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La galardonada empresa de viajes en jeep al aire libre usa Dropbox Business para colaborar en todo, desde la organización de paseos grupales hasta el pago de facturas.

Resultados clave de Desert Adventures

Mayor productividad de los empleados

Reducción de los recursos del equipo de informática destinados al soporte de un servidor interno

Copia de seguridad más segura de los archivos clave

El desafío

Un mejor vehículo para la colaboración

Hace casi 30 años que los icónicos jeeps rojos de Desert Adventures transportan visitantes por las afueras de Palm Springs para mostrarles la flora y fauna del vasto desierto del Colorado en Sonora. Debido a que Palm Springs ha vuelto a ser un destino privilegiado en los mapas de climas y viajes, se ha incrementado de forma considerable la demanda de viajes ecológicos de la empresa de aventuras al aire libre. Si bien es fantástico para el negocio, el aumento en la cantidad de clientes (hasta 10 000 personas por año) puso a prueba la capacidad de crecimiento de la empresa compuesta por 35 empleados. “Cuando teníamos que actualizar documentos de ventas, nos enviábamos correos electrónicos y todos guardábamos copias”, indica Kimberly Nilsson, propietaria/operadora de Desert Adventures. “Desde luego, todos trabajábamos con copias distintas y había todo tipo de conflictos”. El desafío fue mayor debido a la naturaleza virtual de la oficina de la pequeña empresa: el socio de Nilsson, Bob Schneider, gestiona las operaciones in situ en Palm Desert, pero Nilsson está radicado en Santa Bárbara. La representante de ventas del grupo (la madre de Nilsson) reside en Hawaii. Para facilitar el trabajo en equipo, Nilsson decidió abrir cuentas personales de Dropbox. “Es difícil compartir todos los archivos y materiales cuando hay personas en tantos lugares distintos”, indica Nilsson. “Tener Dropbox fue fundamental para nosotros”. Nilsson decidió subir de categoría a Dropbox Business después de enterarse de las características que ofrecía, como el historial ilimitado de versiones, que facilita la recuperación de archivos eliminados de forma involuntaria o que permite volver a versiones anteriores. “Me pareció muy intrigante, porque, de vez en cuando, alguien elimina un archivo por error y dice ‘¡Vaya! ¿Ahora qué hago’”, indica Nilsson. “Por lo tanto, en ese punto, migramos a Dropbox Business, y fue la mejor decisión”.

“Cumplo muchas funciones y no soy profesional de informática. Por lo tanto, no tengo idea de cómo configurar un servidor seguro o tareas similares. Esto evita tener que pagarle a otra persona para que lo haga o contratar a otro empleado”.

La solución

El camino correcto hacia el crecimiento

Desert Adventures ahora usa Dropbox Business en toda la empresa, debido a que la solución crea copias de seguridad automáticas de los archivos y les permite a los empleados acceder a ellos estén donde estén. “Mi política es no almacenar nada de manera local”, indica Nilsson. “Todo reside en Dropbox”. La gerente de ventas del grupo carga la correspondencia, las propuestas y los contratos de cada cliente en una carpeta que comparte con el resto de la empresa. Así, los empleados no tienen que enviarle un correo electrónico o llamarla para determinar el estado de la venta. “Quienes necesitan saber qué sucede con un grupo pueden obtener acceso inmediato”, indica Nilsson. Los clientes que necesitan más información sobre los viajes reciben vínculos compartidos a las carpetas de marketing con imágenes, videos y otros datos. “Es mucho mejor que intentar enviar fotos de alta resolución por correo electrónico, algo que nunca funciona”, señala. “Puedo enviarles el vínculo del viaje por la falla de San Andrés y decirles ‘Aquí hay 20 fotos’”. Además, cada nueva factura enviada a la oficina de Palm Desert se escanea y carga en la carpeta de cuentas por pagar. “Ahora, tengo una copia y puedo pagar las facturas desde Santa Bárbara”, agrega Nilsson. La aplicación de Dropbox para dispositivos móviles es práctica cuando los empleados están fuera de la oficina y reciben consultas sobre los viajes. “Si nos llama un cliente, podemos encontrar el documento de ventas necesario y enviarles un vínculo desde el teléfono”, explica Nilsson. “De este modo, no hay demora en responder a los clientes”.

“La capacidad de tener todo lo necesario al alcance de la mano cambia la perspectiva. Dropbox nos ahorra mucho tiempo y, al dirigir una empresa pequeña, el tiempo es fundamental”.

Los resultados

Ahorro de tiempo y dinero

Al usar Dropbox Business, indica Nilsson, Desert Adventures puede hacer hincapié en ofrecer viajes galardonados por lugares como el parque nacional de Árboles de Josué y la reserva natural Indian Canyons de Palms Springs. “Cumplo muchas funciones y no soy profesional de informática —remarca Nilsson— por lo tanto, no tengo idea de cómo configurar un servidor seguro o tareas similares. Esto nos ahorra tener que pagarle a otra persona para que lo haga o tener que contratar a otro empleado”. Para una empresa pequeña como Desert Adventures, el hecho de que Dropbox Business funcione en distintas plataformas y distintos dispositivos significa que la empresa no tiene que disponer de un entorno estandarizado. Nilsson usa Windows en la oficina, pero los empleados con frecuencia acceden a las carpetas de Dropbox con sus iPad o iPhone. “La capacidad de tener todo lo necesario al alcance de la mano cambia la perspectiva”, expresa Nilsson. “Dropbox nos ahorra mucho tiempo y, al dirigir una empresa pequeña, el tiempo es fundamental”.