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Enfoque local: cómo Foursquare usa Dropbox Business para mantenerse sincronizado

Foursquare es una aplicación para dispositivos móviles basada en la ubicación y diseñada para vincular personas y lugares. La aplicación permite que las personas compartan y guarden los lugares que visitan y que reciban recomendaciones personalizadas basadas en los lugares que visitaron. La comunidad de Foursquare tiene más de 25 millones de usuarios y un millón de comerciantes.

Soluciones para una empresa en crecimiento

Cuando Foursquare lanzó su primer producto en 2009, el pequeño equipo ocupaba una única oficina. Este plantel inicial estaba en oficinas cercanas y no había problemas para compartir los documentos y la información de los proyectos. Eric Friedman, director de operaciones de ventas e ingresos de Foursquare, recuerda: “Éramos un puñado de personas, por lo que era fácil comunicarnos sin problemas”. Pero, a medida que creció la empresa, hubo más personal, y pronto fue evidente que Foursquare necesitaba una solución más sólida y confiable para compartir archivos entre las oficinas y a través de los siete mares. Friedman comenta: “Con oficinas en San Francisco, Nueva York y Londres, necesitábamos un sistema de archivos centralizado que fuese viable y nos permitiera crear, organizar y administrar fácilmente todos nuestros documentos digitales”. Friedman se dispuso a evaluar diferentes sistemas con la seguridad, la calidad y la confiabilidad como prioridades para tomar la decisión final. Debido a que él mismo era usuario de Dropbox, Friedman comenta que no demoró en comprender que “Dropbox para empresas era la mejor solución para la colaboración digital”. A diferencia de los sistemas de archivos o las unidades de red, Friedman sabía, por propia experiencia, que Dropbox no solo permitía acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, sino que también los sincronizaba con la computadora. Esto implicaba que, cuando los empleados de Foursquare estuviesen de viaje o sin conexión a Internet, podrían acceder a los documentos importantes sin problemas.

"Disponer de todos nuestros archivos de forma local en todas las computadoras con copias de seguridad a intervalos regulares no tiene precio. Ahora, nuestra regla general es: si no está en Dropbox, no existe".

Operar en un terreno común

Debido a que Foursquare fue uno de los primeros en adoptar Dropbox, varias personas de la organización tenían cuentas individuales antes de que se presentara Dropbox Business. Cuando la empresa cambió a Dropbox Business, ya había un total dominio del sistema. "Todos nuestros clientes y socios tienen un lugar en Dropbox", expresa Friedman. "Todo lo que hacen convive en la aplicación. Es allí donde nuestros representantes de ventas, administradores de cuentas, asesores legales y equipos de diseño almacenan sus documentos importantes". Al disponer de un depósito centralizado para activos críticos, los empleados de las tres sucursales de la empresa pueden acceder rápidamente y sin problemas a contratos de clientes, presentaciones de ventas y material interno. Además, cuando necesitan editar archivos de gran tamaño en Adobe Photoshop o Microsoft Office, pueden acceder rápidamente a los documentos y a las fotos, puesto que tienen una copia almacenada de forma local en sus computadoras. Dropbox Business también ayudó a Foursquare a agilizar las tareas administrativas que anteriormente consumían demasiado tiempo. En palabras de Friedman: "Usar Dropbox para la incorporación de nuevos empleados es increíblemente productivo. Puedo agregar personas al equipo y compartir una carpeta, y ellos acceden a todo a lo que hago referencia durante el proceso de bienvenida". La interacción de Foursquare con los clientes externos, como comerciantes y agencias, también se vio optimizada gracias a Dropbox Business. En lugar de enviar documentos como adjuntos a un correo electrónico y generar una sobrecarga de las bandejas de entrada, el personal de Foursquare simplemente puede enviar vínculos a archivos en Dropbox. "Nos ahorra un tiempo muy valioso, especialmente cuando se trata de veinte o treinta personas en una conversación de correo electrónico", explica Friedman. "Definitivamente, nos permite trabajar con mucha más rapidez".

Un sistema que pasó a ser indispensable

Cuando llega el momento de elegir las características favoritas de Dropbox Business, la capacidad de compartir archivos a través de un vínculo, deshacer la eliminación de documentos y restaurar versiones anteriores de elementos se ubican entre las primeras respuestas de Friedman. En sus propias palabras: "Un caso que realmente me ayudó a comprender el poder de Dropbox Business fue cuando alguien eliminó involuntariamente un grupo de archivos que necesitábamos. Inmediatamente, pude acceder a Internet y restaurar todo. Es bueno saber que, si ocurre un accidente, puedes recuperarte rápidamente". Ante todo, para Foursquare, lo más valioso de Dropbox Business es tener acceso local y centralizado a los archivos. "Al haber personas de viaje y en diferentes oficinas, es fundamental asegurarnos de que toda nuestra información importante y nuestros documentos estén en un único lugar, y que todos puedan acceder fácilmente a ellos en cualquier momento. Disponer de todos los archivos de forma local en todas las computadoras con copias de seguridad a intervalos regulares simplemente no tiene precio". Friedman agrega: "Ahora nuestra regla general es: si no está en Dropbox, no existe".