Gestión de trabajadores virtuales

Asegúrate de que tus empleados, tanto los de la oficina como los virtuales, puedan funcionar y prosperar como un equipo efectivo.

Superamos los obstáculos de los trabajadores virtuales

La gestión eficaz de los equipos es la clave para asegurarse de que los miembros de tu equipo, tanto los trabajadores virtuales como el personal de oficina, puedan trabajar sin problemas como uno solo. Desde luego, la gestión de los equipos virtuales puede ser más fácil de decir que de hacer. Los registros y el seguimiento de horarios en una serie de zonas horarias y horas de trabajo pueden ser estresantes.  Además, generar confianza en un equipo distribuido que no tiene el lujo de la calidad del tiempo cara a cara puede ser un desafío. En resumen, puede parecer casi imposible ayudar a los trabajadores virtuales a sentirse valorados. Así como es importante fomentar la cultura de la empresa en un entorno virtual, también es importante asegurarte de que eres capaz de inculcar procesos de trabajo efectivos.

La falta de presencia física ciertamente puede tener un impacto en los miembros del equipo y en los flujos de trabajo. Si un miembro del equipo virtual no está en la oficina, puede sentir que no es realmente parte del equipo. Y, si otra persona está trabajando en otro país completamente, puede sentir que toda una cultura la separa de su equipo. Para afrontar estos desafíos, se alienta a los gerentes de los equipos virtuales a realizar lo siguiente:

  • Mantener reuniones personales mediante Zoom, de forma frecuente y coherente
  • Proporcionar un contexto para solicitudes y preguntas
  • Crear normas de comunicación
  • Brindar espacio al equipo para el trabajo solitario y el trabajo en colaboración
  • Crear conexiones deliberadas
  • Definir el éxito para que todos sepan que están trabajando hacia el logro de un objetivo

En ausencia de una interacción cara a cara, el potencial de muchos valores clave en la cultura de la empresa que se pueden perder en el camino es alto. Es tu trabajo asegurarte de no permitir que esto ocurra. Afortunadamente para ti, hay un montón de grandes herramientas para ayudarte.

Conectarse con trabajadores virtuales a través de la tecnología

No hace falta decir que la tecnología es absolutamente crucial aquí, pero ¿la estás usando de la manera correcta? El correo electrónico es genial como herramienta de comunicación, pero, cuando el aspecto principal de tu rol es la colaboración, el tiempo no siempre está de tu lado. No lo desperdicies esperando respuestas por correo electrónico cuando otras herramientas digitales pueden darte tantas oportunidades de colaboración virtual valiosas y fácilmente accesibles.

Mensajería instantánea

Cada fuerza de trabajo debe disponer de una herramienta de mensajería instantánea. Ya sea con Zoom o con Slack, tu equipo puede estar en contacto 24/7, lo que es especialmente bueno si trabajas en zonas horarias diferentes. La mensajería instantánea puede ser una constante ideal de cualquier espacio de trabajo, ya sea en casa, en la oficina o en el trabajo virtual desde una cafetería. Estar constantemente conectado en tiempo real es esencial para gestionar equipos virtuales, así como para gestionar equipos en general.

Una importante “regla de los infractores” de la mensajería instantánea es, bueno, tratar de romper las llamadas reglas. Mientras que la charla liviana sin trabajo es casi inevitable en algún momento, esta camaradería también es un aspecto importante de la creación de equipos virtuales. De modo que, dentro de lo razonable, tiene sentido que no intentes sofocar la apertura de estos canales de comunicación. Las conversaciones superficiales que disfrutan los compañeros de trabajo cara a cara pueden y deben reproducirse virtualmente como sea posible y también pueden influir en la motivación del equipo. Cuando sea posible, asegúrate de que todos estén en un chat de grupo, para que se sientan incluidos, y asegúrate de presentar siempre a los empleados nuevos de forma virtual. Las videollamadas son una gran forma de hacerlo, así todos pueden ponerle un rostro a un nombre de pantalla. Lo que nos lleva a lo siguiente:

Videoconferencias

Salvo que seas un introvertido empedernido, la ausencia de reuniones presenciales puede tener consecuencias. Claro, la mensajería instantánea es genial, pero si la colaboración se trata de construir relaciones significativas, los mensajes escritos en silencio solo pueden llevarte hasta cierto punto. Después de todo, la mayoría de lo que decimos viene del lenguaje corporal. Así que asegúrate de acostumbrarte a usar videoconferencias con tu equipo desde el primer día.

El proceso de incorporación de cualquier empleado virtual debe hacerse a través de una videollamada o de llamadas telefónicas periódicas, en lugar de a través de un flujo de correos electrónicos sin rostro ni voz. Ponte al día con los miembros de tu equipo virtual, ya sea individualmente o en una reunión de equipo, con reuniones periódicas a través de videollamadas. Zoom, por ejemplo, es perfecto para esto. No solo te permite disfrutar de conversaciones reales y habladas como videollamadas, sino que también te permite compartir la pantalla y trabajar juntos en documentos directamente desde Dropbox. Estas adiciones a tu kit de herramientas regulares son las que te ahorrarán aún más tiempo a largo plazo y te permitirán ponerte al día. Asegúrate de que tu equipo vea las reuniones por video de la misma manera que ve otra cosa, y que esté completamente capacitado para organizarlas y asistir a ellas. Por cierto, nadie dice que cada puesta al día deba ser seria. Considera la posibilidad de pasar un rato en equipo en una reunión de Zoom todos los viernes, de la misma manera que podrías almorzar o disfrutar de la hora feliz al final de la semana de trabajo.

Seguimiento de los horarios

Puede ser fácil para los empleados virtuales perder el sentido del tiempo o de la responsabilidad sin la estructura de la oficina que los haga cumplir con sus responsabilidades de la manera habitual. Incluso con tu equipo cerca, no estar en la oficina puede crear una sensación de no estar en el centro de todo esto. Introduce a tu equipo en el seguimiento de los horarios para que todos sepan que son responsables de las horas que acuerdan mantener, así como del trabajo que se hace. Al hacerlo, podrás alinear las horas de trabajo y los miembros del equipo por el conjunto de habilidades a través de diferentes zonas horarias.

Asegúrate de elegir líderes de equipo para tus trabajadores virtuales, de modo que haya una estructura clara. Establece expectativas claras y asegúrate de que todos cumplan con la tareas. Con horas fijas, también podrás asegurarte de que siempre haya alguien con quien puedan conectarse los trabajadores virtuales. Esta persona puede ser incluso otro trabajador virtual de mayor jerarquía cuyo horario comience cuando termine tu horario de oficina.

Resúmenes de tareas sencillas

Una vez implementado el seguimiento de los horarios, debes asegurarte de que tu equipo esté trabajando de forma eficiente. Ahí es donde entran las herramientas de administración de tareas. Dropbox, una herramienta indispensable para la gestión de proyectos, permite crear listas de tareas claras y fáciles de actualizar. Se pueden establecer plazos con recordatorios automáticos para que nadie se retrase. Y, porque todo está claramente delineado en un lugar, tienes la certeza de que todo el mundo se mantiene actualizado y es responsable. La gestión de equipos virtuales debe mantener a todo el mundo informado, por lo que una ubicación central para tus tareas importantes realmente puede agilizar los procesos.

Teletrabajar

Nadie disfruta del ajetreado tren para ir a trabajar o del exasperante tráfico en las horas de mayor circulación, pero aun así esto desempeña un papel importante. Aunque a menudo puede ser desagradable, un viaje de trabajo te prepara mentalmente para el trabajo y, quizás lo más importante, es una división muy física entre tu vida personal y profesional. Quienes trabajan en la casa quizá sientan que han perdido la distinción entre la vida doméstica y la vida laboral cuando su oficina se convierte en la mesa del comedor. Al fomentar una jornada de trabajo virtual a través del teletrabajo, también puedes ayudar a mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

Dropbox es una solución ideal para el trabajo virtual y permite a los miembros del equipo hacer todo lo que deban hacer, todo desde un solo lugar. Tan pronto como los miembros del equipo estén listos para entrar en el modo de trabajo, simplemente se conectan. Al final del día, es igual de fácil cerrar y dejar en claro que ha concluido el día de trabajo. No solo es conveniente, sino que también crea un entorno virtual útil. Así que, incluso si usas la misma computadora portátil para trabajar y jugar, las tentaciones como las redes sociales pueden mantenerse a raya durante tus horas de trabajo.

Simplifica

Con equipos distribuidos por todo el lugar, es natural que los procesos de trabajo puedan terminar dispersándose también. Sin una oficina compartida, es fácil que los equipos virtuales carezcan de flujos de trabajo unificados. No permitas que esto suceda, trabajar como uno es una parte vital de los equipos de todos los tipos y tamaños. Dropbox Paper permite a los equipos editar y colaborar en tiempo real, por lo que no tendrás un sinfín de archivos sin conexión compartidos que pueden perderse fácilmente. La practicidad de las plantillas para actas de reuniones facilita a los trabajadores virtuales el seguimiento de las reuniones que tienen lugar fuera de sus zonas horarias. Y, si tus trabajadores virtuales llaman en diferentes momentos de la reunión, pueden estar al tanto en segundos. La integración de aplicaciones en Dropbox también mantiene las cosas claras y racionalizadas, con una enorme gama de aplicaciones de trabajo impresionantes, como Xero y Zapier. No es necesario perder tiempo haciendo clic entre programas o cambiando de dispositivo cuando las herramientas de colaboración simplifican las cosas.

Sugerencias sobre la gestión de equipos virtuales

La tecnología es genial, pero no puede con todo. La base de cualquier gestión exitosa de equipos virtuales es una mentalidad fuerte y un verdadero espíritu de equipo. ¿Estás creando un espacio que permite la formación de equipos virtuales, uno que genera un sentido de unidad en toda la empresa sin importar la zona horaria ni el lugar de trabajo?

Estas son algunas consideraciones importantes cuando se trata de asegurar que la empresa realmente acepte el trabajo en equipo virtual.

Sean un equipo de verdad

Puede ser una sugerencia muy obvia, pero no llegarán lejos como equipo si no quieren serlo realmente. Cada correspondencia, cada actualización, cada evento que afecte a tu equipo interno debe compartirse con tus trabajadores virtuales. Esto es fundamental para inculcar un sentido de trabajo en equipo virtual: ninguna persona es una isla, incluso si está sentada sola en una oficina en casa.

La comunicación efectiva viene de saber que ambas partes están comprometidas de la misma manera. Avísales a tus trabajadores virtuales que tienen una voz y una presencia en tu oficina. Esto puede abarcar varios aspectos, desde deseos de cumpleaños de toda la empresa, hasta asegurarse de que participen en las reuniones semanales del equipo. La gestión de equipos virtuales no debe poner ningún obstáculo en el camino. Si tu equipo interno puede elegir a alguien, ya sea un pasante o un cofundador, para un encuentro rápido cara a cara, asegúrate de que tu equipo virtual también pueda. Las videollamadas y las sincronizaciones no tienen que programarse con días de antelación ni ser demasiado importantes. El punto principal de ellas es que todos sepan que su equipo está conectado, que se puede acceder a él y que está listo para ayudar.

No hagas de tus trabajadores virtuales una mercancía

Es fácil sentir que se debe recurrir a los trabajadores virtuales cuando o en la medida en que sea necesario, pero esta es una actitud que se debe cortar de raíz. Asegúrate de que siempre se produzca el vínculo de los equipos. Construye una relación significativa con todos los miembros de tu equipo, para que los trabajadores virtuales guarden una relación tan fuerte entre ellos como los que trabajan en el mismo espacio físico. Trabajar con los trabajadores virtuales nunca se debe considerar una tarea que requiere un esfuerzo extra.

No permitas que la gestión de tus equipos virtuales caiga en un solo punto de contacto: los empleados virtuales deben estar tan integrados en tu fuerza de trabajo como cualquier otra persona. En última instancia, la gestión de los equipos virtuales no debe generar un cambio en tus valores reales y los esfuerzos que haces para conectarte como una sola fuerza de trabajo. Solo deben adherirse a ella y, en la medida en que les ofrezcas herramientas, lo harán.

¡Adelante, equipo!

Así que, si tu empresa busca construir un equipo virtual, asegúrate de que estés realmente preparado para ello. Cultivar una cultura de empresa es vital en cualquier oficina, y es doblemente importante si tu oficina también empieza a adoptar el espacio virtual. Sobre todo, asegúrate de que tu equipo virtual sea realmente eso y asegúrate de que tus herramientas de colaboración ayuden a cada uno de ellos en todo momento.