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Cliente destacado: Festival de Cine de Sundance de 2016

El Festival usa Dropbox Business para optimizar el proceso de selección anual de obras de cine independiente y organizar uno de los festivales de cine más celebrados del mundo.

EL DESAFÍO

Cambiar de DVD a formato digital

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh y Darren Aronofsky son solo algunos de los ahora famosos directores que aprovecharon la gran oportunidad de sus carreras en el Festival de Cine de Sundance. El Festival, dirigido por el Sundance Institute con fondos de Robert Redford, implementa un proceso para descubrir talentos emergentes dignos de una película propia. Antes de que 50 000 cinéfilos se reúnan en Park City, Utah, en enero de cada año, los programadores del Festival deben seleccionar, en unos pocos meses, a 200 galardonados de 12 600 presentaciones. La tecnología pocas veces fue la heroína de la historia. Los programadores solían enviarse hojas de cálculo de Excel adjuntas a correos electrónicos, con las actualizaciones de propuestas de películas, lo que generaba confusión respecto de cuál era la versión más reciente. Se intercambiaban las películas en DVD y unidades USB, pero estos métodos no eran seguros para compartir películas que todavía no se habían estrenado. "No sabíamos si los programadores recibían las películas correctas a tiempo o si se enviaban al lugar equivocado", observa Adam Montgomery, gerente sénior de Programación. Los programadores del Festival comenzaron a usar sus cuentas personales de Dropbox para hacer el trabajo. Migrar a Dropbox Business fue una solución sencilla para el Festival. "Ahora que contamos con una herramienta que todos usan y adoran, podemos comenzar a modificar la forma en que trabajamos", explica Justin Simmons, director de Informática.

LA SOLUCIÓN

Redactar un nuevo guión para colaborar

Hoy en día, los programadores del Festival colaboran a través de las carpetas compartidas de Dropbox. El servicio le permite al jurado acceder fácilmente a las 25 películas que deben mirar por semana, ya que la integración carga automáticamente cada video compartido mediante Dropbox en el reproductor de video de Vimeo. Al guardar los archivos de Excel con el estado de revisión en las carpetas compartidas, varios usuarios pueden editarlos simultáneamente y agregarles comentarios, lo que garantiza que todos estén trabajando en la versión más reciente. "Estoy tranquilo de que la información de esos documentos se actualiza en tiempo real", explica Montgomery.

Gracias a la característica de vista previa de videos, los programadores pueden confirmar rápidamente si recibieron el archivo correcto antes de comenzar a descargar una película. Una vez que se selecciona una película como finalista, los equipos de programación y exhibición pueden recopilar fácilmente fragmentos de los directores para mostrarlos en el Festival. "Nos comunicamos con los cineastas o panelistas por medio de solicitudes de archivos de Dropbox, y ellos copian la versión editada en la carpeta que corresponde", indica Holden Payne, director técnico de Exhibición y Producción. Durante el Festival, al compartir vínculos de Dropbox con kits de medios y otros activos, el personal ya no tiene que enviar archivos adjuntos por correo electrónico a cada uno de los periodistas.

"Preservar la seguridad de los datos es una prioridad, ya que el Festival utiliza obras que no deben divulgarse hasta el estreno", confiesa Montgomery. Con Dropbox, el personal del Festival puede conceder acceso a las carpetas solamente a los programadores apropiados. "Es muy fácil cambiar los permisos o restaurarlos cuando sea necesario", celebra Montgomery.

LOS RESULTADOS

Concentrarse en las películas

La solución le permitió al personal del Festival dedicarle más tiempo a los estrenos de cine original, como las películas galardonadas con el premio Óscar, "Momentos de una vida" y "Música y obsesión", y menos tiempo a la logística. "Tengo que lidiar con miles de archivos, que ocupan de 2 a 4 GB", explica Montgomery. "Dropbox Business nos permitió intercambiar datos de forma rápida, eficiente y confiable. Honestamente, no sé cómo lográbamos hacerlo antes". La red de colaboradores externos del Festival, que incluye a unos 12 000 cineastas, ya está familiarizada con la solución. Esto se traduce en una enorme ventaja cuando se trabaja con tanta gente diferente. "Muy rara vez alguien nos envía algo a través de un servicio que no sea Dropbox", explica Montgomery. "Es la forma predeterminada que la comunidad usa para compartir datos", concluye. Al ser más productivos, "podemos centrarnos solamente en organizar el mejor programa posible de películas independientes", destaca Montgomery.