con frecuencia, consulto los proyectos con la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles y les envío vínculos a mis compañeros de trabajo antes de llegar a la oficina".

Reducción de costos, mejora de la productividad

Al adoptar Dropbox Business, Dentsu logró varias mejoras en eficiencia, tanto en tiempo como en costos. Ya se terminaron los días de costosas facturas por envíos internacionales. Según Ando: "Hace un par de años, la factura del correo privado de los envíos de cuatro meses llegaba a los cientos de miles de yenes. Con Dropbox Business, esos costos se minimizaron considerablemente".

A medida que se redujo el gasto, aumentó la productividad. Ya no es necesario comprimir los plazos para incluir el envío de DVD. Ahora, los empleados tienen más tiempo para trabajar en los aspectos creativos de los anuncios y pueden ser más productivos cuando están fuera de la oficina en sesiones de fotos o visitas a los clientes. Como indica Ando: "Mientras viajas diariamente al trabajo y de allí a tu casa, puedes recuperar rápidamente los archivos de tu cuenta de Dropbox Business. Con frecuencia, consulto los proyectos con la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles y les envío vínculos a mis compañeros de trabajo antes de llegar a la oficina".

Este acceso remoto en todo momento a los archivos de los proyectos es clave en un sector tan dinámico. Con Dropbox Business, Dentsu puede permanecer a la vanguardia de la publicidad con clientes satisfechos y exitosos en todo el mundo.