La principal empresa consultora de comunicaciones empresariales de América Latina usa Dropbox Business para colaborar con los clientes y permitirles a sus empleados trabajar estén donde estén. De este modo, ahorran tiempo y dinero.

MZ Group, empresa consultora de comunicaciones empresariales

Resultados clave de MZ Group

Mayor productividad gracias a la velocidad de sincronización

Mayor ahorro en informática

Mayor control de la información confidencial de los clientes 

El desafío

Optimización de las comunicaciones

Como servicio integral de comunicaciones corporativas, la empresa MZ Group, con base en San Pablo, creció junto a sus más de 600 clientes hasta convertirse en una empresa líder en el sector. Sin embargo, a medida que la organización expandía su alcance con oficinas en Brasil, Asia y Estados Unidos, los ejecutivos advirtieron que la tecnología de su propia oficina era un obstáculo para el progreso. Los archivos se almacenaban en servidores internos que requerían de una inversión constante en infraestructura, hardware y software. Los equipos de soporte también experimentaban problemas para colaborar en los mismos documentos en tiempo real. Además, cuando los empleados necesitaban acceso a los documentos de forma remota, debían hacerlo a través de una conexión VPN. “Por motivos de seguridad y debido al sistema interno, la conexión era lenta”, señala Rodolpho Zabisky, director financiero de MZ, quien se encarga de las relaciones con los inversores, las relaciones públicas y las comunicaciones digitales, entre otros servicios. “Debido a que los empleados accedían al mismo archivo, también se generaban muchas copias en conflicto”. Después de probar otras soluciones, MZ se decidió por Dropbox Business. “La velocidad de sincronización y la facilidad de uso de la solución fueron factores clave”, expresa Alex Souza, coordinador del equipo de informática. “Basta con crear credenciales de inicio de sesión y enviárselas a los empleados, ya que la plataforma es fácil de usar y no requiere de horas de capacitación. De este modo, el grupo de informática puede ahorrar tiempo”, explica Alex Souza.

La solución

Trabajar desde cualquier ubicación

En la actualidad, los 250 empleados de MZ usan Dropbox Business para colaborar entre ellos y con los clientes. Ya sea que trabajen en presentaciones, comunicados de prensa u otros documentos, los empleados pueden compartir vínculos de Dropbox que se actualizan en tiempo real. La insignia de Dropbox permite que varios usuarios editen el mismo documento sin que se generen distintas versiones por accidente. “Las notificaciones son muy útiles cuando un equipo trabaja de forma simultánea en el mismo documento, en especial cuando se agregan comentarios”, expresa Zabisky. Cuando terminan de trabajar en un documento, los empleados envían las versiones finales a los clientes a través de un vínculo de Dropbox por correo electrónico o WhatsApp. “Los clientes adoran la integración de WhatsApp con Dropbox”, señala Souza. Gracias a la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles, los empleados de MZ pueden acceder a los archivos y compartirlos con más rapidez estén donde estén. En lugar de dedicar tiempo a conectarse a una VPN, pueden hacer hincapié en ofrecerles un excelente servicio a los clientes. “Si un cliente solicita un archivo, puedes enviárselo desde tu teléfono celular, en tu automóvil“, manifiesta Zabisky. ”Esto es excelente en Brasil, donde los embotellamientos nos hacen perder mucho tiempo”. La Consola de administración les permite a los ejecutivos de MZ asegurarse de que los datos confidenciales de los clientes se compartan solo con los destinatarios previstos de forma muy sencilla. “Llegamos a la conclusión de que Dropbox es más seguro que otras medidas de seguridad y protección de datos”, declara Souza. “No hubiésemos adoptado Dropbox sin antes garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos”, afirma.

“Llegamos a la conclusión de que Dropbox es más seguro que otras medidas de seguridad y protección de datos. No hubiésemos adoptado Dropbox sin antes garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos”.

Alex Souza, coordinador del equipo de informática de MZ Group

Los resultados

Ahorro de tiempo y dinero

Al implementar Dropbox, MZ logró aumentar la eficiencia y liberar tiempo para que los empleados pudieran hacer hincapié en las cuentas de los clientes. Alex calcula que, al acceder a los archivos en Dropbox en lugar del sistema de VPN anterior, los empleados ahorran, en total, alrededor de 1000 horas a la semana. “Ese cálculo se aplica solo a la VPN”, expresa Souza. “La organización también logró otros tipos de ahorros”. Según MZ, los ahorros en informática gracias a Dropbox se acercan a las seis cifras anuales, puesto que se evitan gastos en nuevos servidores, licencias de VPN y otros software para crear copias de seguridad. “El motivo inicial por el cual decidimos usar Dropbox no fue reducir los costos. Se trató de hacer hincapié en la movilidad de los empleados”, señala Zabisky. “Sin embargo, el proyecto resultó muy ventajoso para nosotros desde el punto de vista financiero”. Con más de 600 clientes y debido a su liderazgo entre las empresas de Brasil que cotizan en bolsa, MZ no puede darse el lujo de interrumpir el trabajo cuando ocurre algún imprevisto. Durante un corte de luz de tres horas, Dropbox Business permitió que los empleados pudieran seguir concentrándose en sus cuentas. “Gracias a Dropbox, los empleados siguen trabajando en sus computadoras portátiles o sus teléfonos, y no es necesario que la empresa interrumpa sus operaciones ni un segundo”, expresa Souza.

La mejor solución de almacenamiento y uso compartido de archivos para tu empresa