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Dropbox Business ayuda a USA Gymnastics y sus deportistas a competir por el oro

USA Gymnastics es el cuerpo que regula la gimnasia a nivel nacional en los EE. UU. La organización establece las reglas y las políticas de la gimnasia para el país, selecciona y capacita equipos para los Juegos Olímpicos y los campeonatos mundiales, y desarrolla la gimnasia a nivel local y nacional. USA Gymnastics lleva a cabo diversos eventos para la gimnasia masculina y femenina, la gimnasia rítmica, el trampolín y las vueltas, la gimnasia acrobática y la gimnasia grupal en campeonatos nacionales y competencias internacionales.

En forma

Después de los campeonatos de gimnasia de 2008 en los EE. UU., el equipo de eventos de USA Gymnastics experimentó un problema tecnológico. Esto los obligó a volver a analizar la forma de trabajar cuando estaban de gira. Con el protocolo habitual, los miembros del equipo habían copiado todo (desde documentos con credenciales hasta planos de los estadios y programas) en sus computadoras portátiles antes del evento. Pero, cuando un empleado intentó guardar sus documentos actualizados en el servidor después del evento, eliminó involuntariamente cientos de archivos.

Aunque el equipo logró recuperar varias copias de otras computadoras, el temor de perder todos los archivos provocó un cambio. El director ejecutivo de Eventos y Tecnología, Jeff Smith, comenzó a explorar opciones para encontrar una solución que permitiera a los usuarios de computadoras portátiles crear copias de seguridad y compartir archivos. Debido a que varios empleados de USA Gymnastics viajan con frecuencia, Smith buscó una forma que les permitiera acceder a la información y compartirla desde diversas ubicaciones.

Demoraron algo de tiempo en identificar la mejor solución (varias opciones ofrecían la posibilidad de crear copias de seguridad, pero no permitían el uso compartido de archivos), aunque Smith finalmente encontró lo que buscaba en Dropbox. El equipo comenzó con unas diez cuentas de Dropbox Pro y, posteriormente, migró a Dropbox Business no bien se lanzó el producto.

Muchas personas trabajan 24x7 durante los eventos internacionales. Poder acceder a nuestros archivos directamente desde nuestros teléfonos y recuperar documentos en todo momento es extremadamente útil.

Señales de fortaleza

Para los empleados y miembros de USA Gymnastics, los eventos competitivos generalmente significan un gran ajetreo y la necesidad imperativa de tener información logística al alcance de la mano en todo momento. El acceso fácil a los diagramas de los estadios y a los cronogramas ayuda al personal a asegurarse de que los atletas, entrenadores y funcionarios estén en el lugar correcto en el momento oportuno. Además, los empleados necesitan tener a mano las hojas de cálculo y los documentos de viaje a fin de determinar quiénes van adónde y cuándo. "Con Dropbox Business, todos los participantes tienen los archivos y la información que necesitan inmediatamente a su disposición", indica Smith. "Ya no tenemos que usar unidades compartidas ni un servidor de archivos".

Las transmisiones por televisión son otro componente importante de las competencias: las coberturas incluyen una planificación minuciosa. El equipo de USA Gymnastics generalmente asigna hasta cinco personas a determinar qué atletas y eventos se verán por televisión y, con frecuencia, se hacen cambios en el momento. "Disponer de las programaciones de televisión en Dropbox Business nos permite editarlas en tiempo real", explica Smith. "Además, podemos almacenar los archivos allí mismo y volver a usar los datos si tenemos el mismo evento en el futuro".

Al disponer de un lugar conveniente para almacenar archivos, USA Gymnastics simplifica las operaciones que no están relacionadas con los eventos. Con las carpetas compartidas, los directores de programas y los asistentes pueden mantenerse actualizados fácilmente y controlar las versiones de los archivos. Además, si se contratan empleados para que colaboren en eventos determinados, pueden acceder rápidamente a los documentos que necesitan y dejar los archivos en un lugar para que los empleados de planta permanente los usen de inmediato.

Con tantas personas que administran archivos, la recuperación de eliminaciones es un componente fundamental para el equipo de USA Gymnastics. En palabras de Smith: "En el pasado, se eliminaron archivos involuntariamente. Es bueno saber que Dropbox Business nos protegerá si ello volviera a ocurrir".

El desempeño necesario para conseguir medallas

Debido a la cantidad de trabajo que los empleados de USA Gymnastics llevan a cabo fuera de la oficina, uno de los beneficios más importantes de Dropbox Business es la eficiencia al trabajar de forma remota. Aunque la mayoría del personal trabaja en computadoras portátiles, varios empleados usan dispositivos iPhone y la aplicación de Dropbox. Según Smith: "Muchos trabajan las 24 horas del día durante los eventos internacionales. Acceder a nuestros archivos directamente en nuestros teléfonos y recuperar documentos en todo momento es extremadamente útil".

Sin duda, el evento internacional más importante para USA Gymnastics son los Juegos Olímpicos. En 2012, Dropbox Business asistió a los eventos de los EE. UU. y ofreció acceso para el personal en Londres e Indianápolis. Smith expresa: "Dropbox fue un excelente recurso para la organización: nos permitió compartir documentos e información durante las competencias con el personal que trabajaba en Londres y en otras ubicaciones. Dropbox nos ayudó durante todo el proceso".