La primera y única marca nacional en obtener la certificación de productos lácteos orgánicos de ganado 100 % alimentado con pasto usa Dropbox Business para que los empleados puedan colaborar estén donde estén. Esto permite ofrecer un mejor servicio a los distribuidores y reducir los costos informáticos de la empresa familiar.

Maple Hill Creamery, empresa de productos lácteos

Resultados clave de Maple Hill Creamery

Maple Hill Creamery, empresa gastronómica

Mayor productividad de los empleados

Maple Hill Creamery, empresa gastronómica

Mayor control de los documentos clave

Maple Hill Creamery, empresa gastronómica

Menos gastos informáticos

El desafío

Aprovechar la tecnología al máximo

Al igual que muchas empresas pequeñas, Maple Hill Creamery surgió de un simple deseo. Cansado de la vida corporativa, el fundador, Tim Joseph, adquirió un terreno en el norte de Nueva York en 2003 para cumplir el sueño de su infancia de ser granjero. Después, compró vacas lecheras, con la idea de abandonar su trabajo habitual gracias al dinero que obtendría de comercializar la leche. “Desde luego, nunca funcionó porque no obtenía dinero suficiente para reemplazar el salario”, señala. Decidió que debía descubrir su nicho en el mercado y, finalmente, se decidió por fabricar yogur, queso y otros productos lácteos de ganado 100 % alimentado con pasto. A medida que la idea fue cobrando vida, los empleados afrontaban más problemas para colaborar, puesto que, en su mayoría, trabajaban de forma remota. “Al principio, usábamos el correo electrónico —indica Joseph— pero, cuando comenzamos a preparar archivos PDF y otros archivos muy elegantes y profesionales, el tamaño de los adjuntos comenzó a ser un problema”. Los empleados se registraron en cuentas personales de Dropbox para compartir archivos con colegas y distribuidores con mayor facilidad. Cuando Maple Hill comenzó a enviar sus productos de costa a costa, Joseph decidió subir de categoría a Dropbox Business para tener más espacio de almacenamiento y un mayor control. “Ofrecía más características para administrar las cuentas y más espacio”, expresa Joseph. “Parecía ser la opción más adecuada que una empresa en expansión podía adoptar de forma oportuna”.

La solución

Permitir a las personas trabajar estén donde estén

Ahora, Maple Hill tiene 16 empleados y usa Dropbox Business para ayudarlos a colaborar de forma sincronizada, aunque la mayoría no trabaje desde la sede central del valle de Hudson. Las carpetas compartidas le permiten al equipo de ventas acceder a los datos más recientes de promociones, a los informes de productos y a otros documentos, independientemente de si están en la oficina o en una exposición comercial. “Casi todos nuestros archivos de marketing se almacenan en una carpeta de Dropbox”, señala Joseph. “De ese modo, sabemos que todos tienen acceso a la misma y última versión dondequiera que estén”. Maple Hill también creó carpetas compartidas para cada una de las 79 granjas que le suministran leche a la empresa, con el objetivo de distribuir contratos, certificados orgánicos y otros documentos clave. La empresa usa los permisos de uso compartido en la Consola de administración para asegurarse de que solo las personas adecuadas tengan acceso a las carpetas correctas. Esta configuración evita que Maple Hill y sus casi 80 socios proveedores de leche tengan que estar pendientes de los archivos adjuntos a mensajes de correo electrónico. “Ahora es mucho más fácil compartir archivos cuando sabes que todo está disponible en Dropbox”, indica Joseph. Los empleados son asiduos usuarios de la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles, en especial la gerente de suministro de leche de la empresa, quien cruza todo el estado de Nueva York en busca de nuevas fuentes de leche orgánica de ganado 100 % alimentado con pasto. “En cualquier granja donde esté, puede capturar una fotografía del certificado orgánico y guardarlo al instante en Dropbox a través de su iPad”, expresa Joseph. La insignia de Dropbox también resultó muy útil, según Joseph, para las tareas de colaboración, como la actualización de la ruta de suministro de leche en Microsoft Excel. La insignia les permite a quienes ven los archivos compartirlos y acceder a la versión más reciente cuando alguien hace cambios, todo ello en Microsoft Office. “Todos los días, muchos de nosotros actualizamos la hoja de cálculo con los últimos litros de leche que prevemos recibir de cada una de las granjas”, señala Joseph. “La pequeña burbuja te permite saber si alguien está editándola para que nunca se pierda el trabajo”.

Los resultados

Liberar recursos para impulsar el crecimiento

Según Joseph, Maple Hill logró expandirse a más de 6000 tiendas en parte gracias a las sólidas relaciones con los distribuidores, que ofrecen un excelente producto y un servicio increíble. Al visitar a los nuevos distribuidores, los empleados pueden enviarles materiales al instante a través de vínculos de Dropbox desde sus teléfonos. “Somos una empresa eficiente”, indica Joseph. “Debido a que tenemos todo al alcance de la mano, nadie pierde tiempo. Las personas saben que, si recurren a Maple Hill, nos ocupamos de todo”. Dropbox Business también le permite a Maple Hill reducir los costos informáticos, ya que no es necesario mantener servidores de archivos. Esto libera recursos para fabricar alrededor de 32 SKU diferentes. “Ahora podemos hacer todo lo que antes requería de un departamento de informática completo”, expresa Joseph. “En consecuencia, nos permite mantenernos ágiles sin expandirnos”.

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