El Festival usa Dropbox Business para optimizar el proceso de selección anual de obras de cine independiente y organizar uno de los festivales de cine más aclamados del planeta.

Resultados clave del Festival de Cine de Sundance

Mayor colaboración para empleados, cineastas y medios

Considerable de ahorro de tiempo en el procesamiento de las películas inscritas

Mayor seguridad para los estrenos

El desafío

Transición del DVD al formato digital

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh y Darren Aronofsky son solo algunos de los ahora famosos directores que aprovecharon la gran oportunidad de sus carreras en el Festival de Cine de Sundance. El festival, dirigido por el Sundance Institute con fondos de Robert Redford, implementa un proceso para descubrir talentos emergentes dignos de una película propia. Antes de que 50 000 cinéfilos se reúnan en Park City, Utah, en enero de cada año, los programadores del festival deben seleccionar, en pocos meses, a 200 ganadores de 12 600 presentaciones. La tecnología no siempre se destacó en esta historia. Los programadores solían enviarse hojas de cálculo de Excel adjuntas a correos electrónicos con las películas inscritas, lo que generaba confusión respecto de cuál era la versión más reciente. Los programadores del festival se intercambiaban las películas en DVD y unidades USB, pero estos métodos no eran seguros para compartir películas que todavía no se habían estrenado. “No sabíamos si los programadores recibían las películas correctas a tiempo o si se enviaban al lugar equivocado”, comenta Adam Montgomery, gerente superior de programación. Los programadores del festival comenzaron a usar sus cuentas personales de Dropbox para hacer el trabajo. Por lo tanto, migrar a Dropbox Business fue una solución sencilla para el Festival. “Ahora que contamos con una herramienta que todos usan y adoran, podemos comenzar a modificar la forma en que trabajamos”, explica Justin Simmons, director de informática.

La solución

Un nuevo guión orientado a la colaboración

Hoy en día, los programadores del Festival colaboran a través de las carpetas compartidas de Dropbox. El servicio le permite al jurado acceder con facilidad a las 25 películas que debe mirar por semana, ya que la integración carga de forma automática cada video compartido a través de Dropbox en el reproductor de video de Vimeo. Al guardar los archivos de Excel con el estado de revisión en las carpetas compartidas, varios usuarios pueden editarlos al mismo tiempo y agregarles comentarios, lo que garantiza que todos estén trabajando en la versión más reciente. “Estoy tranquilo porque sé que la información de esos documentos se actualiza en tiempo real”, explica Montgomery. Gracias a la característica de vista previa de videos, los programadores pueden confirmar con rapidez si recibieron el archivo correcto antes de comenzar a descargar una película. Una vez que se selecciona una película como finalista, los equipos de programación y exhibición pueden recopilar al instante fragmentos de los directores para mostrarlos en el Festival. “Nos comunicamos con los cineastas o panelistas por medio de solicitudes de archivos de Dropbox, y ellos copian la versión editada en la carpeta que corresponde”, indica Holden Payne, director técnico de exhibición y producción. Durante el festival, al compartir vínculos de Dropbox a los kits de prensa y otros recursos, el personal ya no tiene que enviar archivos adjuntos por correo electrónico a cada uno de los periodistas. “Proteger los datos es una prioridad, ya que el Festival manipula trabajo que debe mantenerse confidencial hasta su estreno”, explica Montgomery. Al utilizar Dropbox, el equipo del Festival puede conceder acceso a la carpeta solo a los programadores correspondientes. “Es muy fácil cambiar los permisos o restaurarlos cuando es necesario”, celebra Montgomery.

Los resultados

Hincapié en las películas

La solución le permitió al personal del Festival dedicar más tiempo a los estrenos de cine, como las películas galardonadas con el premio Oscar “Momentos de una vida” y “Música y obsesión”, y menos tiempo a la logística. "Tengo que trabajar con miles de archivos, que ocupan de 2 a 4 GB”, explica Montgomery. “Dropbox Business nos permitió intercambiar datos de forma rápida, eficiente y confiable. Honestamente, no sé cómo lográbamos hacerlo antes”. La red de colaboradores externos del Festival, que incluye a unos 12 000 cineastas, ya está familiarizada con la solución —esto se traduce en una enorme ventaja cuando se trabaja con tanta gente diferente—. “Muy rara vez alguien nos envía algo a través de un servicio que no sea Dropbox”, agrega Montgomery. “Es la forma predeterminada que usa la comunidad para compartir datos”. Al ser más productivos, “podemos centrarnos tan solo en organizar el mejor programa posible de películas independientes”, destaca Montgomery.

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