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La empresa de planificación de ERP en la nube duplicó la cantidad de empleados en los últimos dos años e implementó Dropbox Business para colaborar con facilidad entre diferentes ubicaciones y dispositivos.

Resultados clave de Plex Systems

Arquitectura informática rentable y con capacidad de ampliación

Respuestas más rápidas a los clientes a través de dispositivos móviles   

Colaboración simple y más potente entre las distintas ubicaciones   

El desafío

Sortear obstáculos para expandirse rápidamente

Plex Systems, cuyos fundadores alguna vez se desempeñaron en instalaciones de fabricación, ayuda a más de 400 fabricantes a administrar con eficiencia el inventario y el envío al migrar los procesos clave a la nube. Esta empresa, con sede en Michigan, duplicó la cantidad de empleados en los últimos dos años, por lo que advirtieron la necesidad de actualizar sus herramientas internas para responder a los cambios. “Los empleados de diferentes ubicaciones usaban el correo electrónico para trabajar en equipo. Con frecuencia, esto se tornaba en una 'pesadilla de administración de archivos', con diferentes versiones del mismo documento”, explica Chris Pesola, director de informática. “Necesitábamos una mejor forma de colaborar entre diferentes ubicaciones y dispositivos”, admite. Como proveedor de soluciones en la nube, Plex evaluó varias herramientas de colaboración. Dropbox Busines fue el claro vencedor, en especial porque es muy fácil de usar. Al migrar de un entorno que admite solo computadoras a otro que es compatible con todo tipo de plataformas, la empresa necesitaba un servicio que funcionara sin problemas en todos los dispositivos. “La solución que eligiéramos debía ser tan fácil de usar que no generara resistencia”, expresa Pesola. “Eso no es nada fácil cuando lo que se implementa es tecnología”.

"Nuestro objetivo era que las personas se sintieran cómodas con la interfaz de usuario, la seguridad y la implementación. Tenía que funcionar bien en computadoras con Windows, Mac, teléfonos inteligentes, todas esas esas opciones. La respuesta fue sencilla: Dropbox".

La solución

Permitir a los usuarios trabajar con sus herramientas favoritas

Dropbox Business facilita la productividad de los empleados porque pueden usar sus aplicaciones favoritas estén donde estén. “Nuestros usuarios adoran poder abrir documentos nativos de Microsoft Office a través del sitio web”, destaca Pesola. Ahora, el Departamento de Marketing colabora en presentaciones de PowerPoint a través de la insignia de Dropbox, lo que les permite a los empleados ver quiénes están visualizando el archivo y actualizarlo a la versión más reciente cuando se implementan cambios. Ahora, los miembros del equipo de finanzas envían contratos a los representantes de ventas a través de vínculos compartidos o carpetas compartidas. De este modo, los representantes pueden acceder al instante a los documentos para cerrar acuerdos y compartirlos de forma sencilla con los clientes, a menudo, desde dispositivos móviles. “Si un posible cliente se comunica con un vendedor y le dice que ya está listo para firmar, tiene los contratos al alcance de la mano”, indica Pesola. La Consola de administración ayuda a Plex a proteger un entorno en el que cada empleado trae su propio dispositivo, ya que la empresa supervisa el uso o los inicios de sesión sospechosos. Si un empleado pierde un dispositivo o abandona la empresa, el Departamento de Informática puede transferir los archivos o borrarlos del dispositivo de forma remota.

"Tenemos que estar preparados para afrontar cambios constantes en la dinámica de la competencia y en nuestro entorno empresarial. Es difícil imaginar cómo administraríamos nuestras operaciones y expansiones actuales sin una plataforma de colaboración como Dropbox Business".

Los resultados

Reducir los costos y mejorar la productividad

Con Dropbox Business, Plex afirma que está mejor posicionada para expandirse en el futuro. Se redujo el límite de almacenamiento de las unidades locales y los dispositivos, por lo que disminuyó la inversión en hardware a largo plazo. “El impacto inmediato que implica no tener que actualizar nuestra arquitectura de back-end es, como mínimo, de seis dígitos”, confiesa Pesola. El tráfico de correos electrónicos de los equipos de ventas y marketing se redujo gracias al uso de las carpetas compartidas. Esto les permite a los empleados hacer hincapié en el trabajo y en las demandas de los clientes, en lugar de perder tiempo tratando de adivinar qué versión es la más reciente. Además, al acceder a los contratos y el material de marketing clave directamente en sus dispositivos móviles a través de Dropbox, los representantes de ventas pueden responder más rápidamente a los clientes. ¿Cuáles son los resultados? Los representantes pueden cerrar más acuerdos y aumentar los ingresos de la empresa.