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Con Dropbox Business, el trabajo de campo del German Development Institute es más rápido

Resultados clave del German Development Institute

Colaboración global más rápida y sencilla.

Menor dependencia del equipo de informática

Control simplificado de TI para el equipo global.

El desafío

Investigación sin fronteras pero controlada

El German Development Institute/Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) es una organización de investigación conformada por especialistas en desarrollo y cooperación internacional de todo el mundo. El DIE desarrolla conceptos relevantes para la creación de políticas, asesora ministerios, gobiernos y organizaciones internacionales, y es un referente para los problemas políticos actuales. Los accionistas son la República Federal de Alemania y el estado de Renania del Norte-Westfalia. Dos tercios de los empleados del instituto son investigadores que trabajan en tres grupos de países y, con frecuencia, llevan a cabo investigaciones de campo en países en desarrollo. Antes de usar Dropbox Business, los equipos recopilaban y guardaban datos de investigaciones de campo en memorias USB, lo que dificultaba el uso compartido con otros miembros del equipo que no estaban en el mismo lugar. Al mismo tiempo, los equipos perdían datos debido a virus y tenían menos control de las diferentes versiones y de los formatos de archivos. El instituto intentó reemplazar la solución de memorias USB con iFolder, una herramienta de código abierto, que configuró el equipo de informática, aunque el alojamiento era externo. La solución era compleja, requería muchos recursos del equipo de informática y no permitía la colaboración entre equipos. La sincronización también era problemática y, con frecuencia, generaba pérdidas de datos. Además, era incluso más difícil incluir socios externos que no tenían acceso al software. “La solución de código abierto tenía sus limitaciones. El servidor generaba muchos errores, y nos vimos obligados a invertir mucho tiempo y dinero en mantenimiento”, indica Vitaliy Isaakov, miembro del equipo de informática del German Development Institute. Comenzaron a buscar una alternativa. Muchos de los socios de cooperación de los países en desarrollo ya usaban Dropbox Business y conocían bien el producto. La decisión de implementar Dropbox Business se vio impulsada por diversos factores: era fácil acceder a los datos por Internet, independientemente del tipo de dispositivo, varios equipos podían trabajar en proyectos y carpetas, era posible trabajar sin conexión a Internet y sincronizar los datos, y la capacidad de almacenamiento era suficiente. Como señala Vitaliy: “Los investigadores guardan muchos datos; por lo tanto, la capacidad fue muy importante al tomar la decisión. Dropbox Business nos ofrece una gran capacidad de almacenamiento”.

“Ahora, los científicos que trabajan en grupos y proyectos se comunican con más eficiencia. Todos tienen acceso a las versiones más recientes. Pueden trabajar mucho más rápido”.

La solución

Colaboración potente, incluso con ancho de banda reducido

El instituto usa Dropbox Business desde 2014. Los investigadores acceden a Dropbox para colaborar con sus compañeros en ciertos proyectos. Ahora es mucho más fácil compartir datos con los socios de cooperación externos ubicados en países en vías de desarrollo y con quienes ya habían usado Dropbox Business. La sincronización de Dropbox Business también funciona cuando el ancho de banda es muy reducido, un factor importante para los compañeros de trabajo que llevan a cabo investigaciones de campo en países en desarrollo con conexiones a Internet deficientes. Incluso si no hay conexión, pueden guardar los datos, que se sincronizarán no bien el dispositivo se conecte de nuevo a Internet. Además del trabajo de campo, los instructores de los programas de capacitación del instituto usan Dropbox para distribuir el material de los cursos y para recibir la tarea de graduados universitarios y jóvenes profesionales.

“La sincronización de Dropbox Business también funciona cuando el ancho de banda es muy reducido, un factor importante para los compañeros de trabajo que llevan a cabo investigaciones de campo en países en desarrollo con conexiones a Internet deficientes. Incluso si no hay conexión, pueden guardar los datos, que se sincronizarán no bien el dispositivo se conecte de nuevo a Internet”.

Los resultados

Control informático remoto

La implementación de Dropbox Business también liberó recursos del equipo de informática del German Development Institute. Los usuarios obtienen una cuenta de Dropbox Business, el departamento instala el software y no es necesario realizarle mantenimiento. Además, el departamento de informática puede distribuir al instante las actualizaciones de software a través de una carpeta compartida de Dropbox Business. “Como administrador, tengo la posibilidad de compartir una carpeta con diversos usuarios que pueden descargar el software para instalarlo. Eso es muy útil para los investigadores que, con frecuencia, trabajan fuera de la oficina”.