Resultados clave de Orkla

Presentaciones de productos más impecables y modernas

Mejor soporte para un equipo de trabajo distribuido

Mayor tranquilidad y total control administrativo

El desafío

Evolución de una marca consolidada

Cuando estás en el negocio hace más de tres siglos, realmente te acostumbras a observar cómo evoluciona tu empresa. Las divisiones de Orkla vivieron buenos y malos momentos. De todos modos, creció hasta convertirse en el productor más importante de Escandinavia en su categoría. En los últimos años, debido a que la empresa se expandió, su equipo de trabajo pasó de las operaciones en la oficina y los flujos de trabajo en papel a un flujo de trabajo más móvil con procesos digitalizados a un ritmo constante. La empresa usó Lotus Notes durante casi dos décadas, y dependía del sistema, junto con bases de datos y su plataforma de correo electrónico, para compartir documentos, sin tener un flujo de trabajo demasiado definido. Debido a que cada vez más empleados comenzaron a trabajar desde sus casas, sobre la marcha y en las ubicaciones de distribución de Orkla Foods, surgió la necesidad de incorporar un sistema de uso compartido de archivos más ordenado y eficiente. "Necesitábamos una forma más rápida de brindarles información a nuestros representantes de ventas y un método mucho más moderna de presentar nuestros productos", indica el jefe de Soporte de Ventas, Jon-Erik Andersgaard. "Queríamos que toda nuestra fuerza de trabajo móvil tuviera un mejor acceso a las imágenes y los videos, y a los documentos administrativos que explican nuestra forma de trabajar". Orkla Foods tomó la decisión de comenzar a usar dispositivos basados en tablets y aplicaciones de ventas para dispositivos móviles, además de la CRM de SAP, pero esto implicó una nueva serie de problemas para sus flujos de trabajo.

"La aplicación de Dropbox es muy fácil de explicar a las personas que recién se están familiarizando con el uso de dispositivos móviles en el trabajo. Si quieres que los empleados comprendan rápidamente cómo acceder a los archivos desde un dispositivo móvil y compartirlos, Dropbox es la tecnología que necesitas".

La solución

Un nuevo orden mundial

Aunque las tablets les permitieron a los representantes de ventas de Orkla Foods estar más conectados sobre la marcha, los empleados tenían problemas para compartir documentos fuera del entorno de una oficina tradicional, como complemento de la aplicación de ventas. Necesitaban una aplicación que funcionara con más fluidez en la interfaz de la tablet, y les permitiera ver y compartir documentos con mayor facilidad. "Nuestros representantes necesitaban una plataforma específicamente diseñada para compartir documentos y archivos multimedia de forma rápida y segura", agrega Andersgaard. El equipo de ventas encontró la solución en Dropbox Business. La funcionalidad fácil de comprender de la aplicación para dispositivos móviles era exactamente lo que Orkla Foods estaba buscando. En palabras de Andersgaard: "La aplicación de Dropbox es muy fácil de explicar a las personas que recién se están familiarizando con el uso de dispositivos móviles en el trabajo. Si quieres que los empleados comprendan rápidamente cómo acceder a los archivos desde un dispositivo móvil y compartirlos, Dropbox es la tecnología que necesitas". Ahora, cuando los representantes visitan las tiendas de todo el continente, pueden recuperar al instante las presentaciones de PowerPoint, los videos y todos los documentos que necesiten para cerrar una venta. Ya no tienen que buscar en correos electrónicos ni tratar de encontrar archivos que se compartieron a través de aplicaciones difíciles de usar. Además, cuando la empresa actualiza la información de los productos, las condiciones de venta y los materiales de marketing (como lo hace varias veces al año), puede entregarles esos archivos a los empleados sin tener que imprimir ni distribuir los documentos de forma manual. "Nuestro objetivo es no usar papel en los flujos de trabajo", explica Andersgaard. "Dropbox Business ofrece un espacio digital exclusivo para que los empleados puedan buscar toda la información que necesitan, desde la información de ventas más completa y reciente hasta los documentos de incorporación de empleados y las instrucciones para generar informes de gastos".

"Con Dropbox Business, realmente podemos controlar quiénes podrán ver cada elemento, cuándo y durante cuánto tiempo. Al incorporar a un nuevo empleado o al mantener al día al equipo de ventas, podemos ofrecerles datos apropiados en el lugar correcto y en el momento adecuado".

Los resultados

Productividad que aporta tranquilidad

Orkla Food adora Dropbox Business porque les permite a los empleados viajar por el mundo con libertad a la vez que preserva la seguridad de los archivos de la empresa en un solo lugar. Debido a que hay alrededor de 300 usuarios en el campo de ventas móviles, algunas veces se eliminan archivos por accidente. Sin embargo, según Andersgaard: "Dropbox Business nos brinda mucha tranquilidad. Los errores suceden, pero saber que podemos recuperar los documentos extraviados y las versiones anteriores es asombroso". Además de saber que sus empleados ya no tienen que preocuparse en caso de extraviar archivos importantes, la empresa también puede asegurarse de que los archivos adecuados estén disponibles de inmediato ante cualquier situación. "Con Dropbox Business, realmente podemos controlar quiénes ven cada elemento, cuándo y durante cuánto tiempo", afirma Andersgaard. "Al incorporar a un nuevo empleado o al mantener al día al equipo de ventas, podemos ofrecerles datos apropiados en el lugar correcto y en el momento adecuado".