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Cliente destacado: Plex Systems

La empresa de ERP de elaboración en la nube duplicó la cantidad de empleados en los últimos dos años y usó Dropbox Business para colaborar con facilidad entre diferentes ubicaciones y dispositivos.

EL DESAFÍO

Sortear obstáculos para expandirse rápidamente

Plex Systems, cuyos fundadores alguna vez se desempeñaron en instalaciones de fabricación, ayuda a más de 400 fabricantes a administrar eficientemente el inventario y el envío al migrar los procesos clave a la nube. Esta empresa, con sede en Michigan, duplicó la cantidad de empleados en los últimos dos años, por lo que advirtieron la necesidad de actualizar sus herramientas internas para responder a los cambios. "Los empleados de diferentes ubicaciones usaban el correo electrónico para trabajar en equipo. Con frecuencia, esto se tornaba en una 'pesadilla de administración de archivos', con diferentes versiones del mismo documento", explica Chris Pesola, director de Informática. "Necesitábamos una mejor forma de colaborar entre diferentes ubicaciones y dispositivos", admite. Como proveedor de soluciones en la nube, Plex evaluó varias herramientas de colaboración. Dropbox Business fue el claro vencedor, en especial porque es muy fácil de usar. Al migrar de un entorno que admite solo computadoras a otro que es compatible con todo tipo de plataformas, la empresa necesitaba un servicio que funcionara sin problemas en todos los dispositivos. "La solución que eligiéramos debía ser tan fácil de usar que no generara resistencia", expresa Pesola. "Eso no es nada fácil cuando lo que se implementa es tecnología".

"Nuestro objetivo era que las personas se sintieran cómodas con la interfaz de usuario, la seguridad y la implementación. Tenía que funcionar bien en computadoras con Windows, Mac, teléfonos inteligentes, todas esas esas opciones. La respuesta fue sencilla: Dropbox".

Chris Pesola, director de Informática, Plex Systems

LA SOLUCIÓN

Permitir a los usuarios trabajar con sus herramientas favoritas

Dropbox Business mantienen la productividad de los empleados porque pueden usar sus aplicaciones favoritas estén donde estén. "Nuestros usuarios adoran poder abrir documentos nativos de Microsoft Office desde el sitio web", destaca Pesola. Ahora, el Departamento de Marketing colabora en presentaciones de PowerPoint a través de la Insignia de Dropbox, lo que les permite a los empleados ver quiénes están visualizando el archivo y actualizarlo a la versión más reciente cuando se implementan cambios. Ahora, los miembros del equipo de Finanzas envían contratos a los representantes de Ventas como vínculos compartidos o por medio de carpetas compartidas. De este modo, los representantes pueden acceder fácilmente a los documentos para cerrar acuerdos y compartirlos de forma sencilla con los clientes, a menudo, desde dispositivos móviles.

"Si un posible cliente se comunica con un vendedor y le dice ‘Estoy listo para firmar’, tiene los contratos al alcance de la mano", indica Pesola. La Consola de administración ayuda a Plex a proteger un entorno en el que cada empleado trae su propio dispositivo, ya que la empresa supervisa el uso o los inicios de sesión sospechosos. Si un empleado pierde un dispositivo o abandona la empresa, el Departamento de Informática puede transferir los archivos o borrarlos del dispositivo de forma remota.

"A medida que se expande la empresa, y el entorno de trabajo se distribuye progresivamente y conforme a la demanda, debemos buscar tecnologías que también ofrezcan funciones según la demanda. Dropbox lo hace".

Katy Teer, gerente sénior de Comunicaciones Corporativas, Plex Systems

LOS RESULTADOS

Reducir los costos y mejorar la productividad

Con Dropbox Business, Plex afirma que está mejor posicionada para expandirse en el futuro. Se redujo el límite de almacenamiento de las unidades locales y los dispositivos, por lo que disminuyó la inversión en hardware a largo plazo. "El impacto inmediato que implica no tener que actualizar nuestra arquitectura de back-end es, como mínimo, de seis dígitos", confiesa Pesola. El tráfico de correos electrónicos de los equipos de Ventas y de Marketing se redujo gracias al uso de las carpetas compartidas. Esto les permite a los empleados hacer hincapié en el trabajo y en las demandas de los clientes, en lugar de perder tiempo tratando de adivinar qué versión es la más reciente. Además, al acceder a los contratos y el material de marketing clave directamente en sus dispositivos móviles a través de Dropbox, los representantes de Ventas pueden responder más rápidamente a los clientes. ¿Los resultados? Los representantes pueden cerrar más acuerdos y aumentar los ingresos de la empresa.