La firma de diseño estratégico acelera y simplifica la colaboración global con equipos y clientes, mediante el uso de Dropbox y Dropbox Paper.

Resultados clave de Designit

16 oficinas globales

588 usuarios activos de Paper

Más de 175 proyectos de clientes entregados con Paper

El desafío

Acercar más a los equipos globales

Todos los días, Designit explora la forma en que las personas piensan, se comportan e interactúan con sus entornos. La firma de diseño estratégico utiliza esta experiencia para ayudar a las marcas ambiciosas a crear productos, servicios y espacios de alto impacto que la gente ama, porque lo que le importa a la gente es importante para los negocios.

El enfoque de Designit de las personas primero se refleja en su cultura. El corazón de Designit es el énfasis en la experiencia, la flexibilidad y la colaboración de los empleados. En 2015, eso fue lo que allanó el camino para que Dropbox se convirtiera en el estándar de colaboración de la empresa. Después de descubrir que muchos empleados ya usaban cuentas personales de Dropbox, Designit compró una cuenta de empresa que ahora tiene casi 1000 usuarios. "Intentamos adoptar las herramientas que los empleados prefieren usar", dice el director ejecutivo global Kjersti Lund. "Vemos eso como una pieza fundamental para garantizar el bienestar de los empleados".

Pero a medida que la tecnología evoluciona, también lo hacen los empleados. Con empleados repartidos en 16 oficinas, Designit finalmente quería una solución simple para permitir que equipos dispares trabajaran en el mismo contenido en tiempo real.

Recurrieron a Dropbox Paper, que pronto se convirtió en otro elemento imprescindible para la colaboración en la empresa. “Paper está en todas partes en Designit”, dice Morten Thomsen, líder mundial de TI. “Y lo curioso es que nunca se lo presentamos a nadie. Todo el mundo sabe cómo usarlo porque es simple y funciona exactamente como debería".

"Cuando el reloj está en mi contra, uso Paper porque me permite trabajar rápido". Hay muchos productos que parecen similares, pero Paper es tan organizado".

La solución

La coordinación del contenido en Paper

En Designit, más de 550 empleados utilizan activamente Dropbox Paper para trabajar juntos en proyectos en tiempo real y optimizar los flujos de trabajo. Esto ha reducido significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas, como enviar contenido por correo electrónico o informar a los equipos sobre los proyectos. A continuación, se muestran dos ejemplos de cómo los equipos de Designit utilizan Dropbox Paper.

El equipo de investigación de diseño

El equipo de investigación de diseño depende principalmente de Paper durante las primeras fases de un proyecto. En estos pasos, la atención se centra en aprender tanto como sea posible sobre el desafío al que se enfrenta el cliente. "Para coordinar la investigación y procesar los datos que necesitamos para comprender verdaderamente los desafíos de nuestros clientes, se necesita prestar atención a los detalles", explica el investigador principal de diseño James Bailey. "Paper facilita el trabajo con datos y deriva la atención a los puntos más importantes".

En particular, características como la representación rápida de vínculos de Dropbox para capturas de pantalla aceleran todo el proceso para el equipo de James. "Ahorra tanto tiempo, ya que solo tienes que hacer capturas de pantalla, pegar el vínculo y listo, está ahí mismo en el documento. Me encanta". Además, el equipo de diseño utiliza la herramienta de resaltado para invocar las citas clave de la entrevista, que luego se agrupan por tema. Las tablas se utilizan para comparar respuestas de diferentes entrevistados, con emojis que ayudan a proporcionar pistas visuales.

El equipo de marketing

El equipo de marketing de Designit tiene la tarea de hacer correr la voz sobre la empresa y su perspectiva sobre el diseño a una audiencia global lo más amplia posible. Esto hace que el equipo sea responsable de todo, desde las redes sociales hasta los estudios de casos de clientes y el contenido de su blog de liderazgo intelectual en Medium. Paper sirve como un recipiente para ese contenido a medida que se desarrolla y como un hogar flexible para la coordinación de proyectos. "Paper tiene que ver con el uso compartido, por lo que hace que las actualizaciones de nuestros proyectos sean más visibles", dice Nicole Okumu, directora de Marketing de Designit. "Cada una de nuestras 16 oficinas gestiona su propio contenido, por lo que Paper hace que todo sea transparente, y así nuestras oficinas remotas se vuelven más autónomas".

El equipo de marketing también utiliza Paper para gestionar los planes semanales de redes sociales. Dentro de cada uno de estos documentos, se organizan los elementos clave del contenido, como la fecha de publicación, el copia del contenido, la intención temática y las imágenes, junto con las tareas diarias y los elementos de acción de cada publicación. Cuando llega el momento de publicar una entrada, el estratega digital del equipo copia el contenido del documento y publica la entrada. "Paper es lo primero que realmente se siguió usando en nuestro equipo como reemplazo de la coordinación por correo electrónico”, dice Okumu. "Viene sin los problemas de control de versiones y facilita la creación de un enfoque consistente y basado en plantillas en el que todo está en un solo lugar".

“Nuestro equipo trabaja día a día en diferentes países, zonas horarias y oficinas. En la actualidad, existen muchas soluciones para esta forma de trabajo, pero ninguna funciona con tanta fluidez como Dropbox y Dropbox Paper”.

Los resultados

Una única solución para todos

El equipo de marketing de Designit está en camino de crear más de 100 activos de marketing en Paper este año. Al reducir la dependencia del correo electrónico y eliminar los problemas de control de versiones, Paper ayuda a los equipos de Designit a mantenerse sincronizados.


El equipo de TI de Designit hace posible todo este gran trabajo y administra su implementación de Dropbox Enterprise. Citan la reducción de obstáculos a la colaboración como el beneficio más importante de Dropbox. “Nuestro equipo trabaja día a día en diferentes países, zonas horarias y oficinas", afirma Thomsen. "En la actualidad, existen muchas soluciones para esta forma de trabajo, pero ninguna funciona con tanta fluidez como Dropbox y Dropbox Paper”.


Escucharlos contarlo no es una gran carga, incluso para una cuenta con casi 1000 usuarios. "Nuestros usuarios encuentran Dropbox realmente fácil de usar", dice el administrador de TI global, Anh Le. "No es necesario que brindemos mucha asistencia".