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Cliente destacado: Monarch

Los gerentes de activos acceden al contenido más reciente y lo comparten mediante Dropbox Business. Esto le permite a la firma inmobiliaria evaluar y realizarles mantenimiento a las propiedades de forma segura, además de reducir el tráfico del correo electrónico.

EL DESAFÍO

Un reemplazo de las herramientas obsoletas

Como firma inmobiliaria, Monarch Investment Group se enorgullece de cómo gestiona con practicidad las propiedades de los inversores y cómo realiza el mantenimiento de los edificios para los inquilinos. Por eso, Monarch se sorprendió al advertir que los flujos de trabajo internos no siempre facilitaban la colaboración entre sus casi 1000 empleados que supervisan inmuebles en 15 estados. "Los gerentes de activos con frecuencia estaban fuera de la oficina, pero no podían acceder a documentos fundamentales, como planos, contratos o acuerdos de refinanciación en el servidor interno de Monarch", indica Curtis Pottle, analista. “Teníamos que enviar archivos por correo electrónico a los gerentes de activos, y recibíamos cientos de mensajes de respuesta para preguntarnos dónde estaba el archivo", expresa Pottle. Las bandejas de entrada de correo electrónico estaban tan desorganizadas que muchos empleados tenían esbeltas carpetas con los documentos que necesitaban. Monarch también necesitaba controlar más eficientemente la información confidencial, en particular, cuando los empleados abandonaban la empresa. “Necesitábamos la tranquilidad de que no se irían con una lista de números del seguro social”, indica Pottle. Después de analizar varias soluciones, Monarch eligió Dropbox Business tras llegar a la conclusión de que la solución ofrecía la mejor seguridad y la mejor tasa de adopción. “La plataforma es tan fácil de usar que no me intimidó”, indica el analista Greg Hidlay.

“Dropbox Business facilita la vida de todos. Los gerentes de activos pueden hacer hincapié en los inmuebles, en lugar de buscar documentos. Además, no es necesario enviar tantos correos electrónicos, lo que ahorra mucho tiempo”.

Curtis Pottle, analista, Monarch Investment Group

LA SOLUCIÓN

Un mayor uso compartido con mejores controles

Con Dropbox Business, Monarch organiza todos los archivos de los inmuebles, como acuerdos operativos y especificaciones de los edificios, en carpetas compartidas. Dropbox ayuda a los gerentes de activos a ahorrar tiempo al evaluar una venta o refinanciación, puesto que pueden recuperar las planillas de Excel y los archivos PDF estén donde estén através de sus teléfonos. Ahora que todo está en una jerarquía uniforme de carpetas organizada por nombre de cliente y tipo de contenido, los gerentes de activos ya no tienen que enviar mensajes a la sede central para obtener la información que necesitan. “Ahora, pueden encontrar fácilmente los archivos, enviar un vínculo desde la aplicación para dispositivos móviles, y listo”, indica Pottle. La solución le ahorra tiempo a Monarch al permitir que los administradores controlen los permisos para grupos de empleados en lugar de un empleado a la vez. “La característica de grupos es muy eficaz y eficiente”, indica Hidlay. “Cuando alguien cambia de equipo, solo hay que moverlo al nuevo grupo, y la carpeta correspondiente cambia de forma automática”. Los permisos se personalizan más eficientemente con derechos de edición y de solo lectura que aseguran que solo las personas apropiadas lleven a cabo cambios en los documentos.

Monarch no se preocupa de lo que ocurre con los archivos cuando los empleados abandonan la empresa, gracias a características como la transferencia de cuenta y el borrado remoto. “Es muy fácil transferir los archivos de las personas que abandonan la empresa al nuevo empleado y asegurar que no tengan acceso desde otros dispositivos”, expresa Pottle.

“Ya usábamos cuentas personales de Dropbox, pero la seguridad aumentó considerablemente al pasar a Dropbox Business”.

Greg Hidlay, analista, Monarch Investment Group

LOS RESULTADOS

Una fuerza de trabajo más productiva

Monarch expresa que Dropbox ayuda a los gerentes de activos a ser más productivos fuera de la oficina y a mejorar la seguridad de la empresa. “Facilita la vida de todos”, expresa Pottle. “Los gerentes de activos pueden hacer hincapié en los inmuebles, en lugar de buscar documentos”. La recuperación ilimitada de versiones también ha sido fundamental. “En algunas situaciones, se eliminaron documentos importantes”, expresa Hidlay, “y podemos restaurar todo en tres clics. Dormimos mejor por la noche”. "En general, las personas trabajan con más eficiencia", indica Pottle. “El uso de Dropbox aquí evolucionó mágicamente”, expresa. “Las personas lo adoptaron de forma natural y se lo recomendaron a sus compañeros. Nadie los obligó. Esa es la mejor forma de aumentar la productividad”.