Los gerentes de activos acceden al contenido más reciente y lo comparten estén donde estén a través de Dropbox Business. Esto le permite a la inmobiliaria evaluar las propiedades y hacer cargo de ellas de forma segura, además de reducir el tráfico del correo electrónico.

Monarch Investment & Management, una inmobiliaria

Resultados clave de Monarch Investment & Management Group

Mazarine Coffee, una empresa de comidas y bebidas

Menor dependencia del correo electrónico

Mazarine Coffee, una empresa de comidas y bebidas

Mayor productividad sobre la marcha

Mazarine Coffee, una empresa de comidas y bebidas

Mejor control de la información confidencial de los clientes

El desafío

Sustituir herramientas obsoletas

Como inmobiliaria, Monarch Investment Group se enorgullece de cómo gestiona con practicidad las propiedades de los inversores y cómo realiza el mantenimiento de los edificios para los inquilinos. Por eso, Monarch se sorprendió al advertir que los flujos de trabajo internos no siempre facilitaban la colaboración entre sus casi 1000 empleados que supervisan inmuebles en 15 estados. “Los gerentes de activos con frecuencia estaban fuera de la oficina, pero no podían acceder a documentos clave, como planos, contratos o acuerdos de refinanciación, alojados en el servidor interno de Monarch”, indica Curtis Pottle, analista. “Teníamos que enviar archivos por correo electrónico a los gerentes de activos, y recibíamos cientos de respuestas para indagar dónde estaba el archivo”, expresa Pottle. Las bandejas de entrada de correo electrónico estaban tan colapsadas que muchos empleados tenían pesadas carpetas con los documentos que necesitaban. Monarch también necesitaba controlar con más eficiencia la información confidencial; en particular, si un empleado abandonaba la empresa. “Necesitábamos saber que no se iban con una lista de números del seguro social”, indica Pottle. Después de analizar varias soluciones, Monarch se decidió por Dropbox Business tras llegar a la conclusión de que el servicio ofrecía la mayor seguridad y la mejor tasa de adopción por parte de los usuarios. “La plataforma es tan fácil de usar que no nos sentimos intimidados”, indica el analista Greg Hidlay.

La solución

Mayor uso compartido con mejores controles

Con Dropbox Business, Monarch organiza todos los archivos de los inmuebles, como acuerdos operativos y especificaciones de los edificios, en carpetas compartidas. Dropbox les permite a los gerentes de activos ahorrar tiempo al evaluar una venta o refinanciación, puesto que pueden consultas en sus teléfonos planillas de Excel y archivos PDF estén donde estén. Ahora que todo está en una jerarquía de carpetas uniforme y organizada por nombre de cliente y tipo de contenido, los gerentes de activos ya no tienen que enviar correos electrónicos a la sede central para obtener la información que necesitan. “Ahora, pueden encontrar con facilidad los archivos, enviar un vínculo desde la aplicación para dispositivos móviles y listo”, indica Pottle. La solución le ahorra tiempo a Monarch al permitir que los administradores controlen los permisos de grupos de empleados, en lugar de un empleado a la vez. “La característica de grupos es muy práctica y eficiente”, indica Hidlay. “Cuando alguien cambia de equipo, solo hay que migrarlo al nuevo grupo, y los permisos cambian de forma automática". Además, los permisos se personalizan con derechos de edición y de solo lectura que aseguran que solo las personas apropiadas puedan hacer cambios en los documentos. Monarch ya no se preocupa por lo que ocurre con los archivos cuando los empleados abandonan la empresa gracias a características como la transferencia de cuenta y el borrado remoto. “Es muy fácil transferir los archivos de las personas que abandonan la empresa al nuevo empleado y asegurarnos de que no tengan acceso desde otros dispositivos”, expresa Pottle.

Los resultados

Empleados más productivos

Monarch afirma que Dropbox ayuda a los gerentes de activos a ser más productivos fuera de la oficina y a mejorar la seguridad de la empresa. “Nos simplifica la vida a todos”, expresa Pottle. “Los gerentes de activos pueden hacer hincapié en los inmuebles, en lugar de perder tiempo buscando documentos”, comenta. El historial de versiones extendido también ha sido fundamental. “Varias veces se eliminaron documentos importantes —expresa Hidlay— y logramos restaurar todo en tres clics. Descansamos mejor por la noche”, agrega. “En general, las personas son más eficientes en el trabajo”, indica Pottle. “El uso de Dropbox evolucionó como por arte de magia”, expresa. “Las personas lo adoptaron de forma natural y se lo recomendaron a sus compañeros. Nadie los obligó. Esa es la mejor forma de aumentar la productividad”, concluye.

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