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El Departamento de Informática de la universidad usa Dropbox Education para que los docentes colaboren de forma más segura. Esto generó un aumento de la productividad y una reducción de los costos en todo el campus.

Resultados clave de Chapman University

El 30 % del personal docente y no docente adoptó la solución en una semana

Mayor colaboración en investigaciones a nivel mundial

Mayor seguridad mediante la Consola de administración

El desafío

Honrar las raíces progresistas

Chapman University se constituyó el 4 de marzo de 1861, el día en que el presidente Abraham Lincoln asumió su primer mandato. No fue mera casualidad: horas después del discurso de Lincoln, la institución del área de Los Ángeles abrió sus puertas a alumnos de todas las razas y de ambos sexos, un acto radical para la época. Más de 150 años después, Chapman conserva su enfoque progresista en muchas áreas. “Ir un paso más allá es parte de quiénes somos, y lo aplicamos a la forma en que pensamos sobre la tecnología”, indica Armando Díaz, ingeniero de servicios técnicos. Por eso, los docentes sabían que había una forma más eficiente de colaborar en investigación y en enseñanza, en lugar de intercambiar CD y memorias USB. “Anteriormente, enviaban todo por el correo del campus o iban hasta la oficina de la otra persona”, agrega Díaz. “No era un uso muy eficiente del tiempo”. Muchos comenzaron a usar cuentas personales de Dropbox para compartir documentos con rapidez. El Departamento de Informática se dio cuenta al instante. “Debido a que tantos docentes ya usaban Dropbox, sabíamos que podíamos proteger ese entorno con Dropbox Education”, indica Helen Norris, directora de información. “De todas las opciones que analizamos, Dropbox era la más flexible y fácil de usar”.

Debido a que tantos docentes ya usaban Dropbox, sabíamos que podíamos proteger ese entorno con Dropbox Education. De todas las opciones que analizamos, Dropbox era la más flexible y fácil de usar”.

La solución

Una colaboración más segura

Chapman implementó Dropbox Education mediante un portal de Internet donde los usuarios podían registrarse ellos mismos. “Queríamos medir la verdadera tasa de adopción del producto, en lugar de obligar a los usuarios a que se unieran”, indica Paul Kang, director adjunto de infraestructura. Apenas una semana después de la publicación del portal, el equipo se amplió a más de 300 usuarios, casi un tercio del personal docente y no docente de Chapman. Kang indica que la tasa de adopción en la universidad de una solución anterior fue del 20 % al cabo de cuatro años. “Logramos una marca superior con Dropbox Education en tan solo siete días”, afirma. “Los usuarios no solo se registraron, sino que comenzaron a usar la solución de forma activa. Fue un gran éxito”. Para estimular la colaboración en la investigación, los profesores graban sus clases y las guardan en carpetas compartidas de Dropbox. Es posible acceder desde el campus o desde cualquier otra parte del mundo. Día a día, el Departamento de Farmacia carga en Dropbox ocho horas de clases de cinco cursos. Un profesor del departamento usa una carpeta compartida como espacio de trabajo colectivo con socios en investigación de Brasil, Egipto y Sudáfrica. “Puedo analizar informes de laboratorio, publicaciones y solicitudes de subvenciones”, indica el Dr. Ayman Noreddin, profesor de farmacia y decano asociado de asuntos académicos. “Todo lo que está relacionado con mis investigaciones reside en Dropbox porque los archivos son fáciles de buscar y compartir”. Los docentes aprecian Dropbox porque también les permite trabajar de forma segura en cualquier dispositivo en el entorno de plataforma mixta de Chapman. “Ya sea en PC, Mac, iOS o Android, los datos están disponibles estés donde estés”, indica Kang. “Es una de las ventajas de Dropbox”. A medida que la adopción de la solución se fue ampliando en Chapman, la Consola de administración le permitió al Departamento de Informática hacer un seguimiento de todas las cuentas de nuevos usuarios y todos los dispositivos vinculados. “El panel es increíble. Podemos ver el uso que quizás infrinja nuestras normas”, indica Kang. “Además, con los estándares de cifrado y conformidad normativa de Dropbox, nos sentimos muy seguros al guardar nuestros archivos importantes en la plataforma”.

“La tasa de adopción de la solución anterior fue de 20 % al cabo de cuatro años. Logramos una marca superior con Dropbox Education en tan solo siete días”.

Los resultados

Mayor ahorro y más productividad

Dropbox Education ha facilitado el trabajo en el campus para el equipo de informática de Chapman y para los docentes e investigadores de la universidad. “Solía administrar servidores de correo electrónico, y llevaba mucho tiempo”, indica Kang. “Gracias a Dropbox Education, las personas usan el correo electrónico con menos frecuencia. Nos ahorra muchos costos y nos da menos dolores de cabeza”. Las autoridades de la universidad indican que la facilidad de uso de la solución implica menos solicitudes de soporte por parte de los usuarios. “No es necesario capacitar a las personas en el uso de Dropbox”, indica Ramiro Landeros, administrador web. “Las personas lo resuelven por su propia cuenta. Esto nos ahorra mucho tiempo y muchos recursos”. Para los investigadores de Chapman, Dropbox Education ofrece otra ventaja: la creciente red de colegas. “Mi trabajo está mucho más organizado”, indica Noreddin. “Estoy más concentrado y soy más productivo, y advierto la diferencia también en mis colegas. Compartimos ideas con mayor facilidad. Así, nuestras investigaciones son mejores”.