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El personal del instituto de investigación usa Dropbox Business para colaborar de forma segura en documentos de investigación confidenciales esté donde esté.

Resultados clave de Ehrenberg-Bass

Aumento en la privacidad de proyectos individuales

Uso compartido más sencillo para usuarios de distintos lugares

Mayor seguridad de los archivos para los proyectos activos y terminados

El desafío

Rápida adopción

Con un equipo de observadores de tendencias a cargo de abrir el camino, no es de extrañar que Ehrenberg-Bass se sumergiera en el campo del almacenamiento de archivos tan pronto como pudo. No bien obtuvo información acerca de Dropbox Business, el director y profesor Byron Sharp tomó la decisión ejecutiva de migrar a los miembros del personal de los servidores in situ a Dropbox Business. Aunque no todos los empleados de Ehrenberg-Bass conocían Dropbox, Sharp solo tuvo que realizar una breve presentación para que todos pudieran dominarlo. Se agregaron 65 usuarios a la cuenta de Dropbox Business de Ehrenberg-Bass, y comenzaron inmediatamente a almacenar y compartir proyectos de investigación, datos y materiales de capacitación. "La transición fue muy sencilla", recuerda Kirsty Willis, gerente de Investigación de mercado. "Nos registramos, guardamos algunos archivos en Dropbox, y las personas comenzaron a compartir información de inmediato. Ya no fue necesario guardar los archivos en el servidor".

“Cuando recopilamos datos, se guardan en una carpeta de Dropbox. Cuando redactamos un informe o una propuesta, también se guardan allí. De ese modo, todos los miembros del equipo del proyecto pueden acceder a Dropbox y tomar lo que necesiten”.

La solución

Cambios en la conducta

Muchas de las plantillas de los archivos maestros de Ehrenberg-Bass, como las que se usan para las propuestas comerciales, se encuentran en Dropbox; con frecuencia, es el punto de partida para los profesores, estudiantes destacados y demás empleados al momento de emprender nuevos proyectos. Cuando se inicia un proyecto, el equipo usa Dropbox Business para almacenar los datos, compartir los archivos pertinentes y consolidar los aportes de los miembros del equipo. "Cuando recopilamos datos, se guardan en una carpeta de Dropbox", explica Willis. "Cuando redactamos un informe o una propuesta, también se guardan allí. De ese modo, todos los miembros del equipo del proyecto pueden acceder a Dropbox y tomar lo que necesiten”. Generalmente, solo algunas personas administran cada uno de los proyectos, pero, con frecuencia, quienes participan en los proyectos prefieren trabajar fuera de la oficina. En este sentido, Dropbox Business es un activo valioso. "Con tantas personas que trabajan de forma remota, es bueno poder acceder a Dropbox con tanta facilidad", agrega Willis. Después de terminar los proyectos, los miembros del equipo suelen redactar ensayos o artículos para revistas a fin de publicar los resultados de la investigación. La investigación y las conclusiones relacionadas con ella también suelen usarse en las tesis de los alumnos de posgrado de la universidad. Algunos de los miembros del personal de Ehrenberg-Bass incluso usaron los resultados para escribir manuales de investigación de mercado. En el caso de cada uno de los proyectos posteriores a la investigación, Dropbox Business se usa para organizar los archivos durante el proceso de elaboración. En palabras de Willis: "Es excelente, porque Dropbox ofrece más privacidad que un servidor. Las personas pueden controlar quiénes tienen acceso a sus archivos cuando trabajan en proyectos individuales". Además de usar Dropbox Business durante las etapas de investigación y elaboración de informes, el equipo de Ehrenberg-Bass también usa Dropbox para organizar los materiales de marketing. Cuando la organización necesita publicidad para obtener nuevos clientes o patrocinadores corporativos, simplemente puede acceder a su biblioteca de archivos de marketing en Dropbox.

"Es excelente, porque Dropbox ofrece más privacidad que un servidor. Las personas pueden controlar quiénes tienen acceso a sus archivos cuando trabajan en proyectos individuales".

Los resultados

Compartir experiencias en todo el mundo

Debido a que los miembros del personal de Ehrenberg-Bass almacenan muchos datos extremadamente importantes en Dropbox, y con frecuencia consultan informes de investigaciones anteriores cuando trabajan en proyectos con temas similares, una de las características que más valoran es la posibilidad de proteger los archivos contra la eliminación. "Definitivamente no queremos eliminar las carpetas que creamos", señala Willis. "Queremos conservar todo el contenido en Dropbox durante mucho tiempo". La organización conoció el poder de la recuperación de archivos de Dropbox Business de primera mano cuando un empleado eliminó accidentalmente una carpeta que contenía "una gran cantidad de trabajo". "Estábamos todos sentados en una reunión y, de pronto, nos dimos cuenta de que se había eliminado la carpeta que contenía un alto nivel de investigación", recuerda Willis. "Por suerte, pudimos rastrear quién lo hizo y, por supuesto, pudimos recuperar todos los archivos. Fue excelente". Con un almacenamiento y uso compartido convenientes, y la tranquilidad constante en cuanto a la seguridad de sus archivos, a Ehrenberg-Bass le complace haber realizado una rápida adopción y haber migrado sus datos a Dropbox. En palabras de Willis: "Definitivamente recomendaría Dropbox Business como una forma de crear copias de seguridad de prácticamente todo el contenido que se quiere proteger y al cual se quiere acceder".