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Esta empresa, que prepara café artesanal, usa Dropbox Business para administrar todos los aspectos de sus operaciones, desde la colaboración en recetas de bebidas hasta las finanzas.

Resultados clave de Mazarine Coffee

Fácil acceso para todos los empleados

Mayor productividad mediante carpetas compartidas y acceso en dispositivos móviles

Mayor control de la información confidencial de la empresa

El desafío

Un cambio en el sector

Para servir al público ávido de café de hoy en día, muchas empresas de café artesanal cada vez más se abastecen de los mejores granos y los tuestan en sus instalaciones. Sin embargo, según observa Hamid Rafati, muy pocas hacen hincapié en el proceso de preparación. Esto significa que el cliente, con frecuencia, recibe una bebida mediocre. Rafati planea cambiarlo todo con Mazarine Coffee, centrándose en desarrollar recetas y en capacitar al personal para preparar la taza perfecta. “Así, podremos convertirnos en verdaderos expertos en preparar café”, indica Rafati. El ex ingeniero de diseño deseaba crear un entorno de colaboración para los empleados que produjera una nueva experiencia de café en San Francisco. Concluyó que depender del correo electrónico para compartir recetas y otros archivos con el personal podría provocar confusión sobre la versión más reciente. Después de haber usado Dropbox para almacenar y compartir archivos personales, Rafati decidió implementar la versión para empresas en su pequeño negocio. “Cuando fundé Mazarine, me di cuenta de que podía obtener una versión para empresas para que todos nuestros empleados tuvieran acceso”, indica.

“Dropbox se ocupa de las tareas para las que ya no tengo tiempo. Así, puedo hacer hincapié en lo que se relaciona con el negocio. Tengo más tiempo para capacitar a las personas que sirven el café y a las que se ocupan de la atención al cliente”.

La solución

Colaboración de alto nivel

Hoy en día, Mazarine Coffee lleva a cabo la mayor parte de sus operaciones en Dropbox Business. El personal encargado del café desarrolla una nueva receta de moca en un documento de Excel, por ejemplo, y lo sube a Dropbox para que Rafati y los otros empleados puedan colaborar con facilidad. La insignia de Dropbox asegura que nada se pierda, debido a que permite que los usuarios tengan acceso a la versión más reciente cuando alguien hace cambios. “Si hay dos versiones de un archivo, hay incoherencia”, indica Rafati. “Dropbox se ocupa de las tareas para las que ya no tengo tiempo. Así, puedo hacer hincapié en lo que se relaciona con el negocio. Tengo más tiempo para capacitar a las personas que sirven el café y a las que se ocupan de la atención al cliente. Pienso que Dropbox resuelve todo eso”. Con Dropbox Business, es más fácil para los empleados de Mazarine Coffee hacer funcionar el negocio, incluso cuando no están en la sede del distrito financiero. Rafati carga todas las facturas en PDF que recibe de los proveedores de café tostado y de otros artículos en una carpeta compartida de Dropbox, lo que le permite a su contador acceder a la carpeta para pagar las facturas. Con la Consola de administración, Rafati puede controlar quiénes pueden ver la información confidencial de la empresa. “Mi contador es la única persona con acceso a la carpeta de contabilidad”, indica Rafati. “Puedo compartir al instante las carpetas correctas con las personas apropiadas”. En 2014, Dropbox cumplió un rol fundamental en la construcción de la tienda de Mazarine Coffee. Cuando Rafati se reunía con arquitectos, contratistas y trabajadores, recuperaba los planos del edificio y otros documentos en la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles de su iPad. “Todos necesitaban acceso a los documentos, hacer cambios, etcétera”, agrega. “Dropbox fue ideal”.

“Si hay dos versiones de un archivo, hay incoherencia. Pienso que Dropbox resuelve todo eso”.

Los resultados

Hincapié en lo importante

Dropbox Business ayuda a Mazarine Coffee a ampliar sus actividades comerciales, puesto que los empleados pueden compartir contenido y colaborar con facilidad”, indica Rafati. “Dropbox se ocupa de las tareas para las que ya no tengo tiempo. Así, puedo hacer hincapié en lo que se relaciona con el negocio“, indica. “Tengo más tiempo para capacitar a las personas que sirven el café y a las que se ocupan de la atención al cliente”.