Dropbox para educación ayuda a esta universidad de Carolina del Norte a optimizar su abordaje educativo al permitirle al personal trabajar en distintas plataformas, lo que reduce las tareas informáticas y administrativas.

Cleveland Community College, institución educativa

Resultados clave de Cleveland Community College

Rápida adopción debido a que el personal ya usaba Dropbox

Acceso fiable a los materiales necesarios en todos los dispositivos

Copia de seguridad y recuperación de archivos mejoradas

El desafío

En busca de una forma más eficiente de acceder a los archivos y de compartirlos

Para preparar a los más de 13 000 alumnos universitarios y de formación continua para el futuro, Cleveland Community College siempre adoptó tecnología de vanguardia. Recientemente, la Universidad de Shelby, en Carolina del Norte, recibió la mayor subvención federal que se haya concedido a una institución de educación superior en el estado. Gran parte del personal docente y no docente de la institución ávido en tecnología usa varios dispositivos, entre ellos, tablets Surface y iPad, para enseñar en los lugares donde la universidad imparte cursos. Pero, al trabajar en diferentes dispositivos y plataformas, a menudo el personal docente y no docente tenía problemas para acceder a los archivos y compartirlos. Es más, el sistema de servidores heredado de la universidad les exigía a los empleados crear copias de seguridad manuales de los archivos, un proceso que, con frecuencia, causaba eliminaciones involuntarias y dolores de cabeza al departamento de TI. Muchos empleados ya usaban cuentas personales de Dropbox para sortear estas dificultades, por lo que la universidad consideró el uso de una solución empresarial de sincronización y uso compartido de archivos de amplio nivel de adopción en el campus. Después de analizar distintos proveedores, la universidad se decidió por Dropbox Education. “Las expectativas eran muy elevadas respecto de las características necesarias, como la posibilidad de colaborar, compartir y acceder a los archivos desde diferentes lugares”, destaca Athena Smith, coordinadora de desarrollo de enseñanza de la universidad. “Fue difícil encontrar una solución que siquiera se aproximara a esta idea”.

La solución

Enseñanza presencial y a distancia simplificada

Gracias a Dropbox Education, la universidad puede prestar un mejor servicio a la comunidad de alumnos. Los docentes ahora pueden presentarse con sus dispositivos favoritos en las instituciones educativas y en otros lugares fuera de la universidad, y acceder al instante a los materiales que necesitan. “Los docentes ya no deben estar adivinando en qué dispositivo está cada archivo, ya que todos ellos están disponibles en todos los dispositivos”, explica Smith. “Pueden acceder a ellos estén donde estén, en la universidad, fuera de ella, en la playa, en cualquier lugar”. Los docentes ya no usan material impreso con los alumnos porque, para eso, están las carpetas compartidas, que facilitan la asignación y recepción de tareas. Además, la insignia de Dropbox permite colaborar con fluidez cuando el personal trabaja en grupos y en otras iniciativas de planificación escolar. La característica les permite a quienes ven los archivos compartirlos y acceder a la versión más reciente cuando alguien hace cambios, todo ello en Microsoft Office. “En la educación superior, siempre hay un equipo trabajando en algo”, comenta la Dra. Shannon Kennedy, vicepresidenta ejecutiva de Instrucción y Desarrollo de Alumnos. “Por lo tanto, es una gran ventaja si hay varias personas trabajando en el mismo documento”. Howard Roberts, el director de informática de la universidad, afirma que Dropbox Education también ofrece las características de seguridad que necesita la institución. El servicio se integra con SecureAuth, el proveedor de inicio de sesión único de la universidad, lo que significa que el personal docente y no docente puede iniciar sesión en Dropbox con las credenciales proporcionadas por la institución educativa. “Desde el punto de vista de la seguridad, solo la persona apropiada puede acceder a un documento”, afirma Roberts.

Los resultados

Ahorro de tiempo para el Departamento de Informática y los docentes

Según la universidad, Dropbox Education reducirá la cantidad de horas que el personal de informática dedica a los inconvenientes relacionados con el uso compartido y la creación de copias de seguridad de los archivos. El personal docente y no docente pronto podrá crear copias de seguridad de todos los archivos en Dropbox Education, en lugar del servidor heredado de la universidad —una transición que permitirá recuperar con facilidad los archivos si alguien los elimina de forma involuntaria o abandona la institución—. “Todo ello se traduce en un ahorro de tiempo considerable”, explica Roberts. ¿Cuáles son los resultados? Los educadores pueden dedicar más tiempo a la enseñanza y menos tiempo a lidiar con las tareas administrativas. “Me enteré de un docente que solicitó a sus alumnos que crearan una carpeta y la compartieran con él”, relata Smith. “Se desplazaba por el aula, consultaba la carpeta del alumno y decía ‘Sí, ya recibí tu tarea’, y la marcaba como finalizada mientras caminaba por el salón”.

La mejor solución de almacenamiento y uso compartido de archivos para tu empresa