La empresa de desarrollo web usa Dropbox Business para colaborar con más eficiencia en formularios de salud y presentaciones generales. Así, los desarrolladores pueden trabajar estén donde estén.

Resultados clave de Mobify

Visibilidad y control administrativo mejorados

Fácil incorporación y adopción generalizada

Colaboración en todos los dispositivos y desde cualquier ubicación

El desafío

Pruebas y errores

Con un personal dotado de excelentes técnicos, Mobify siempre operó sin un departamento de informática formal. En cambio, busca excelentes productos que puedan usarse sin que se requiera demasiado soporte. Algunas aplicaciones, como Dropbox, se adoptaron como herramientas fijas debido al uso generalizado de los empleados. Aunque las cuentas de Dropbox Basic y Dropbox Pro eran populares entre los empleados, generaron un desafío logístico. En un esfuerzo por definir una administración más centralizada de los archivos corporativos y un mejor control del acceso a los archivos, la empresa comenzó a usar otra solución similar a Dropbox. Pero el traspaso fue una pesadilla. El ingeniero de sistemas Kyle Young recuerda lo siguiente: “Recibíamos quejas porque no se sincronizaban los documentos y porque se eliminaban algunos de ellos. Nadie lograba resolver el problema”. La empresa determinó que no tenía sentido pagar una solución que no funcionaba. Después de enterarse de que Dropbox Business cumplía con todos los requisitos de seguridad y control corporativo de la empresa, Mobify se entusiasmó y volvió a implementar esta solución. “Todos recordaban lo fácil que era compartir y sincronizar contenido con Dropbox”, expresa Young. “No se extraviaban los archivos, y eso era exactamente lo que querían los usuarios. Además, la solución para empresas cumplía con todos nuestros criterios. Todas las personas que trabajan en el campo de la tecnología exigen un alto nivel de calidad de las herramientas que usan, y Dropbox Business es la única solución de uso compartido de archivos que llega a ese nivel”. En cada oficina, se les proporcionó a los equipos servidores de almacenamiento NAS y acceso a los archivos a través de una VPN. Sin embargo, las conexiones de VPN pronto demostraron ser problemáticas. Según describe el gerente de Servicios Globales de TI, Nithin Veeraarasu: “El acceso remoto era un problema constante, en especial para nuestro equipo de ventas. Intentaban extraer la información de todas las VPN mediante puntos de acceso 3G, lo cual no era ideal. Comenzamos a tener muchos problemas al intentar sincronizar los documentos y mantener las versiones en orden”. Además de los problemas de conectividad y control de versiones, los usuarios de Mac, que conforman el 35 % de la fuerza de trabajo, tenían conflictos con el sistema operativo cuando intentaban usar la VPN. Los problemas de montaje dificultaban el proceso de expansión y le demandaban al equipo de informática de NewVoiceMedia una cantidad excesiva de tiempo y energía.

“Todas las personas que trabajan en el campo de la tecnología exigen un alto nivel de calidad de las herramientas que usan, y Dropbox Business es la única solución de uso compartido de archivos que llega a ese nivel”.

Kyle Young, ingeniero de sistemas de Mobify

La solución

Adopción rápida y sencilla

Incorporar a los 85 empleados de Mobify a Dropbox Business demoró tan solo una semana. Debido a que los usuarios ya conocían y adoraban Dropbox, la adopción fue simple, y desaparecieron de inmediato las quejas que eran habituales con la solución anterior. Young describe Dropbox Business como “una herramienta muy intuitiva” y agrega lo siguiente: “Lo que nos interesa es la productividad y la velocidad del equipo. Siempre queremos hacer hincapié en nuestra característica clave, que es nuestro valor empresarial fundamental, y no la administración del departamento de informática. Dropbox Business nos ayuda a hacerlo”. Dropbox Business le permite a Mobify recuperar el control de los documentos de la empresa y mantener una clara separación entre los archivos del trabajo y los personales, y los empleados pueden seguir accediendo a sus cuentas de Dropbox personales. Los problemas de sincronización que se producían con la solución anterior, como la desaparición de la plantilla de un contrato de venta en medio de una negociación, ya son historia. En palabras de Young: “Solía dedicar algunas horas por semana a la resolución de problemas. En comparación con Dropbox Business, era muy complicado incorporar y desvincular empleados, y configurar permisos con la solución anterior”. Ahora, Young puede permitir que los propietarios del contenido administren los permisos de sus propios archivos mientras él hace hincapié en otras prioridades, como la programación de sistemas y el desarrollo de productos. Young, quien adoptó Dropbox Business con entusiasmo, explica lo siguiente: “En Mobify, preferimos soluciones que no requieren tareas de gestión, como Dropbox Business. El tiempo que recuperamos se invierte por completo en nuestro producto”.

“En Mobify, preferimos soluciones que no requieren tareas de gestión, como Dropbox Business. El tiempo que recuperamos se invierte por completo en nuestro producto”.

Kyle Young, ingeniero de sistemas de Mobify

Los resultados

Conquistar la colaboración

Mobify guarda todos los activos de la empresa, como documentos sobre beneficios médicos y diapositivas de las reuniones generales semanales, para que estén disponibles en Dropbox Business, pero cada uno de los departamentos también usa Dropbox Business para crear grupos de uso compartido más reducidos. Por ejemplo, los diseñadores de desarrollo de productos comparten archivos con los diseñadores de marketing para tener acceso al material publicitario. “Dropbox Business resultó ser una herramienta excelente para generar una mentalidad «gremial»: los diseñadores de las distintas divisiones pueden comunicarse entre sí y colaborar con facilidad”, explica Young. Con respecto a la colaboración externa, los vínculos compartidos de Dropbox Business le ofrecen a Mobify una forma simple de enviarle documentación a su socio de marketing en Seattle y le permiten al equipo de servicios especiales compartir maquetas de desarrollo de productos con los clientes. “Dropbox Business es fundamental para compartir los activos actualizados de forma oportuna”, señala David Fay, estratega en marketing de contenido. Cuando los empleados de Mobify deben viajar, las características de Dropbox Business, incluso la sincronización confiable, el acceso sin conexión y la intuitiva aplicación para dispositivos móviles, les permiten mantenerse conectados y seguir siendo productivos. En palabras de Fay: “Ya sea en un avión o en un hotel, es posible que necesitemos acceso a un activo al instante. Con Dropbox Business, todos los archivos están disponibles y ordenados cuando los necesitamos y, de ese modo, podemos crear materiales con mucha rapidez y seguir avanzando en nuestro trabajo”. Ya sea que los empleados de Mobify estén en plena producción o realizando presentaciones para nuevos clientes, pueden contar con Dropbox Business. La facilidad y fiabilidad que ofrece son los motivos exactos por los cuales Mobify eligió la solución desde el principio y en última instancia.

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