La empresa de venta minorista de relojes usa Dropbox Business para compartir materiales de marketing con sus comerciantes y eliminar la necesidad de usar los anticuados sitios de FTP.

Resultados clave de Citizen Watch

Rapidez y facilidad para compartir archivos con terceros 

Optimización en la distribución de activos de imagen 

Incorporación simple de empleados y rápida adopción 

El desafío

El comienzo de una nueva era

Detrás de la operación en crecimiento de Citizen Watch America, se encuentra un equipo muy dedicado de 14 profesionales informáticos comprometidos a ofrecerles a los empleados una tecnología fiable. Mientras que los equipos de ventas y marketing se aseguran de que se promocionen y distribuyan los relojes adecuados a los proveedores correctos, el equipo de informática se ocupa de garantizar que los sistemas, software y hardware funcionen con la mayor eficacia posible. Cuando CWA decidió renovar su sitio web en 2012, con un plazo extremadamente ajustado, el equipo de informática recurrió a la herramienta de FTP existente para colaborar con los programadores. Sin embargo, le imponía muchas limitaciones en cuanto a la transferencia de imágenes en alta resolución y otros archivos. El director de programación informática, Gen Miake, recuerda lo siguiente: "El simple hecho de garantizar que la otra parte recibiera los archivos ocupaba gran parte de la atención del equipo de informática". Para simplificar los procesos y liberar al personal de informática, el equipo decidió probar Dropbox. Resultó ser perfecto. "Con Dropbox, todos los usuarios podían acceder a los datos con mucha comodidad y a una gran velocidad", señala Miake. "Fue fundamental para poder terminar el proyecto a tiempo".

"Las personas pueden comenzar a usar Dropbox sin dificultades, y esto facilita mucho las cosas. Simplemente les señalo el camino, y ellos lo siguen. ¡Es perfecto!".

Gen Miake, director de programación informática, Citizen Watch America

La solución

La solución de rápido crecimiento favorita de los empleados

"Los miembros del equipo de informática encontraron una solución que se adecuaba a sus necesidades, y a medida que se fueron enterando de la potencia de Dropbox, cada vez más empleados de CWA comenzaron a usarlo para compartir archivos con los socios empresariales externos, en lugar de usar métodos más lentos, como el correo electrónico". A medida que la afición a Dropbox iba creciendo en toda la empresa, Miake y su equipo sabían que era momento de cambiar y comenzar a usar un producto diseñado para una mayor cantidad de usuarios. Por lo tanto, a principios de 2013, CWA comenzó a usar Dropbox Business. Después de solamente una sesión de capacitación, los usuarios pudieron usarlo con mucha facilidad. "El equipo de informática solía encargarse de ofrecerles nuevas tecnologías a los usuarios, pero la dificultad estaba en capacitar a las personas para que las usen", cuenta Miake. "Las personas pueden comenzar a usar Dropbox sin dificultades, y esto facilita mucho las cosas. Simplemente les señalo el camino, y ellos lo siguen. ¡Es perfecto!". Ahora, cuando Citizen presenta un nuevo modelo de reloj, las imágenes autorizadas pueden distribuirse rápidamente a los comerciantes para la promoción en sus sitios web. Para que los representantes puedan obtener las imágenes con más rapidez, CWA configuró un sistema de administración de activos digitales que se integra con Dropbox. "Cuando llama un cliente y nos pide la imagen de un reloj en particular, la integración de Dropbox les permite a los representantes hacer la entrega con facilidad", agrega Miake. Para el departamento de informática, Dropbox Business no solo eliminó la necesidad de mantener los sitios de FTP, sino que también se convirtió en parte integral de la administración de proyectos. Cuando la empresa tuvo que seleccionar una nueva solución de planificación de recursos empresariales, el equipo de informática trabajó en conjunto con un consultor externo y usó Dropbox para enviarle toda la información necesaria. Ahora, CWA usa Dropbox nuevamente para poder implementar la solución de planificación de recursos empresariales. Miake lo explica de la siguiente manera: "Toda la carga y limpieza de datos, y todos los diagramas de diseño que nuestro nuevo socio de planificación de recursos empresariales necesita se almacenan en Dropbox". Miake y su equipo trabajan para subir de categoría el sistema de administración de almacenamiento de CWA, y usan Dropbox para compartir los datos de los tipos de envío, el volumen máximo de envío y la cantidad de productos que se trasladan para que el consultor pueda elaborar especificaciones precisas de los requisitos. "Como sucede con la mayoría de los documentos en constante evolución, se realizan muchos cambios en nuestras especificaciones. Estos cambios serían imposibles de controlar si usáramos el correo electrónico", expresa Miake. "Gracias al control de versiones de Dropbox, todos tienen la seguridad de contar con la versión más reciente de todos los archivos que necesitan".

"Gracias a herramientas como Dropbox, sostener un crecimiento elevado será completamente posible".

Gen Miake, director de programación informática, Citizen Watch America

Los resultados

Un abordaje más progresista

Con dos décadas de experiencia en su haber, Miake fue testigo de grandes transiciones en el panorama informático. "El alcance de la informática aumentó de forma radical", declara. "Ya no existe solamente la planificación de recursos empresariales, sino que también están las soluciones SaaS que son fundamentales para la empresa que debemos respaldar". Las tecnologías como Dropbox Business les permiten a los equipos como el de Miake enfrentar desafíos sin necesidad de agotar los recursos. "Nuestro objetivo es ofrecer herramientas que les permitan a las personas hacer sus trabajos y satisfacer las necesidades de la empresa. Para lograrlo, es muy importante supervisar el uso del espacio, y Dropbox Business nos permite saber cuando nos estamos quedando sin espacio. La antigua postura 'si lo construyes, lo comprarán' de los equipos de informática ya no funciona". A medida que Citizen Watch America continúa creciendo y optimizando sus operaciones, Miake observa que Dropbox Business desempeña un papel muy importante. Según Miake, "En 2013, alcanzamos un crecimiento de dos dígitos, y nuestra meta es que el próximo año suceda lo mismo. Gracias a herramientas como Dropbox, sostener un crecimiento elevado será completamente posible".

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