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Huge amplía la colaboración y la productividad con Dropbox Business

Huge, Inc. es una agencia de publicidad digital de extremo a extremo que ofrece servicios de estrategia, diseño y desarrollo para clientes como HBO, PepsiCo, IKEA y Toyota. Las operaciones de la empresa, que incluyen oficinas en los EE. UU., Europa y América del Sur, dependen de la capacidad de intercambiar ideas e información de manera eficaz con los integrantes del equipo de Huge de todo el mundo.

Compartir archivos en la nube con sencillez y potencia

Debido a que el equipo está distribuido por todo el mundo, la colaboración no siempre fue sencilla para Huge. La organización necesitaba encontrar una forma rápida y sencilla de compartir archivos de gran tamaño con todo el personal y entre dispositivos, independientemente de la ubicación. "Debido a la velocidad con la que debemos hacer las tareas, es importante poder trabajar rápidamente", explica el director de informática de Huge, Paul Doyle. "Los empleados están en muchas ubicaciones geográficas y los datos que se comparten son tan grandes que es cada vez más difícil hacer negocios de la manera tradicional". Cuando la empresa se dio cuenta de que el sistema para compartir archivos que utilizaba ya no era suficiente, Doyle comenzó a explorar opciones para satisfacer la necesidad cada vez mayor de mejores capacidades de colaboración. La mayor prioridad era mantener intactos los flujos de trabajo, pero también era importante poder compartir documentos de manera sencilla, acceder desde distintos dispositivos, tener flexibilidad en el tamaño de los archivos y mantener en vista el costo. Durante varios meses, Huge intentó modelar y probar una solución de código abierto, pero finalmente decidió que los requisitos de administración y costo (incluida la necesidad de contar con personal internacional) eran demasiados. La empresa comenzó a evaluar otras soluciones, pero enfrentó el problema del precio y de las restricciones en el tamaño de los archivos.

Tenemos mucha gente que trabaja en dos máquinas. Al trabajar con sus datos en Dropbox, estos empleados pueden sincronizar sus computadoras portátiles y de escritorio. De este modo, ya no es necesario que el Departamento de Informática ofrezca una solución para garantizar que los diversos dispositivos estén sincronizados. Dropbox hace esto por nosotros.

Una solución que respalda los flujos de trabajo establecidos

Según Doyle, cuando descubrió Dropbox Business, encontró "un sistema que se adaptaba a los flujos de trabajo existentes en lugar de requerir que Huge modificara sus flujos de trabajo para que se adaptaran a él". Además de ofrecer un precio competitivo, Dropbox Business le brindó a Huge el espacio y la libertad necesarios para compartir archivos de gran tamaño e incluir cada vez más empleados y clientes en diversas ubicaciones. Ciertas características, como la sincronización por LAN, le permitieron a Huge sincronizar de inmediato los archivos con sus oficinas internacionales en Londres y Río de Janeiro. Los usuarios finalmente pudieron compartir gráficos y videos de alta definición de cualquier tamaño y transmitir formatos de archivo sin procesar para acelerar el trabajo. Además, los administradores ahora tienen la capacidad de bloquear y controlar archivos a fin de mantener distribuido correctamente el trabajo, y también pueden restaurar los elementos eliminados. También fue fácil migrar todo a Dropbox Business como el sistema de almacenamiento y uso compartido de archivos de toda la organización. El gerente de soporte técnico de sistemas de Huge, Sam Gorney, recuerda: "La transición fue bastante sencilla. Aproximadamente siete de cada diez personas ya tenían una cuenta de Dropbox y les encantó la idea de obtener una gran cantidad de espacio. Fue muy sencillo transferir las cuentas personales de Dropbox a nuestra cuenta empresarial".

Mejoras en la eficiencia y en la satisfacción de los clientes

Dropbox Business impactó prácticamente en todos los departamentos de Huge, con una nueva forma optimizada que permite a los empleados ocuparse de las tareas cotidianas importantes. "Hay varias personas que trabajan en dos máquinas", explica Doyle. "Al trabajar con sus datos en Dropbox, pueden sincronizar el contenido en sus computadoras portátiles y de escritorio. De este modo, ya no es necesario que el Departamento de Informática ofrezca una solución para garantizar que los diversos dispositivos estén sincronizados. Dropbox hace esto por nosotros." Ahora, los departamentos de toda la organización pueden mantenerse en sintonía más fácilmente. Por ejemplo, el grupo de diseño para los usuarios usa Dropbox Business al colaborar en el desarrollo de bloques de datos interconectados para sitios web. Al compartir software en Dropbox, el grupo de informática también logró llevar a cabo las actualizaciones con mayor facilidad. "Cuando necesito enviar software a ubicaciones remotas, Dropbox es, sinceramente, la mejor solución", destaca Gorney. "Tuve que distribuir una nueva versión del sistema operativo de MAC, y Dropbox facilitó la forma de compartir ese archivo con el resto del equipo". La colaboración con las oficinas internacionales también se vio simplificada. "Dropbox nos ofrece la flexibilidad de compartir información con la oficina de Brasil sin necesidad de implementar ninguna infraestructura. Antes era difícil enviar archivos, pero ahora Dropbox nos permite transmitirlos rápidamente al equipo de América del Sur", indica Gorney. Los gerentes de proyecto son quienes más usan Dropbox en Huge: envían presupuestos, archivos de proyectos, informes de trabajo y mucho más. Una de las mayores ventajas para los gerentes de proyecto es la capacidad de compartir fácilmente el material de las entregas con los clientes. En palabras de Doyle: "Dropbox nos permite compartir datos de forma segura al enviar un vínculo en lugar de tener que establecer directorios específicos cuando enviamos un archivo. Esto agiliza el proceso de colaboración entre el equipo y los proveedores externos. Indudablemente, se trata de una diferencia importante". Huge se beneficia también del nuevo sistema de almacenamiento durante las reuniones externas con los clientes. "Varias veces alguien del equipo nos llama para que guardemos un archivo en Dropbox, de modo que podamos descargarlo en el sistema del cliente. Dropbox les ofrece flexibilidad para mostrar el trabajo que no llevaron a la ubicación física; antes, esto hubiera requerido un mensaje de correo electrónico o transferirlo por FTP", indica Doyle. Ahora, con Dropbox Business, Huge puede compartir de inmediato cualquier archivo en cualquier momento.