Esta empresa de diseño digital usa Dropbox Business para simplificar y mejorar la colaboración de su fuerza de trabajo remota.

Resultados clave de UNITiD

Más tiempo para la creatividad y la innovación

Mayor productividad

Flujos de trabajo móviles flexibles

El desafío

Un marco de trabajo para la innovación

La creatividad y la innovación son las fuerzas que impulsan las elegantes interfaces y aplicaciones de UNITiD. Sin embargo, la colaboración eficaz también es fundamental para progresar en los proyectos. Con equipos conformados por propietarios de empresas, diseñadores interactivos y visuales, redactores y programadores técnicos distribuidos en diversas ubicaciones, la organización debe implementar un enfoque muy disciplinado en la administración de los proyectos. “Usamos un método ágil para administrar proyectos. Es muy iterativo y colaborativo”, explica Matthijs Collard, fundador de UNITiD. “Cada equipo trabaja en estrecha colaboración con sus clientes para comprender la perspectiva del usuario final, desarrollar marcos, crear modelos gráficos, producir y probar prototipos funcionales, y crear el producto final. Durante todo el proceso, recopilamos opiniones de forma continua y refinamos nuestro diseño para mejorar la calidad y utilidad de la solución”. La administración de diversas fuentes de opinión era todo un desafío debido al control de versiones de los archivos. Por lo tanto, UNITiD comenzó a buscar una solución de uso compartido de archivos basada en la nube que les concediera a los miembros del equipo un acceso rápido a los documentos más recientes. Después de evaluar diversas ofertas, la empresa decidió implementar Dropbox debido a la facilidad de uso, a la confiabilidad y a la simplicidad que ofrecía la herramienta. A medida que se expandía el negocio de UNITiD, también aumentaban los requisitos de almacenamiento de archivos. Cuando la empresa se enteró de que Dropbox había lanzado una nueva solución diseñada exclusivamente para empresas, migró los archivos a esa solución de inmediato. “Es una cuestión de confianza”, indica Collard. “Cuando una nueva solución como Dropbox Business surge de una empresa en la que sabemos que podemos confiar, la adoptamos”. Debido a que la mayoría de los empleados ya conocía Dropbox, la transición a la solución para empresas fue rápida y fácil. “La incorporación del personal existente en Dropbox Business fue muy rápida”, indica Collard. “Además, los empleados nuevos aprenden todo lo que necesitan en una sesión de 30 minutos sobre estructuras de carpetas de la empresa y sugerencias de sincronización”.

“Es una cuestión de confianza. “Cuando una nueva solución como Dropbox Business surge de una empresa en la que sabemos que podemos confiar, la adoptamos”.

Matthijs Collard, fundador, UNITiD

La solución

Mayor productividad al eliminar los límites

Dropbox Business resolvió la creciente necesidad de UNITiD de espacio de almacenamiento y ofrece una mayor flexibilidad para respaldar los flujos de trabajo. Con la capacidad de vincular más de 300 000 aplicaciones a Dropbox Business, el personal puede compartir y acceder a casi cualquier tipo de archivo desde una cuenta de Dropbox. Cuando se llevan a cabo modificaciones, Dropbox Business actualiza de forma automática todas las copias de un archivo, lo que facilita el control de versiones. Por ejemplo, UNITiD usa una aplicación denominada InVision para crear prototipos de los nuevos diseños. Gracias a su integración con Dropbox, los prototipos se actualizan de manera constante tan pronto se guardan los archivos en Dropbox Business, y no se necesitan cargas adicionales. “Si nuestros diseñadores modifican un prototipo con InVision— explica Collard —Dropbox Business mantiene sincronizados todos los recursos de diseño, pantallas y archivos fuente relacionados. Nos ahorra mucho tiempo y nunca falla”. La aplicación de Dropbox Business para dispositivos móviles también les ofrece a los equipos remotos de UNITiD una manera más práctica de controlar los cambios y cumplir con las exigencias del trabajo diario. Por ejemplo, si los miembros del personal capturan fotos para documentar ideas preliminares de capturas de pantalla y de pizarras durante sesiones de trabajo, pueden almacenarlas y acceder a ellas con posterioridad a través de Dropbox Business. “Después de almacenar las fotos en Dropbox Business, podemos usar un teléfono móvil para mirarlas en el tren, en casa por la noche o en un vuelo al día siguiente”, indica Collard.

“Casi el 90 % de nuestros proyectos implican colaboración con clientes y terceros. Dropbox Business facilita el trabajo con terceros y protege los datos”.

Matthijs Collard, fundador, UNITiD

Los resultados

Seguridad constante y progreso simplificado

La seguridad de los archivos es tan importante como el acceso flexible. Para evitar que los usuarios sin autorización accedan a los archivos, los empleados de UNITiD usan la verificación de dos pasos y supervisan los vínculos compartidos. “Casi el 90 % de nuestros proyectos implican colaboración con clientes y terceros”, explica Collard. Dropbox Business facilita el trabajo con terceros y protege los datos”. Además, las copias de seguridad y la recuperación que ofrece la solución aporta seguridad en caso de desastres. “Uno de nuestros compañeros eliminó de forma involuntaria 'Todos los archivos' en Finder de Mac, que había sincronizado con Dropbox”, recuerda Collard. “Se borró todo. Sin embargo, Dropbox Business nos permitió revertir el estado y restaurar todos los archivos eliminados”. Con Dropbox Business implementado, UNITiD puede dedicar más tiempo a la innovación de diseños y menos a la administración de archivos. En palabras de Collard: “Lo mejor de Dropbox Business es que no es necesario prestar atención a la ubicación de un archivo. Está siempre allí. Tan solo funciona”.

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