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Dropbox Business ayuda a Distilled a combinar la experiencia en marketing con la eficiencia

Distilled es una consultora de marketing en línea que se especializa en campañas de optimización de buscadores, PPC y medios sociales. Con oficinas en Londres, Nueva York y Seattle, la empresa ofrece servicios creativos y de consultoría, capacitación interactiva y conferencias educativas a sus clientes. La misión final de Distilled es ayudar a las empresas a identificar e implementar estrategias de éxito en línea. Puedes encontrar a Distilled en www.distilled.net.

El panorama general

En sus principios, Distilled funcionaba en una única oficina en Londres, con un pequeño equipo que usaba un servidor local para almacenar todos los archivos importantes de la empresa. Una vez por semana, un ejecutivo de Distilled traía un disco duro portátil para copiar todo el contenido de la unidad de la oficina y llevárselo a su casa por motivos de seguridad. Pero Distilled creció y decidió abrir una oficina en Seattle. Evidentemente, necesitaba un cambio. Las cuentas personales de Dropbox se adoptaron como una solución rápida para permitir que los empleados de Londres y de Seattle colaboraran entre sí. Pero los ejecutivos de Distilled decidieron pasar a un sistema de almacenamiento en red que sincronizaba los archivos entre las oficinas. Lamentablemente, este sistema no era muy confiable. "Fue una época oscura para la colaboración y para el almacenamiento", bromea el director general de Operaciones, Rob Ousbey. Debido a que se inauguraba una tercera oficina en Nueva York y a que varios empleados trabajaban de forma remota, Distilled advirtió que necesitaba explorar otras opciones. La empresa había tenido éxito con Dropbox; por lo tanto, Ousbey decidió considerar esta solución. Al principio, les indicó a los empleados que se registraran con cuentas personales de Dropbox y, a continuación, migró toda la empresa a Dropbox Business cuando se lanzó el producto. Según recuerda Ousbey, el proceso de migrar a Dropbox Business fue sencillo: "Fue fácil comenzar; no había ningún proceso tecnológico complejo para implementar".

"Dropbox Business elimina la fricción de los procesos cotidianos para que podamos hacer hincapié en el trabajo real y en los proyectos importantes".

El marketing en movimiento

Hoy en día, Dropbox Business ayuda a los empleados de Distilled a colaborar sin inconvenientes entre sí y con socios externos. Cuando los equipos interfuncionales deben trabajar juntos para procesar datos, escribir informes y analizar resultados, pueden hacerlo desde una misma carpeta compartida, sin preocuparse por el control de versiones ni por las copias de seguridad. Ousbey agrega: "Nunca nos preocupamos de enviar archivos por correo electrónico porque la edición y la interacción tienen lugar en Dropbox. Le indicamos a cada persona en qué carpeta debe buscar, y allí encontrará exactamente lo que necesita". Esta forma más sencilla de operar fue de especial utilidad para Distilled en proyectos en diversas oficinas y en diversos husos horarios. Por ejemplo, cuando un empleado en Nueva York solicita materiales creativos al equipo de Londres, el equipo de relaciones públicas de Seattle puede obtener fácilmente el material final en Dropbox para promocionarlo. "Dropbox Business elimina la fricción de los procesos cotidianos para que podamos hacer hincapié en el trabajo real y en los proyectos importantes", explica Ousbey. Tener los archivos sincronizados y disponibles en computadoras portátiles y en dispositivos móviles también facilitó el trabajo de los empleados en sus casas, en las oficinas de los clientes y en los viajes. "Ya no tengo que preocuparme por enviar presentaciones de PowerPoint por correo electrónico ni planificar los archivos que necesito antes de subirme a un avión", indica Ousbey. "Dropbox cambió la perspectiva de administrar mis documentos". Dropbox Business también simplificó aún más la interacción con clientes y proveedores. Debido a que varios socios externos de Distilled también usan Dropbox, ya conocen cómo funciona la aplicación. "Uno de los beneficios de Dropbox es que se usa ampliamente", explica Ousbey. "Con frecuencia, cuando les menciono Dropbox a uno de nuestros contadores o proveedores, me indican que ya tienen cuentas. Por lo tanto, podemos compartir una carpeta, y listo. Nos resulta muy conveniente".

Seguridad y tranquilidad

Debido a que varios archivos se comparten de forma interna y externa, la seguridad es una prioridad principal en Distilled. Las opciones de uso compartido para los equipos les permiten a los administradores controlar quiénes tienen acceso a la información importante, y la verificación de dos pasos agrega una capa de protección (y tranquilidad). Estos controles de seguridad fueron útiles el año pasado cuando la oficina de Londres sufrió el robo de treinta computadoras portátiles. La situación fue tremenda, pero el personal pudo respirar aliviado porque se sabía que todos los datos estaban seguros en Dropbox Business. Ousbey agrega: "Dropbox nos permitió volver a la normalidad en un día o dos después del incidente. Fuimos a la tienda, compramos otras treinta computadoras portátiles, las preparamos, instalamos y sincronizamos Dropbox, y ya estábamos listos para trabajar". La facilidad y la conveniencia que ofrece Dropbox se combinan para generar un resultado final muy importante para Distilled: empleados y clientes felices. "Todo lo que nos permite ser más eficientes nos permite ofrecer mayor valor a los clientes", explica Ousbey. "Si Dropbox mejora la eficacia al menos en un 3 %, es una ganancia enorme para nosotros".